Étape 1 : Coordonnez le besoin d’approvisionnement
L’approvisionneur croise la demande prévisionnelle et le stock actuel de l’entrepôt. Ainsi, il pourra en déduire quand l'entrepôt aura besoin d’être réapprovisionné pour chaque article, et de combien d'unités.
Le Distribution Resource Planning (DRP) fera une suggestion de commande à l’approvisionneur en prenant en compte différentes contraintes :
disponibilité de la marchandise chez le fournisseur ;
optimisation du flux commandé (nombre d'unités minimum, etc.) ;
délai de livraison de commande, dit Order Lead Time ou OLT.
L’approvisionneur pourra modifier ou directement valider cette commande suggérée. S’il y a validation, la commande va passer par le WMS et atterrir directement dans le SI du fournisseur, qui devra traiter et livrer cette commande dans le temps imparti.
Cette commande a donc des critères fixes à respecter :
arriver au moins à la date de besoin estimée par l’approvisionneur ;
respecter les articles, leur qualité et la quantité commandés.
Étape 2 : Prenez rendez-vous
Une fois la commande reçue par EDI, le fournisseur et le service Réception de l’entrepôt doivent entrer en contact pour prendre le rendez-vous de livraison. L’entrepôt va leur proposer différentes plages en fonction :
de la plage horaire d’ouverture de réception ;
de l’effectif à disposition sur la plage ;
du nombre d'unités à décharger ;
de la disponibilité des quais de réception.
Le fournisseur devra réfléchir à son flux de transport et à toutes les contraintes associées avant d’accepter le rendez-vous.
Étape 3 : Gérez le planning de réception
Dès que le fournisseur et l’entrepôt se sont entendus sur un créneau, le réceptionnaire le bloque dans le planning et renseigne la date et l’heure de livraison choisies dans le WMS.
Il va falloir maintenant réaliser la même opération avec toutes les autres commandes à venir. En essayant d’avoir l’activité la plus lisse possible, c'est-à-dire d’éviter de surcharger l’activité à certaines heures, et d’avoir des creux dans le planning à d’autres moments !
Identifiez les risques liés à une mauvaise gestion de planning
Ah, si tout se passait comme prévu ! Bien sûr, le planning est la ligne directrice à suivre, mais l’activité de réception peut être mise à mal par de nombreux imprévus :
liés au transport :
retard au chargement chez le fournisseur,
accident ou panne sur la route,
bouchons,
documents de transport non valides ;
liés à l’activité de l’entrepôt :
retard au déchargement,
problèmes mécaniques au niveau des quais.
Tous ces aléas peuvent générer du retard par rapport au planning, et se répercuter sur l’ensemble des opérations. Par exemple, le nombre de quais étant limité, le retard d’une commande peut empêcher le déchargement immédiat de la commande suivante, et générer une file d’attente de camions.
C’est pourquoi, dans le cas où le camion ne se présente pas à l’heure, et que l’entrepôt n’a pas été prévenu par avance, celui-ci va devoir contacter en urgence le fournisseur. Il devra savoir où se trouve la marchandise et surtout, quand le camion peut arriver.
Quel que soit l’imprévu, l’entrepôt va devoir réorganiser le planning en urgence pour limiter les dégâts sur son activité.
Dans le pire des cas, le retard en réception peut provoquer une indisponibilité de stock en préparation. Cela signifie qu’une livraison client peut être incomplète ou retardée, ce qui génère de l’insatisfaction. Par ailleurs, notre client sera ainsi en droit de nous réclamer le même type de compensation !
Le taux de retard en livraison est un indicateur suivi par l’entrepôt, mais aussi par le service Achat et/ou Approvisionnement. Par exemple :
Ces services peuvent engager des mesures pour contraindre le fournisseur à réduire ce taux. Ces mesures peuvent aller de la menace de changer de fournisseur, jusqu’à imposer des pénalités financières à chaque retard.
En résumé
La planification des réceptions passe par :
la coordination du besoin d’approvisionnement ;
la prise de rendez-vous ;
la gestion du planning de réception.
Parfait, vous avez compris l’importance de bien planifier les réceptions.
Bip bip ! Je crois qu’un camion s’approche de l’entrepôt. Je vous donne rendez-vous au poste d’accueil, il est temps de réaliser votre première réception.
