Vous avez vu dans le chapitre précédent les trois premières phases du processus d’achat : définition du besoin, analyse du marché fournisseurs, adoption d'une bonne ingénierie contractuelle.
Passons au deux dernières phases : l’identification de l’opérateur économique et le suivi de l'exécution du contrat.
Étape 4 : Déterminez l’opérateur économique adapté
Ainsi conçu, votre cahier des charges vous a permis de mener la phase de mise en concurrence en actionnant de multiples leviers de l’achat responsable. Il est temps, désormais, de désigner l’opérateur économique qui correspondra le mieux à votre besoin.
L’analyse des offres des fournisseurs vous permet d’identifier objectivement vos partenaires potentiels. Le critère du prix, bien souvent privilégié, s’inscrit pourtant dans une vision dépassée de l’achat.
D’ailleurs, la loi Climat et Résilience, que j’évoquais plus haut, exclut à l’avenir la possibilité d’utiliser uniquement le critère du prix pour les acheteurs publics.
Au 21 août 2026 au plus tard, l’acheteur devra se fonder sur le coût global en cas de critère unique !
Rappelez-vous les méthodes de l’analyse cycle de vie et de coût global. À travers celles-ci, vous avez vu qu’il était important de prendre en considération les impacts environnementaux et sociaux de vos achats. À cette étape de l’achat, cela va se traduire par le choix de l’analyse multicritères : pensez ici à valoriser les critères environnementaux et sociaux.
Après avoir reçu l’offre des fournisseurs et sélectionné les plus pertinents, vous entrez en phase de négociation.
La phase intermédiaire de négociation, qui peut être prévue dans vos pièces contractuelles, est un moyen supplémentaire d’affiner les offres afin de les adapter au mieux à votre besoin et donc à votre démarche d’achat durable.
Alors qu'elle est plus libre en achat privé, la phase négociation est aussi prévue et encadrée par le Code de la commande publique. La négociation est autorisée pour certaines procédures formalisées et dans les marchés à procédures adaptées. Les pièces contractuelles précisent, bien sûr, les modalités de cette négociation, dans les limites réglementaires : choix des candidats, étendue et contenu de la négociation, etc.
Vous pouvez demander d’intégrer des phases de test des produits proposés par les candidats présélectionnés. Dans un processus d’achat responsable nouveau, vous pourriez ainsi tester des produits innovants sur le plan environnemental. En phase de négociation, vous affinez votre choix avec une bonne connaissance de la réalité du produit.
Étape 5 : Suivez l’exécution de votre contrat
Le processus d’achat responsable ne s’arrête pas ici. Il est essentiel de poursuivre la démarche jusqu’au bout, car d’autres leviers sont disponibles lors du suivi de l’exécution du contrat.
Pour cela, vous devez anticiper et prévoir les moyens de ce suivi dans la phase de contractualisation. Plusieurs options existent, mais on peut en citer quelques-unes à titre d’exemple :
Les clauses de révision et d’actualisation du prix
Il est très important, et en particulier avec nos considérations, de savoir encadrer les bouleversements de l’économie générale du contrat. Différents outils sont disponibles, y compris en achat public. Vous pouvez notamment prévoir une clause de révision du prix. Celle-ci garantit aux parties un suivi adapté et un équilibre financier à la relation contractuelle. La clause de révision permet d’ajuster les prix. Il existe aussi la possibilité d’utiliser une clause d’actualisation (obligatoire pour les marchés de travaux). Cette dernière intervient au début de l’exécution et permet de revaloriser le prix en une seule fois.
En synthèse, l'actualisation est une mise à jour du prix d'un marché, entre la date de fixation du prix dans l'offre de l'entreprise et la date de début d'exécution des prestations. L'actualisation n'a lieu qu'une fois. La révision fait évoluer le prix du marché pendant toute la durée de son exécution.
Soyez attentif à la qualité de la rédaction des clauses de variation des prix, et aux formules de révision des prix.
L’achat durable, c’est aussi un achat qui respecte l'équilibre économique initial du contrat.
Ceci est d’autant plus vrai pour des projets d’achat confrontés à la flambée des prix et au risque de pénurie des matières premières. Face à ce contexte inflationniste, la DAJ propose une fiche technique fort utile qui pourra vous servir d’appui.
La théorie de l'imprévision
Prévue au Code de la commande publique et renforcée par la circulaire n° 6338-SG du 30 mars 2022, elle permet au cocontractant de bénéficier d’une indemnité lorsqu’il poursuit l’exécution du marché, en cas de survenance d'un « événement extérieur aux parties, imprévisible et bouleversant temporairement l'équilibre du contrat ».
Imaginons ensemble une hausse forte et imprévisible du prix du bois, matière première principale de nos bureaux et chaises. Ce contexte peut venir bouleverser l’équilibre financier du contrat et mettre en difficulté le fournisseur retenu.
Si cette augmentation génère un véritable déficit d’exploitation (plus qu’un simple manque à gagner), une demande d’indemnité au titre de la théorie de l’imprévision peut être demandée légitimement par notre fournisseur.
Le plan de progrès
La direction des Achats de l’État a mis en ligne, dans le cadre de son guide de l’achat public, un outil utile pour le suivi de l’exécution de vos marchés. Il s’agit de son guide « Plan de progrès ». Intéressons-nous un peu plus en détail à cette notion pour comprendre son intérêt dans le cas de l’achat responsable.
Un plan de progrès est défini ainsi dans le guide : « L’acheteur peut ainsi prévoir de recourir au plan de progrès lorsqu’il estime qu’existe un potentiel d’amélioration ultérieure des conditions du marché. Le plan de progrès permet de ne pas figer définitivement les conditions d’exécution et de faire bénéficier l’ensemble des acteurs de l’achat des évolutions technologiques, sociales ou environnementales. »
Cela consiste donc, grâce à un moyen de collaboration entre l’acheteur et le fournisseur :
d’évaluer les performances du contrat lors du suivi de son exécution ;
de déterminer des objectifs et indicateurs pour mesurer ces performances.
Des axes de progrès sont alors prévus, et le processus d’achat pourra continuer de se perfectionner à l’étape du suivi d’exécution. Ce levier est notamment intéressant dans le cas de l’achat responsable, puisqu’il peut permettre d’intégrer des objectifs graduels.
Reprenons encore une fois notre exemple de mobilier de bureau. Le plan de progrès peut prévoir un objectif comme celui-ci : augmenter de 10 % au-delà des exigences contractuelles la part de mobilier issu du réemploi, chaque année pendant la durée restante du contrat.
Ainsi, les parties s’accordent pour tendre vers un objectif de plus en plus vertueux et durable, au fil de l’exécution du contrat.
Concrètement, le plan de progrès « prend la forme d’une clause pouvant conduire les parties à renégocier périodiquement certains termes et conditions d’exécution du marché » (source : guide Plan de progrès). Il se distingue des précédents dispositifs, car il s’inscrit dans une démarche collaborative, en instaurant un dialogue avec le fournisseur.
Les plans de progrès les plus opérationnels invitent les deux parties (acheteurs et fournisseurs) à s’améliorer ensemble en véritables partenaires.
Par exemple, pour un achat de restauration collective, on peut imaginer un plan de progrès concernant le gaspillage alimentaire. Cet axe de travail concerne autant le fournisseur (grammage des assiettes, anticipation…) que le comportement des usagers (communication dédiée sur une sensibilisation au gaspillage….).
Concernant les clauses sociales d’insertion, le facilitateur suit avec vous l'exécution des clauses sociales d'insertion ou du marché réservé.
Il s'agit de vérifier si le prestataire respecte ses engagements, mais également de connaître les caractéristiques des personnes qui en bénéficient, et des contrats qui sont proposés.
À vous de jouer !
Quelles actions dans un plan de progrès pourriez-vous mettre en place sur un marché de service d’accueil, de filtrage et gardiennage pour améliorer les conditions d’accueil des personnels en situation de handicap ?
Astuce : consulter le guide référence évoqué dans le cours.
En résumé
Identifiez l'opérateur économique avec une analyse multicritères, en tenant compte de l'impact environnemental et social de l'offre, et pas seulement du prix.
La phase de négociation a pour objectif d'ajuster les offres pour qu'elles correspondent à vos besoins en matière d'achat durable.
Assurez-vous de la bonne exécution du contrat à l'aide d'options comme les clauses de révision de prix, la théorie de l'imprévision et le plan de progrès.
Le plan de progrès établit des objectifs évolutifs pour mesurer les performances du contrat et promouvoir la durabilité.
Les clauses sociales d'insertion vérifient le respect des engagements sociaux du prestataire.
Pour rappel, voici les 5 étapes que nous avons vues :
Vous avez désormais pas mal de cartes en main pour vous engager dans une démarche d’achat responsable. Mais sachez que vous n’êtes pas seul. Vous pouvez vous faire accompagner. C’est ce que nous allons voir dans le dernier chapitre de cette partie !
