Clarifiez l’échelle d’évaluation
Au chapitre précédent, vous avez trouvé combien de personnes doivent maîtriser chaque compétence pour que votre équipe puisse bien fonctionner.
Imaginons que vous ayez besoin d’au moins 2 personnes qui maîtrisent Excel.
Cela signifie quoi exactement, “maîtriser Excel” ?
Très bonne question !
En effet, le niveau de maîtrise sur une compétence donnée est rarement binaire (je sais ou je ne sais pas) : il va au contraire nécessiter la mise en place d’une échelle d’évaluation pour déterminer à quel point une personne est compétente sur un sujet donné.
La première stratégie, pour démarrer une matrice de compétences rapidement, est de se doter d’une échelle d’évaluation générique.
Niveau 0 : je n’ai pas de connaissance ;
Niveau 1 : je sais faire avec de l’accompagnement ;
Niveau 2 : je suis autonome ;
Niveau 3 : je suis capable de former.
Si on revient sur la compétence “Excel”, que signifie être autonome ?
En fonction des besoins de l’équipe, être autonome sur Excel peut avoir différentes significations :
pour certains, il s’agit de saisir des données dans un tableur, utiliser des filtres et construire des formules mathématiques de base (addition, multiplication) ;
pour d’autres, cela signifie d’être capable de manipuler des formules avancées (RechercheV, Somme.si…), et de construire des tableaux croisés dynamiques.
S’il y a ambiguïté sur la signification d’un niveau de compétence, vous pouvez basculer sur la deuxième stratégie et construire une matrice décrivant explicitement les critères d’évaluation.
Compétence | Niveau 0 | Niveau 1 | Niveau 2 | Niveau 3 |
Excel | Ne sait pas utiliser l’outil | Sait saisir des données dans un tableur, utiliser des filtres et construire des formules mathématiques de base (addition, multiplication) | Sait utiliser des formules avancées (RechercheV, Somme.Si…), construire des tableaux croisés dynamique et des graphes | Sait manipuler toutes les fonctions et développer des macros pour automatiser des traitements de données |
En réalisant cet exercice de formalisation, vous fixez des critères factuels qui faciliteront l’évaluation du niveau de compétence.
Ça y est, vous avez listé vos compétences et vous avez défini une échelle d’évaluation du niveau de compétence ! Vous pouvez ajouter une ligne par collaborateur de votre équipe, et passer à l’étape suivante !
Déployez la première version de la matrice de compétences
Quelle est la bonne méthode pour compléter ma matrice de compétences, et échanger avec mon équipe ?
C’est une excellente question ! Une matrice de compétences n’est pas la propriété exclusive d’un manager, mais un outil qui doit servir à l’équipe. Il faut donc impérativement associer son équipe dans sa construction.
Comment puis-je m’y prendre ?
Voici le mode opératoire en trois étapes :
Première étape : Communiquez avec l’ensemble de votre équipe
Il est important d’expliquer votre démarche à toute l’équipe, et d’éviter tout risque d’interprétation de vos intentions.
La formalisation d’une matrice de compétences s’inscrit dans une démarche positive : il s’agit de s’outiller pour faciliter le développement des compétences de l’équipe.
Une matrice de compétences n’est pas un outil d’évaluation. Il faut veiller à ce que les collaborateurs soient à l’aise avec l’utilisation qui en sera faite. Car oui, certains pourraient y voir une démarche de contrôle, même si ce n’est pas votre intention.
Deuxième étape : Demandez à chacun de s’autopositionner
Pour compléter la matrice de compétences, il faut évaluer le niveau actuel de compétence de chaque collaborateur par rapport aux compétences identifiées.
En parallèle, vous pouvez faire le travail avec votre vision de manager.
Pourquoi faire ce travail en double ?
Pour pouvoir avoir un échange constructif avec chaque collaborateur !
Le fait de réfléchir individuellement, chacun de son côté, permet de neutraliser les biais qui peuvent survenir quand on échange en direct. Les discussions sur les écarts de perception entre le collaborateur et le manager sont toujours très instructives.
Troisième étape : Rencontrez chaque collaborateur en individuel
Pour finaliser la première version de votre matrice de compétences, il vous faut rencontrer en individuel chaque collaborateur.
L’objectif est de vous accorder sur le niveau actuel de la personne sur chaque compétence.
Prévoyez 45 à 60 minutes par personne !
Voyons ensemble deux situations classiques que vous pourriez vivre avec votre équipe !
Premier cas : la collaboratrice qui se sous-estime
En échangeant avec Marie, vous constatez qu’elle s’estime peu autonome sur des compétences où vous la jugez au contraire très compétente. Marie se sous-estime-t-elle ?
Comment aborder le sujet avec elle ?
Tout d’abord en partageant votre évaluation et votre étonnement sur son autopositionnement : Je suis surpris car ma perception est que tu es très autonome sur ce sujet. / Selon toi, qu’est-ce qui te manque pour être au niveau 2 ?
Vous pourrez vous appuyer sur des exemples récents où Marie a mobilisé cette compétence précise : Tu as pourtant parfaitement réussi à aller au bout du projet sans que j’aie besoin d’intervenir.
Second cas : le collaborateur qui se surestime
En menant l’entretien avec Paul, en revanche, vous êtes en désaccord sur son autopositionnement : il se déclare expert sur une compétence où vous estimez qu’il est à peine autonome. Paul se surestime, et n’a peut-être pas conscience de ses axes de progrès.
Comment aborder cette discussion ?
Là encore, la première étape est d’être transparent sur votre perception, en étant le plus factuel possible : Selon moi, tu n’es pas encore au niveau autonome. Par exemple, sur le dossier que nous avons traité ensemble le mois dernier, il y avait des imprécisions…
Vous chercherez aussi à comprendre quels sont les éléments justifiant son positionnement en tant qu’expert : Selon toi, quels sont les savoir-faire d’un expert sur cette compétence ? Sur quels sujets récents as-tu démontré que tu avais ces compétences ?
Vous le constaterez, les discussions avec vos collaborateurs sur leur niveau de compétence sont toujours riches.
Et comme nous le verrons dans un chapitre à venir, ce sont des discussions à animer régulièrement ; idéalement, tous les trimestres !
Une fois que vous aurez vu tous vos collaborateurs, votre première matrice de compétences sera complète.
Analysez l’état actuel des compétences
J’ai finalisé ma matrice de compétences. Qu’est-ce que je peux en faire ?
La première chose à faire est d’analyser la matrice, compétence par compétence.
Combien de personnes sont autonomes ou expertes ?
Quels sont vos besoins réels ?
Cette analyse vous permet d’identifier très rapidement les compétences sur lesquelles porter votre attention, et d'élaborer les plans d’action. Parmi les actions possibles, deux leviers principaux s’offrent à vous :
Identifier les personnes de votre équipe à former pour atteindre le niveau souhaité sur des compétences où l’équipe est à risque.
Chercher à recruter (en interne ou en externe) des collaborateurs qui auront les compétences qui vous font défaut.
La deuxième analyse se fait collaborateur par collaborateur :
Est-ce que la personne dispose des compétences nécessaires pour tenir son poste ?
Quelles sont les compétences dont l’équipe pourrait avoir besoin, et que la personne pourrait acquérir ?
Quelles sont les compétences que la personne souhaiterait développer ?
Vous avez formalisé l’état actuel des compétences, et avez d’ores et déjà identifié des actions à mettre en place pour développer les compétences de votre équipe !
Faut-il que je communique de manière transparente la matrice de compétences à toute mon équipe ?
C’est une excellente question ! Dans l’idéal, c’est une très bonne pratique de rendre la matrice de compétences accessible à tous.
Pour les nouveaux arrivants, c’est très utile de savoir très rapidement vers quel collègue se tourner pour avoir des réponses à ses questions.
Plus largement, cela permet à tout le monde de prendre conscience des forces et axes de développement de chacun.
Si le contexte de votre équipe le permet, vous pouvez organiser une session de partage avec l’ensemble des collaborateurs. Chacun pourra réagir sur le positionnement des autres et vous pourrez ajuster, si nécessaire, les évaluations pour que la matrice reflète au mieux les compétences de chacun.
À vous de jouer !
Reprenez la matrice que vous avez initiée au chapitre précédent !
Complétez la matrice présente dans votre journal de bord, avec votre perception du niveau des différentes personnes par rapport aux compétences que vous avez identifiées.
Utilisez une échelle simple :
Niveau 0 : je n’ai pas de connaissance.
Niveau 1 : je sais faire avec de l’accompagnement.
Niveau 2 : je suis autonome.
Niveau 3 : je suis capable de former.
Ensuite, place aux échanges avec votre équipe :
Demandez à chaque collaborateur de s’autopositionner en lui donnant du sens sur l’exercice.
Menez les entretiens avec chaque collaborateur, et mettez à jour votre matrice de compétences.
Dans l'ensemble, quelle analyse faites-vous de l’exercice ?
En résumé
Pour mesurer l’état actuel des compétences de votre équipe, il vous faut définir une échelle d’évaluation pour chaque compétence : pour commencer, utilisez une échelle générique (pas de connaissances, sait faire avec accompagnement, autonome, sait former).
Demandez à chaque collaborateur de s’autopositionner par rapport aux compétences identifiées, puis réalisez des entretiens avec chacun pour confronter vos perceptions.
Prenez du recul sur la matrice pour identifier les compétences sur lesquelles vous avez des risques, et les besoins de développement des différentes personnes de l’équipe.
Avoir une matrice de compétences, c’est génial, mais ça serait dommage d’en rester là ! Quand et comment s’en servir efficacement pour développer les compétences de l’équipe ? C’est ce que nous allons voir dans le prochain chapitre.
