Réceptionnez la marchandise
Vous avez peut-être deviné que votre entrepôt est lui-même client d’un fournisseur ?
Ouille, je m’explique. Dans mon exemple animé, il a bien fallu que l’entrepôt passe une commande de frites à McKeynz. L'entrepôt est donc son client direct !
D’ailleurs, qui passe les commandes ?
Cette tâche revient au service Approvisionnement, qui n’appartient pas forcément à l’entrepôt. Nous y reviendrons plus tard. À ce stade, il faut juste savoir qu’il s’agit du service qui décide de quoi et combien commander. Il définit aussi à quelle date l'entrepôt aura besoin de réceptionner la commande.
Gérez le planning de réception
Une fois la commande passée au fournisseur, l’entrepôt doit prévoir son planning de réception pour respecter la date de besoin. Cela n’est pas une tâche si simple ! L’organisation de la réception doit prendre en compte de nombreux paramètres. Par exemple :
mon personnel est disponible uniquement les jours ouvrés de 6h30 à 12h ;
une commande de 33 palettes prend environ 1 heure à réceptionner ;
mon entrepôt possède uniquement 3 quais de déchargement, je ne peux donc pas recevoir plus de 3 camions en même temps ;
le fournisseur ne réalise pas d‘expédition le jeudi, sachant qu’il y a 2 jours de transport et que j’ai besoin de la marchandise avant lundi, mais que j’ai déjà 4 camions qui viennent me livrer une autre marchandise ce jour-là...
Ah oui, ça devient compliqué ! Heureusement, la réalisation de ce planning est de plus en plus informatisée, mais nécessite néanmoins une réelle expertise métier.
Que risquez-vous si le planning est mal constitué ? À ce stade d’entrée de processus, si vous n’êtes pas en capacité de réceptionner la marchandise à temps, c’est l’ensemble des opérations de l’entrepôt qui seront mises en péril.
Cependant, le planning peut être contraint par des événements imprévisibles ! Aléas de la circulation, panne mécanique... L’activité de réception va demander beaucoup de flexibilité et de prise de décision in extremis, car il y a toujours un écart entre le planning et la réalité du jour J.
Validez les marchandises réceptionnées
Vous allez devoir vous assurer de la conformité entre ce qui a été commandé et ce qui a été déchargé. Ce contrôle porte sur 2 axes : la qualité et la quantité de la marchandise. C’est une étape à haute responsabilité, puisque c’est ici qu’on va valider – ou pas – la réception de la commande. En validant la réception, l'entrepôt prend possession de la marchandise, et cela déclenche le paiement au fournisseur.
Eh oui, il serait dommage de se rendre compte au moment de la préparation de commande que vos frites avaient subi une rupture de la chaîne de froid. Cela risque de vous mettre en rupture. Ou pire, vous pourriez livrer cette marchandise à votre client sans vous en apercevoir !
Il va falloir à présent ranger la marchandise dans nos zones de stockage.
Stockez la marchandise
Voilà, nous avons 33 palettes de frites à stocker. Où doit-on les ranger ?
Le rangement des stocks dans votre entrepôt n’est pas à prendre à la légère, il va pleinement contribuer à l’efficacité de votre processus. Il doit être rationnel, logique, et prendre en compte plusieurs variables. Par exemple :
vos frites seront stockées nécessairement dans une zone de l’entrepôt où la température est négative. Le type de produit définit sa zone de stockage ;
si votre produit est très commandé (s’il a une fréquence de sortie élevée), vous devez le ranger au plus proche des quais. Vous limiterez ainsi les temps de trajet pour y accéder ;
la dimension de l’unité à stocker doit être prise en compte dans le choix de l’emplacement d’affectation. On ne pourra pas stocker une palette de frites d’1,80 m de haut sur une étagère murale de quincaillerie !
De nombreuses structures de stockage existent pour s’adapter au mieux à votre besoin. Bien pensées, elles permettent d’économiser de la place, ce qui manque toujours dans les entrepôts !
Assurez la traçabilité des marchandises
Par ailleurs, chaque emplacement physique est identifié par une adresse unique. Cela permet de connaître avec exactitude la position de chaque marchandise dans l’entrepôt, et donc d’assurer sa traçabilité.
Sans cette organisation, impossible de s’y retrouver !
Si vous devez préparer une commande mais que vous ne savez pas où récupérer les produits, vous perdrez du temps et donc de la productivité.
Et si jamais le fournisseur vous appelle en urgence :
“Attention les yaourts du lot x envoyé dans la commande y du 12 juin sont tous verts de moisissure !!! 🤢 Ils sont impropres à la consommation !”
Connaître précisément l’emplacement du stock vous permettra d’isoler rapidement la marchandise en cas de problème qualité.
Revenons à votre commande réceptionnée : le système d’information (SI) a attribué à chaque palette une adresse d’affectation. Vous allez utiliser des engins motorisés et circuler dans l’entrepôt pour les acheminer à l’adresse d’affectation.
Circulez en sécurité
Enfin, garantir la sécurité des personnes est un vrai challenge dans la zone de stockage. Des engins peuvent être amenés à se croiser, mais aussi à passer à côté de piétons. La circulation doit donc y être strictement encadrée et régulée :
limitation de vitesse ;
sens de circulation imposé ;
voies réservées ;
signalisation…
Allez, notre commande a été mise en stock en toute sécurité, elle est désormais disponible pour répondre à nos demandes clients !
Préparez une commande client
Dès que votre client souhaite passer une commande, il exige de savoir instantanément si tel produit est disponible, et en combien de jours il peut le recevoir. Ces informations de disponibilité de stock vont directement provenir de vos systèmes d’information.
Les commandes doivent impérativement être finalisées avant la date d'expédition prévue. Cette date d'expédition va prendre en compte les différentes contraintes de planning d'expédition que nous verrons dans le chapitre suivant.
Une autre variable entre dans l’équation : la préparation de commande est le processus qui sollicite le plus de main d'œuvre (MO) dans l’entrepôt. Un des principaux défis de ce processus est de planifier le besoin RH correctement. Et il ne se prévoit pas 7 jours à l’avance ! Si le timing de préparation ne peut être tenu, votre commande sera livrée en retard.
Le jour J, votre SI va attribuer des ordres de préparation à votre effectif, en lui indiquant :
combien de marchandises prélever ;
à quelle adresse de prélèvement.
Le chemin de prélèvement – ou chemin de picking (en anglais) – est le parcours que le préparateur devra réaliser dans la zone de stockage pour prélever les articles commandés.
L’adressage du picking suit la même philosophie que celui du stock. Il doit être pensé pour optimiser le temps de trajet pour les opérateurs, être accessible, et faciliter la construction des commandes.
Autre similitude, la préparation de commande nécessite souvent l’utilisation d'engins motorisés. Elle génère de nombreux déplacements dans une zone restreinte. Il conviendra donc de respecter les règles de circulation pour éviter les accidents !
Une fois l’ensemble de la commande prélevée, une dernière vérification s’impose : est-ce que la commande est complète et en bon état ? Si oui, il convient de la protéger pour qu’elle résiste au transport, et de l'étiqueter pour en assurer la traçabilité.
Une commande parfaitement préparée et emballée va pleinement contribuer à la satisfaction du client. Dans votre cas, la préparation est bien finalisée ! Vous pouvez la transporter dans la zone d'expédition.
Expédiez la marchandise
Comme les processus précédents, l’expédition n’échappe pas à la règle et doit être correctement planifiée. Vous avez compris qu’il s’agit du dernier maillon de l’entrepôt, et qu’une erreur de planning sur ce processus peut ruiner le travail réalisé en amont !
Pour rappel, la date d’expédition choisie va conditionner le cadencement des ordres de préparation de commande. Si les commandes sont préparées et en attente dans différentes zones de l'entrepôt, il va falloir les regrouper dans la zone d’expédition.
Par la suite, il va falloir vérifier si les préparations regroupées correspondent au bon de commande mais aussi aux autres documents de transport. Toute erreur sur cette étape peut générer de l’insatisfaction client pour non-conformité. Cela pourrait aussi occasionner des problèmes en cas de contrôle routier. Eh oui, la marchandise transportée doit correspondre à ce qui est mentionné dans ces documents, c’est une obligation légale.
Une fois les vérifications réalisées, il faudra utiliser le plan de chargement pour charger le véhicule en s’assurant de la bonne répartition du poids sur les essieux. Dès que le véhicule est chargé, il convient que le chauffeur signe et date le bon de livraison.
Ça y est ! L’entrepôt a rempli sa mission, c’est au chauffeur d’assurer, à présent. Si tout se passe bien, le client apposera sa signature sur le bon de livraison/réception, et votre commande sera officiellement livrée !
Classez les différents types d’entrepôts
Savez-vous qu’il existe une classification des entrepôts ? Eh oui ! Ils ne sont pas tous comparables, et se distinguent selon plusieurs critères :
la nature de la marchandise (périssable, dangereuse…) ;
la localisation géographique (accès par agglomération ou pas) ;
le niveau de mécanisation (technologies utilisées) ;
le type de bâtiment (taille, équipement) ;
le type de flux (délai de livraison rapide ou lent...).
Voici les classifications d’entrepôts les plus communes, selon les critères évoqués ci-dessus :
les Classe A ont des immenses espaces de stockage, possèdent de hautes fonctionnalités et des équipements innovants ;
les Classe B sont très spacieux également, et répondent aux standards modernes ;
les Classe C n'atteignent pas les critères de B et A ; vous y retrouverez :
les entrepôts frigorifiques, permettant le stockage des produits frais et surgelés,
les entrepôts de messagerie : dits “entrepôts de distribution”, ils sont traversants (quais de chaque côté), et permettent de délivrer des commandes dans un temps très réduit,
les entrepôts du dernier km : souvent périurbains, ils permettent de rapprocher le stock des clients urbains qui ont peu d’espace à allouer au stockage.
Vous pouvez aussi retrouver d’autres terminologies de classification :
les entrepôts de production spécialisés dans le stockage de matière première ou d’en-cours de production, qui se situent à proximité des industriels ;
les entrepôts terminaux qui stockent de la marchandise en attendant un retraitement : déchets d’emballage, produits invendus ou en fin de vie.
En résumé
Un entrepôt a trois zones : une zone de réception, une zone de stockage et une zone d’expédition.
Les processus principaux d’un entrepôt sont de :
réceptionner la marchandise ;
stocker la marchandise ;
préparer des commandes clients ;
expédier la marchandise.
Vous savez désormais que l’expertise humaine est essentielle à la performance de votre entrepôt. Il est temps pour vous de rencontrer ces femmes et ces hommes qui donnent vie aux processus.
