Engagez-vous dans l'achat durable

Penchons-nous cette fois sur l’hypothèse d’un besoin en conception informatique. Il s’agit donc d’une prestation intellectuelle avec une partie technique d’hébergement et de maintenance informatique.

Appréhendez le contexte et définissez votre besoin

Vous souhaitez trouver un prestataire pour réaliser une refonte créative et technique du site de votre structure. Vous cherchez donc des compétences en développement Web, qui correspondent à un marché de prestations intellectuelles. Il sera également prévu l’hébergement du site, ainsi que la maintenance correspondante.

Une analyse du besoin vous permettra de cadrer l’achat aux prestations nécessaires.

Concernant l’hébergement du site, vous avez connaissance de deux solutions :

• l’hébergement physique dans vos locaux ;

• l’hébergement virtualisé de type “cloud” ; au lieu d’être stockées sur un disque dur ou un serveur physique dans votre entreprise, vos données sont hébergées sur un parc de serveurs distants appartenant à votre hébergeur cloud.

En menant une réflexion et une étude sur l’utilisation du site de votre structure, vous vous rendez compte que de nombreux services en ligne n’y sont que très peu utilisés. Le coût d’achat de matériel d’hébergement n’est peut-être donc pas utile, et une alternative à l’achat serait potentiellement la solution cloud. Elle apparaît plus abordable mais également plus flexible car elle s'adapte au trafic de votre activité.

Par ailleurs, en faisant le choix de mutualiser votre besoin avec d’autres partenaires internes ou externes, vous vous rendez compte que votre site bénéficierait d’une plus grande visibilité, mais également que les coûts diminueraient. L’impact environnemental de votre besoin numérique réduirait corrélativement.

Nous verrons dans un second temps comment l’analyse du cycle de vie d’une telle prestation peut nous permettre de nous interroger sur tous les risques environnementaux et sociaux d’un tel achat. Toutefois, il est utile de les esquisser pour mieux comprendre le cadre réglementaire qui va s’imposer à nous.

Comme toute prestation intellectuelle, la phase de production ne va pas concerner, par exemple, le choix des matériaux employés. Ici, l’achat responsable va se faire surtout avec les méthodes de travail choisies par le prestataire, mais également par les outils qu’il utilise. Le premier enjeu de ce type d’achat est donc principalement couvert par le concept de numérique responsable, mais ce n’est pas le seul enjeu.

Maintenant que notre besoin est défini, réfléchissons aux enjeux spécifiques à un tel achat.

Appréhendez les enjeux spécifiques au marché et à la filière concernée

La loi TECV a posé divers principes qui peuvent viser notre achat de prestations informatiques, et parmi eux, on relève l’introduction d’une stratégie nationale bas carbone pour une diminution des émissions de GES. Cette disposition a été renforcée par la loi Climat et Résilience, en 2021.

Elle introduit également le concept d’économie circulaire dans la thématique du numérique. Ainsi, nous devons prendre en compte la loi n° 2020-105. Souvenez-vous, c’est la loi AGEC visant à mettre en place une économie circulaire ! Dans son article 55, elle promeut le recours aux logiciels dont la conception permet de limiter la consommation énergétique liée à leur utilisation.

La transition vers le numérique responsable s’est aussi renforcée grâce à la loi visant à réduire l’empreinte environnementale du numérique (REEN). L’article 15 vient compléter les dispositions de la loi AGEC en intégrant la prise en compte des indices de réparabilité et de durabilité. Elle intervient également sur les questions de réemploi ou réutilisation des équipements informatiques.

La loi Informatique et Libertés doit également être prise en compte. Elle précise la mise en œuvre du RGPD, et son respect doit être assuré par le prestataire qui réalise le site, en collaboration avec votre délégué RGPD.

Concernant les enjeux environnementaux, l’analyse du cycle de vie de la prestation nous donne quelques angles d’attaque pour faire de ce marché un achat responsable. En phase de production, vous interrogerez le prestataire par exemple sur les outils employés. Est-ce que le prestataire favorise l’utilisation de logiciels conçus durablement ? Certains programmes bénéficient d’un code plus léger, ce qui veut dire moins énergivore et avec une empreinte carbone plus modérée. De manière générale, il est intéressant de valoriser les principes de l’éco-communication. 

Vous cherchez à réduire les émissions de gaz à effet de serre (GES) induites par votre démarche, et à inscrire votre achat dans l’économie circulaire si certaines prestations impliquent par exemple l’achat de matériel.

Concernant l’hébergement virtuel Web, vous pourrez vous appuyer sur une approche multicritères qui permet de réduire de façon globale les impacts environnementaux du service (réchauffement climatique, épuisement des ressources naturelles, écotoxicité, émissions de polluants atmosphériques).

En vous appuyant sur les ACV existantes, notamment celles proposées par l’ADEME et l’ARCEP (Autorité de régulation des communications électroniques), vous allez identifier que les consommations d’énergie représentent près de la moitié des impacts environnementaux !

Sur le plan social, les fournisseurs solidaires du numérique responsable sont nombreux sur le territoire. La refonte et la maintenance d’un site web soulèvent des activités proposées par des entreprises inclusives, favorisant l’insertion ou la diversité. Vous pourrez effectuer un travail de sourçage en interrogeant le marché de l’inclusion ou en collaboration avec le facilitateur de clause sociale afin d’identifier les prestataires qui pourraient répondre à un marché réservé. La conception de votre nouveau site doit également se faire en demandant au prestataire d’assurer une accessibilité numérique complète.

Maintenant que nous avons posé les pistes de réflexion sur ce marché, nous allons faire ce travail ensemble étape par étape.

Quelles solutions sont à votre disposition pour répondre à ces enjeux ? Voyons comment la phase de sourçage va nous apporter quelques réponses.

Menez une démarche de sourçage

Afin d’assurer un achat responsable, votre projet de refonte Web doit s’inscrire sur du long terme. Concevez votre marché en anticipant le renouvellement de celui-ci. En effet, une planification de vos achats vous permettra de donner de la visibilité aux opérateurs économiques. Un avis de pré-information peut vous permettre d’anticiper la procédure et d’assurer la réponse d’un maximum d’entreprises, dès la phase de préparation du marché.

À nouveau ici, le benchmarking, ou parangonnage, peut vous permettre de capitaliser sur l’expérience d’autres acheteurs que vous interrogerez sur leur démarche. De plus, le marché de l’informatique est plus propice aux innovations que d’autres familles d’achat. Organisez des entretiens individualisés (BtoB) avec quelques entreprises pour tenter d’identifier des solutions techniques innovantes.

Pensez également à un processus de cocréation. Vous souhaitez réaliser la refonte créative et technique de votre site, car il est indispensable à vos yeux que les usagers bénéficient d’un service plus accessible. Impliquez donc dès cette étape l’utilisateur final grâce à une étude de terrain, l’organisation de groupes de travail, des enquêtes auprès des usagers pour mieux définir les éléments à intégrer à votre projet.

Pour approfondir votre démarche de sourçage, le guide du sourcing est à votre disposition en ligne. Il vous aidera à organiser votre sourçage notamment grâce à ses annexes. Vous y trouverez par exemple une grille de synthèse pour organiser des entretiens fournisseurs, dans le cas d’un achat de prestations intellectuelles.

Concernant la dimension sociale de cet achat, nous souhaitons ouvrir le marché à des entreprises sociales inclusives. Utilisons donc à nouveau le marché de l’inclusion. Sur des prestations de création de site internet ou webmastering, plus d’une centaine de prestataires vous sont proposés. Ne vous privez pas d’un  échange avec le facilitateur, cela vous permettra aussi d’avoir un échange qualitatif sur ces fournisseurs SIAE, EA, ESAT ou ESS. Les “guichets” clauses sociales que constituent le coordinateur régional et les facilitateurs ont une bonne connaissance de ces structures sur leur territoire. 

Vous êtes de la Manche ?

Le facilitateur de la Manche a plus d’un tour dans son sac 🙂 pour vous aider. Il a d’ailleurs un message vidéo pour vous expliquer son appui. 

Maintenant que nous avons fait le tour des leviers envisagés et que nous connaissons mieux le marché pour cet achat, passons à la rédaction des pièces.

Rédigez votre cahier des charges grâce aux leviers disponibles

Nous pouvons questionner un grand nombre de paramètres comme par exemple les logiciels, l’hébergement des données et sa consommation énergétique, ou encore la démarche responsable du prestataire en matière de mobilité. Les leviers à intégrer à notre cahier des charges sont donc nombreux.

Intégrez à votre cahier des charges la possibilité de proposer des variantes et solutions innovantes. Comme nous l’avons vu, ce type d’achat peut se prêter plus facilement à ce genre de solution. Votre sourçage vous aura permis d’en identifier un certain nombre, mais laisser les opérateurs vous en proposer permettra d’être plus exhaustif.

Exigez un certain niveau de performance environnementale dans les conditions d’exécution de votre marché. Des déplacements sont nécessaires pour un audit de vos capacités d’hébergement ? Valorisez les propositions intégrant des mobilités douces (transports en commun, covoiturage, etc.). Au contraire, le stockage de vos données sera externalisé ? Vous pouvez questionner le prestataire sur le choix de data centers plus responsables, par exemple sur le plan de la consommation énergétique. Encouragez l’emploi de solutions éco-labellisées, comme par exemple le label TCO, qui concerne notamment les centres d’hébergement de données.

Vos critères d’attribution pourront intégrer dans une part non négligeable l’évaluation de la performance environnementale de la proposition. Il est recommandé de pondérer au minimum de 10 % ce critère environnemental pour que son poids ne soit pas négligeable face au coût global et à la valeur technique.

Sur le plan des considérations sociales, suite à votre travail de sourcing vous choisissez de transformer cet achat en un marché réservé aux structures du handicap et/ou aux structures de l’insertion. La phase de sourçage vous a permis de voir qu’il existait de nombreux prestataires en capacité de répondre à votre sollicitation.

Nous avons évoqué la possibilité de cocréer ce type de prestation. C’est l’occasion d’intégrer à votre marché des phases de test. Vous pourrez ainsi faire intervenir les usagers dans l’élaboration de votre site, notamment pour s’assurer de son accessibilité et de sa facilité d’utilisation. Votre démarche sera ainsi plus inclusive.

Après la rédaction de votre cahier des charges, vous vous projetez dans sa mise en œuvre afin d’envisager la valorisation de ces composantes de votre achat responsable.

Assurez le suivi de l’exécution de votre marché

Pour garantir le respect des exigences que vous vous êtes fixées dans une démarche d’achat responsable, vous devez intégrer des moyens de suivi.

Votre site Web va répondre à de nombreuses exigences que vous avez détaillées jusque-là : accessibilité du site, facilité d’utilisation pour toutes les catégories d’usagers, charte graphique écoresponsable, conformité RGPD, etc.

Vous aurez des échanges réguliers avec votre facilitateur social chargé du suivi de ce marché et de l’accompagnement du titulaire dans la mise en œuvre du marché. ll vous fournira des bilans quantitatifs et qualitatifs selon l'échéance prévue ensemble. Vous pourrez aussi effectuer tous ensemble un bilan final sur cette prestation.

L’ensemble de ces paramètres doit donc faire l’objet de réunions régulières destinées à l’élaboration et à l’exécution de votre marché. Ainsi, vous demanderez l’organisation d’ateliers ergonomiques, éditoriaux, graphiques, en jouant sur la périodicité de ces rencontres. Vous pourrez, de cette manière, maintenir vos exigences de la création à la fin de vie de la prestation.

En fin de prestation, et pour mieux anticiper le renouvellement de votre besoin, vous disposez de différents outils. L’un d’entre eux pourrait être la mise en place d’une enquête de satisfaction auprès des usagers pour déterminer les leviers d’action dont vous disposez pour améliorer votre service.

Vous avez effectué un bel achat durable avec cette prestation numérique.

Comme vous le voyez, il y a des outils que vous ne pourrez pas mobiliser pour toutes les familles d’achat, alors que d’autres se retrouveront dans presque toutes vos démarches.

En résumé : les outils mobilisés par étapes

Prenons un autre exemple dans le chapitre suivant, comme l’achat de denrées alimentaires, pour découvrir d’autres combinaisons !