Définissez votre cascade de réunions
Avoir des KPI, c’est très bien, mais encore faut-il en discuter, identifier et suivre des plans d’action…
Quels rituels puis-je mettre en place pour parler de performance avec mon équipe, mon responsable, mes clients ?
C’est justement ce que je vous propose de voir à présent !
Ceci nécessite de repenser la cascade de réunions récurrentes :
Réunions d’équipe :
À quelle fréquence ? Quelle durée ?
Quel horaire et quel lieu (à distance, sur site, les deux) ?
Quel ordre du jour ?
Quelle animation et quel support aux discussions ?
Bilatérales avec son manager : Quelle structure pour aborder efficacement les sujets essentiels ?
Bilatérales avec mes collaborateurs :
À quelle fréquence parler des sujets opérationnels ? Comment structurer les échanges ?
À quelle fréquence parler de développement de compétences, d’évolution de carrière… ?
D’autres rituels sont-ils nécessaires ?
Avez-vous besoin de ritualiser des échanges avec vos clients, vos partenaires, d’autres équipes ? Pourquoi ?
À vous de jouer !
Je vous invite à prendre du recul sur votre cascade de réunions récurrentes, et à réfléchir aux adaptations qui seraient pertinentes à opérer.
Complétez le tableau dans votre journal de bord avec vos rituels actuellement en place avec votre équipe, votre manager, vos partenaires.
En écrivant dans une autre couleur :
Ajoutez les rituels manquants selon vous : des réunions récurrentes qui seraient utiles mais que vous n’avez pas aujourd’hui (ex. : une réunion bilatérale avec vos collaborateurs).
Mettez à jour des éléments de vos rituels actuels (la fréquence de réunion par exemple, ou la durée, ou l’objectif…).
Supprimez les rituels qui ne vous paraissent pas utiles.
Ces rituels doivent vous permettre d’aborder le sujet de la performance de manière continue, et de mettre en action votre équipe pour vous améliorer.
Cela nécessite d’animer efficacement ces rituels, mais comment faire ?
Découvrez le management visuel
Attends, qu’est-ce que tu veux dire par "management visuel" ?
Le management visuel, c’est la représentation visuelle des informations clés relatives à l’activité d’une équipe, qui permet de structurer les échanges lors des réunions d’équipe.
C’est donc un support visuel (physique ou numérique), qui sert à l’équipe lors de ses réunions d’équipe pour structurer ses discussions.
L’utilisation d’un management visuel permet de rendre toutes les informations clés accessibles à tous de manière transparente.
Cela présente plusieurs bénéfices pour une équipe :
S’aligner sur les objectifs et priorités.
En rendant visibles à tous les objectifs du moment, le manager donne du sens aux priorités, et permet au collectif d’arbitrer les urgences de manière efficace et cohérente.
Suivre la performance de l’équipe.
Les indicateurs clés de performance de l’équipe sont affichés, permettant d’analyser factuellement les données, et d'identifier rapidement d’éventuels problèmes ou signaux faibles.
Gérer la charge de travail.
Le management visuel est un support permettant de discuter en équipe la répartition de charge, de faire des arbitrages ou d'opérer un redispatching des tâches.
Partager les bonnes pratiques.
Le management visuel peut être utilisé pour organiser le partage de connaissances et de pratiques entre les membres de l’équipe : retours d’expérience, mentoring, mini-séances de formation entre pairs s’organisent naturellement.
Remonter les problèmes.
En notant systématiquement les irritants et problèmes opérationnels rencontrés, l’équipe assure un suivi efficace des plans d’action, et améliore son fonctionnement en continu.
Accélérer la montée en compétences.
Pour tout nouvel arrivant, le management visuel est un accélérateur pour comprendre les activités de l’équipe, les priorités, la répartition des rôles.
Cela a l’air vraiment génial, mais comment je mets tout ça en place ?
Pour tirer le meilleur parti du management visuel, quelques points clés à avoir en tête :
Positionner le management visuel de manière à ce qu’il soit accessible à tous :
Si le tableau est physique, il trouvera sa place sur le plateau de l’équipe de sorte qu’il soit vu de tous.
Si le tableau est numérique, il est accessible à tous, éditable par tous.
Responsabiliser les différents membres de l’équipe sur la mise à jour des informations du tableau.
Utiliser le management visuel pour animer les réunions d’équipe.
Structurer la réunion d’équipe pour que tous les collaborateurs s’expriment (et pas uniquement le manager).
Mettre en place une animation tournante de ce rituel au sein de l’équipe : le point d’équipe est régulièrement animé par un membre différent de l’équipe.
Et rassurez-vous, vous allez pouvoir pratiquer tout cela dans l’activité suivante !
À vous de jouer !
Vous avez envie de vous lancer et d’utiliser un management visuel pour animer vos réunions d’équipe ?
Première étape, la construction du tableau visuel avec votre équipe !
Le management visuel n’est pas un outil pour le manager uniquement, mais pour le manager ET son équipe.
Afin de faciliter son adoption par l’équipe et éviter le risque qu’il ne soit perçu comme un outil de “flicage” ou de reporting, le management visuel devra être construit avec tout ou partie de l’équipe.
Voici les questions clés à se poser en équipe :
De quels sujets avons-nous besoin de parler lors de nos réunions d’équipe ?
Quelles informations faire apparaître sur le tableau pour aborder tous les sujets ?
Quel support utilisons-nous (tableau blanc, outil numérique, etc.) ?
À quelle fréquence se réunit-on, et pour quelle durée ?
Quand mettons-nous à jour les informations ? Qui est responsable de l’actualisation des informations ?
Comment animons-nous les points d’équipe ? Qui anime ?
Tout est prêt ? À vous de jouer et d’animer vos réunions d’équipe en vous appuyant sur le tableau visuel !
Structurez des revues de performance
Passons à présent à l’amélioration d’un autre type de réunions permettant d’assurer le suivi de l’activité : les réunions bilatérales.
De nombreux managers passent plusieurs heures par semaine pour se synchroniser avec leur responsable et les membres de leur équipe. Ils échangent à bâtons rompus sur les sujets et problèmes du moment, et chacun prend des notes sur son côté. Dans le meilleur des cas, un compte-rendu est formalisé ; mais le plus souvent, il n’y a rien d’écrit, et on rediscute d’autres sujets la semaine suivante.
Cette situation m’est clairement familière. Mais comment puis-je faire autrement ?
Pour améliorer la qualité de vos échanges, essayez de mettre en place des revues de performance structurées !
La clé du succès est simple : avoir un agenda et un support partagés avec vos interlocuteurs !
Quels sont les cas d’usage d’une revue de performance pour un manager ?
La réunion hebdomadaire ou bimensuelle, en entretien individuel, que j’ai avec mon N+1.
Les points hebdomadaires ou bimensuels que j’anime avec chaque membre de mon équipe.
Les points réguliers que j’ai avec mes fournisseurs ou avec mes donneurs d’ordre.
Pour mettre en place une revue de performance, il faut se poser deux questions :
Quels sujets avons-nous besoin de passer en revue lorsque l’on se rencontre ?
Dans quel ordre abordons-nous ces sujets, et comment formalisons-nous les choses ?
Voici un exemple d’ordre du jour :
Informations descendantes.
Faits marquants et revue des objectifs de la semaine passée.
Alignement sur les priorités de la semaine à venir.
Autres sujets opérationnels et managériaux.
RH (moral de l’équipe, entrées-sorties, recrutement…).
Budget.
Difficultés avec d’autres équipes.
Suivi des plans d’action et décisions.
En résumé
Instaurer un dialogue sur le sujet de la performance est la clé pour être dans une dynamique d'amélioration continue. La première étape consiste à s’interroger sur les rituels récurrents à mettre en place avec son équipe, son manager, ses partenaires.
Ensuite, il est nécessaire de repenser la manière d’animer les rituels managériaux individuels et collectifs, pour qu’ils soient efficaces.
Pratiquer le management visuel est une excellente pratique pour animer ses réunions d’équipe. Avec un support visuel partagé, tout le monde a accès aux informations clés pour avoir ses priorités en tête, discuter des succès et des problèmes, revoir les indicateurs, répartir la charge.
Enfin, la structuration de revue de performance avec vos collaborateurs et avec votre manager vous permettra de tirer le meilleur de vos échanges en bilatéral.
Vous avez désormais toutes les clés pour piloter la performance de votre équipe et être dans une dynamique d’amélioration continue !
Pour être une équipe performante, il vous faudra des collaborateurs compétents. En tant que manager, votre rôle est de les accompagner pour développer leurs compétences : voyons ensemble comment vous y prendre, dans la partie suivante !
