Vous allez à présent vous familiariser avec l’ensemble des documents nécessaires à la bonne réalisation de votre prestation d’import-export.
Appréhendez la facture commerciale
La facture commerciale est un document essentiel de la liasse documentaire. Elle permet de prouver qu’il y a bien eu une vente de marchandises entre un fournisseur, exportateur, et son client, importateur.
Elle permet de classifier les produits en transit, selon leur nomenclature douanière, et d’indiquer leur valeur réelle.
Grâce à ces informations, la douane pourra établir le montant des droits et des taxes à payer sur l’ensemble de la commande. Pour rappel, l’acquittement de ces charges permet de dédouaner la marchandise et donc d’autoriser sa sortie du port.
Il est donc essentiel de bien préparer sa facture commerciale, en anglais de préférence, pour en faciliter la lecture.
Qui l’édite ?
C’est l’exportateur, en trois exemplaires : un pour le pays exportateur, un pour le pays importateur et un pour le destinataire final.
Concrètement la facture commerciale contient :
la liste des marchandises, leur description et leur quantité ;
leur valeur unitaire et totale hors taxe, en précisant la devise utilisée ;
les conditions de paiement : qui doit payer pour le dédouanement, ce qui est défini contractuellement en amont ;
les moyens et conditions de transport de la livraison finale : qui en est responsable par exemple.
Par ailleurs, elle doit également identifier :
les coordonnées de l’exportateur, dont son numéro EORI ;
les coordonnées du destinataire, dont son numéro EORI ;
la date et le lieu d’établissement de la facture ;
la date et le lieu de paiement de la marchandise ;
le numéro d’identification de la facture.
Appréhendez la packing list
La packing list, qui peut se traduire par “liste de colisage” en français, est aussi un élément essentiel de la liasse documentaire.
La packing list identifie la totalité des colis en transit. Elle sera exigée par la douane afin de comparer les marchandises chargées aux marchandises déclarées apparaissant sur la facture commerciale. La packing list permet ainsi à la douane d’éviter les fraudes et les erreurs de déclaration. Elle pourra aussi être utile à toutes les parties prenantes souhaitant contrôler le contenu du chargement, comme le transporteur, le manutentionnaire ou encore le client.
Qui l’édite ?
C’est à nouveau l’exportateur.
Concrètement, la packing list contient :
un listing des numéros de colis, qui sont aussi présents physiquement sur la marchandise ;
le détail de la marchandise contenue dans les colis ainsi que leur marque ;
leur poids brut et net (en kg), leurs dimensions et leur volume (en m3) ;
le nombre de colis.
Il n’y a pas de notions de prix ou de valeur sur cette liste.
Par ailleurs, elle doit également identifier :
les coordonnées de l’exportateur et l’identité de la personne qui a réalisé la liste ;
les coordonnées du destinataire ainsi que l’identité de l’acheteur ;
la date et le lieu d’établissement de la liste de colisage ;
le numéro de la facture correspondante.
Appréhendez les autres documents douaniers
La facture commerciale, définie précédemment, est le document déclaratif le plus important pour la douane. Il est obligatoire pour les échanges avec les pays hors Union européenne, qualifiés d’extracommunautaires.
Mais la douane peut aussi accorder des tarifs préférentiels, voire une exonération totale de droits de douane, selon les accords commerciaux conclus à l’international.
Dans ce cas, il va falloir joindre un certificat d’origine (CO) à la marchandise, attestant du lieu de production de la marchandise, dans votre liasse documentaire. Celle-ci prouvera que vous avez bien droit à une condition préférentielle.
Le représentant en douane enregistré, du fait de son expertise, peut être mandaté pour réaliser lui-même, au nom de l’importateur, les documents douaniers exigibles.
Il a pour rôle d’assister son client dans la gestion de tous les documents douaniers, mais aussi de participer activement au dédouanement de la marchandise. Son rôle d’intermédiaire entre le client et les services douaniers garantit la bonne exécution de la prestation de transport.
Appréhendez le connaissement
Passons au document directement lié à la prestation de transport : le connaissement. Il fait partie de la liasse documentaire et doit obligatoirement être présenté en cas de contrôle.
Selon le mode de transport, vous allez le retrouver sous différentes dénominations citées ci-dessous :
Pour le transport routier :
la lettre de voiture internationale, réglementée par la CMR : “Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route” ;
la lettre de voiture nationale, qui dépend du code du transport.
Pour le transport ferroviaire : la lettre de voiture internationale (réglementée par la CIM : “Convention internationale concernant le transport des marchandises par chemin de fer”) ou encore la lettre de voiture internationale (LVI).
Pour le transport maritime : le connaissement maritime (ou B/L pour Bill of Ladding).
Pour le transport aérien : la lettre de transport aérien(LTA) ou Airway Bill (AWB).
Quel que soit le cas, ce titre de transport est un document qui permet de confirmer la prise en charge de la marchandise par le transporteur dans le cadre de sa mission de transport. Le transporteur doit remettre le connaissement signé au chargeur après avoir chargé/embarqué la marchandise. Cet acte signifie que le transporteur prend juridiquement en charge la marchandise. Il est donc à présent tenu de la livrer à destination, dans l’état dans lequel il l’a reçue.
Ce document implique également que chaque partie prenante respecte ses obligations prédéfinies dans le contrat de transport et les codes nationaux ou internationaux qui le réglementent.
Par exemple :
Le chargeur doit correctement emballer et identifier la marchandise, éditer les documents et payer le fret.
Le transporteur doit charger, décharger et livrer la marchandise, et s’assurer de l’état de son moyen de transport.
Si une des parties prenantes doit effectuer des missions supplémentaires, elles doivent être explicitement indiquées dans ce document.
Ce titre sert donc à la fois de reçu et de preuve du contrat de transport.
Qui l’édite ?
En général l’expéditeur. Il produit un original et trois exemplaires : un pour chaque partie prenante.
Voici par exemple les éléments qui apparaissent dans le connaissement maritime :
le listing des marchandises ;
leur description, leur nature, leurs dimensions et leur poids ;
le montant du fret, le taux appliqué et le montant total à payer.
Mais aussi :
l’identification des parties prenantes : chargeur, transporteur et destinataire ;
le port de chargement et de déchargement ;
l’identification du navire et du conteneur ;
le moyen de préacheminement ;
le numéro d’identification du connaissement, la date et le lieu d’émission ;
la date de chargement et la signature du transporteur.
Identifiez les autres documents obligatoires
Quel que soit le mode de transport, certains documents sont essentiels et doivent accompagner le chauffeur, capitaine, ou encore pilote tout au long de sa prestation :
les pièces d’identité des effectifs participant au transport et notamment la liste d’équipage ;
les permis, licences, certificats de formation et autres documents prouvant la capacité du pilote/chauffeur/capitaine à exercer ;
les documents prouvant le droit administratif d’exercer, comme la carte de qualification conducteur dans le transport routier par exemple ;
un justificatif de la relation avec l’employeur (par exemple, un contrat de travail) ;
une copie de la licence d’exploitation de l’employeur (armateur, entreprise de transport routier, etc.) : il s’agit de l’autorisation administrative exigée pour exercer une activité de transport ;
le certificat d’immatriculation du véhicule (ou carte grise) ;
un certificat de visite technique valide ou encore le permis de navigation qui identifie si le moyen de transport est apte à réaliser la prestation.
Cette liste est non exhaustive mais vous donne une idée des principaux types de documents à fournir en cas de contrôle.
En résumé
La facture commerciale est le principal document intervenant dans le dédouanement.
La packing list permet de contrôler le chargement dans le détail.
Le connaissement sert à la fois de reçu et de contrat de transport.
Une multitude de documents annexes sont nécessaires à la réalisation d’une prestation de transport.
Waouh, ce chapitre était dense en informations ! Vous connaissez maintenant tout le contexte et les prérequis pour organiser une prestation de transport dans les règles de l’art. Vous voulez faire encore mieux et optimiser le service proposé à votre client ? Alors suivez-moi dans la deuxième partie de ce cours, après avoir testé vos connaissances dans le quiz !
