Étape 1 : Faites la vérification quantitative
Démarrons par la vérification quantitative. Il s’agit de savoir si la marchandise reçue est bien celle présente sur le bon de commande, et en bonne quantité.
D’abord, vous allez contrôler les codes d’identification indiqués par impression ou étiquetage sur la marchandise. Ces codes sont essentiels à la traçabilité des produits ; il en existe principalement 2 types :
le SKU (Stock Keeping Unit) : code [8-12 caractères] défini par votre entreprise (peut être attribué par votre WMS). Cette codification est logique, et utilise une nomenclature représentant des caractéristiques du produit ;
l’EAN (European Article Number) et/ou l’UPC (Universal Product Code) : code universel [12 chiffres] accompagné d’un code barre. Sa composition correspond à une norme internationale, et représente des informations d’identification (telles que le fabricant, etc.).
Sachant cela, vous devez compter les colis et vérifier leur référence ainsi que leur DLC/DDM. L’ensemble de ces informations doit correspondre à ce qui est inscrit sur le bon de commande.
Étape 2 : Effectuez la vérification qualitative
Vous pouvez à présent continuer l‘expertise sur des aspects plus qualitatifs. Il convient en premier lieu de contrôler les données logistiques, qui peuvent être vérifiées au niveau de l’unité de charge (exemple : palette), du colis, ou même de la pièce :
le poids de l’unité, afin de savoir s’il correspond à celui attendu. Les entrepôts peuvent être équipés de balances ou autres plateformes de pesage, qui sont très performantes et adaptées à des charges lourdes ;
les dimensions de l’unité : hauteur, largeur, longueur, que vous pourrez mesurer à l’aide d’un mètre ruban.
Selon le niveau d’exigence de votre entreprise, vous pouvez être amené à vérifier la marchandise plus ou moins dans le détail, et même à ouvrir les colis. Cette vérification peut être systématique ou par prélèvement aléatoire. Vous vous assurerez visuellement des différentes propriétés attendues :
le coloris, la taille, la forme ;
le niveau de propreté ;
le niveau d'intégrité (cassé, abîmé, impropre à la consommation...) ;
le nombre d'unités de vente et/ou de sous-conditionnements contenus dans le colis.
Parfois, vous pouvez même avoir à prélever un échantillon d’une unité de vente pour le transmettre au service Qualité, afin qu’il en analyse très précisément la conformité.
Globalement, il peut exister différentes procédures à respecter en cas de problème, qui sont propres à chaque entreprise. Celles-ci peuvent donner lieu à diverses actions de votre part :
isoler la marchandise en zone de stock bloqué pour problème qualité ;
contacter les services externes : Appro, Achat, Qualité... ;
notifier les problèmes sur le portail fournisseur, transporteur...
Étape 3 : Acceptez la marchandise
Concrètement, l’acceptation de la marchandise consiste à signer le bon de livraison en compagnie du chauffeur, mais cette étape n’est pas à prendre à la légère ! Cette simple signature implique :
le transfert officiel de la propriété de la marchandise ;
l’obligation de paiement de la facture dans le délai défini par le contrat.
Le bon de livraison peut être en format papier ; il convient alors qu’il soit dupliqué en 3 exemplaires, pour :
le fournisseur, qui y retrouvera les réserves que vous avez émises. Il pourra entrer en litige avec l’entrepôt dans le cas où il ne serait pas en accord avec ce qui a été noté. Pour rappel, la non-conformité peut donner lieu à des compensations financières de la part du fournisseur ;
le transporteur, afin de justifier de la réalisation de sa mission ;
l’entrepôt qui réceptionne, comme preuve de la réception et des réserves émises.
Ce document doit être archivé pour une durée légale de 10 ans.
Découvrez les différents moyens de validation
Que ce soit de façon dématérialisée ou non, il va falloir saisir dans le WMS les quantités réelles reçues, et valider officiellement la réception de la commande. Dans certains cas prévus par le contrat, cela déclenche automatiquement le règlement de la facture au fournisseur. Il existe différents moyens de réaliser les contrôles quantitatifs en réception.
Papier
Le contrôle papier, où le réceptionnaire va compter et “cocher” les lignes de commande conformes sur un bon de commande imprimé.
Il devra, par la suite, saisir manuellement les lignes conformes dans le WMS. Ce processus est très chronophage.
Scan du code barre
Le scan de chaque code barre comptabilise la marchandise et la compare automatiquement à ce qui est attendu dans le WMS. Cette méthode permet de gagner du temps et de la fiabilité, puisqu’il n’y a plus besoin de comparer visuellement des codes d’identification. Le scan peut être réalisé avec un lecteur laser manuel, dit “scanette” ou “douchette”.
Les entrepôts équipés de convoyeurs verront un réel avantage à l'utilisation du lecteur laser automatique. Ce lecteur réalise un scan à chaque passage de la marchandise sur le convoyeur, ce qui rend la tâche de contrôle encore plus rapide. Par ailleurs, les convoyeurs permettent aussi d'aller plus loin dans le contrôle, en intégrant une balance sur le parcours de la marchandise. Cette balance va pouvoir réaliser la pesée en parallèle de l'identification du produit.
Identification avec RFID
Enfin, la technologie RFID, ou identification par radiofréquence. Ici, chaque marchandise est accompagnée d’une puce contenant des informations de traçabilité. Il faudra installer une antenne de transmission dans l'entrepôt afin de lire ces puces dans un rayon défini. La lecture de l’ensemble des puces se fait quasi instantanément. Imbattable !
À part le papier, tous ces systèmes innovants sont directement connectés au WMS. Ils permettent de :
contrôler et valider automatiquement la réception, ce qui rendra le processus plus rapide et moins consommateur de main-d'œuvre ;
fiabiliser les informations enregistrées ;
garantir la traçabilité des produits.
En résumé
Lors du contrôle de la marchandise et l’émission des réserves, il faut :
faire la vérification quantitative ;
effectuer la vérification qualitative ;
accepter la marchandise.
Félicitations ! Votre commande a été parfaitement réceptionnée, et le chauffeur est reparti en toute tranquillité pour sa prochaine livraison.
C’est ici que vous allez quitter votre casquette de réceptionnaire ; mais ne vous inquiétez pas, vous allez continuer à suivre votre commande vers la prochaine étape.
