Notre objectif : repenser régulièrement le travail de son équipe et son organisation afin de garantir la qualité et la continuité de son service.
Définissez votre organisation cible
Travailler sur une nouvelle organisation est une action majeure qui devra être validée en amont par votre hiérarchie pour être impactant.
Vous commencez par étudier votre organisation actuelle, ses points forts et surtout ses axes de progrès pour atteindre vos objectifs.
Deux approches sont envisageables pour élaborer des changements d’organisation :
descendante ou top-down ;
ascendante ou bottom-up.
La méthode top-down
La méthode top-down est la plus rapide, car elle part des objectifs à atteindre. C’est vous qui la définissez, avec le support et la validation de votre hiérarchie, et éventuellement de quelques collaborateurs clés, si vous managez une équipe importante.
La méthode bottom-up
La méthode bottom-up est la plus opérationnelle et la plus participative. Elle vise à associer et à engager tout ou partie de vos collaborateurs dans votre démarche.
C’est une méthode que je privilégie volontiers.
Ses 2 principaux facteurs clés de succès sont :
La transparence : soyez honnête avec votre équipe à propos de la situation actuelle et des défis auxquels vous vous attendez. Cela va aussi les rassurer d’être acteurs du changement !
Le soutien de l’ensemble du management à cette approche participative.
Vous devez également avoir à l’esprit ces points de vigilance :
Tout d’abord, je vous conseille de construire votre vision en vous nourrissant des expériences de chacun. Ensuite, je vous invite à bâtir une coalition puissante avec des relais dans votre équipe : ce sont les membres qui partagent votre vision. Ils seront des alliés précieux pour conduire ce changement.
Enfin, n’oubliez pas d’associer votre n+1 :
Avant de vous lancer, définissez avec lui l’approche que vous allez utiliser en pesant bien les pour et les contre de chaque méthode par rapport au contexte de votre service et de votre entreprise.
Avant de communiquer vos changements, validez bien avec lui votre nouvelle organisation et votre plan de déploiement. Il doit impérativement vous apporter son soutien.
Déployez votre organisation
Pour être efficace, une nouvelle structure organisationnelle doit être souhaitée et acceptée par votre équipe.
Une fois définie, vous allez passer au déploiement de votre cible. Le fait d’avoir associé vos collaborateurs avec la méthode bottom-up est un véritable plus, à condition que chacun comprenne bien pourquoi vous avez privilégié telle piste et non telle autre.
Votre communication sur votre nouvelle organisation doit être claire et simple. Vous êtes au cœur de ce changement et devez le porter avec dynamisme et conviction.
Le plus pertinent, selon moi, est de réunir toute votre équipe et de faire passer vos messages en vous focalisant sur le dialogue et dans l’écoute active.
Dans les faits, si vous prévoyez des changements majeurs dans les missions de certains collaborateurs, prévoyez de les recevoir en tête-à-tête pour leur expliquer vos attentes et tout l’intérêt de ce que vous leur proposez. En parallèle, utilisez les autres canaux de communication interne et les process en place pour informer l’ensemble de l’entreprise de votre changement d’organisation.
Utilisez également d'autres canaux internes de communication et les process en place pour informer toute l'entreprise sur ses changements organisationnels.
Assurez-vous que vous avez le soutien de votre équipe RH pour ces changements et la communication qui en découlera.
Favorisez l’amélioration continue avec la méthode PDCA (ou roue de Deming)
Pour aller encore plus loin au quotidien dans l’amélioration du fonctionnement de votre équipe, je vous recommande un dernier levier de performance : la méthode PDCA.
C’est un moyen mnémotechnique pour repérer avec simplicité les étapes à suivre en vue d’améliorer la qualité d’un produit, d’un service.
La méthode PDCA comporte 4 phases. Chaque étape entraîne l’autre et vise à établir un cercle vertueux.
"Plan" ou "Préparer"
Il s’agit ici de préparer l’organisation que vous voulez mettre en place. C’est dans cette étape que vous définissez les objectifs de ce changement d’organisation. Cette partie reprend le chapitre "Définissez votre organisation cible".
"Do" ou "Développer"
Il s’agit de tester, développer et mettre en œuvre l’organisation et le plan d’action validés. Cette partie reprend le paragraphe précédent, "Déployez votre organisation".
"Check" ou "Contrôler"
Il s’agit pour vous de contrôler et vérifier que votre organisation a bien été déployée et répond à vos attentes en matière d’efficacité. Pour cela, vous pouvez :
suivre régulièrement l’évolution de vos indicateurs de performance afin de vous assurer de leur amélioration ;
demander l’avis de vos collaborateurs sur ce qu’ils pensent de la nouvelle organisation dans les faits, et de son évolution.
"Act" ou "Ajuster"
Il s’agit de procéder à des ajustements ou de réagir à la suite des retours de votre équipe. L’objectif est de continuer à s’améliorer et d’engager un nouveau projet à préparer dès que cela devient nécessaire.
Cinq outils pour mieux organiser le travail de votre équipe
Asana : un outil d’organisation en ligne imaginé pour gérer les travaux en équipe. Sa version gratuite propose des fonctionnalités (interfaces de gestion de tâches, pages pour la création de projets, agenda, insertion de pièces jointes et interactions sur la plateforme) pour un nombre maximal de 15 personnes.
Basecamp : une solution de gestion fiable et très efficace qui effectue automatiquement toutes les tâches liées à l’organisation d’un projet : mise en place du planning et organisation des tâches de façon chronologique jusque dans les moindres détails. Il assure également le suivi et alerte les salariés par e-mail quand une deadline approche.
Gryzzly : une plateforme centrée sur la gestion du temps et qui permet d’automatiser le recueil de données via une intégration dans Slack, en toute simplicité. Vous en retirerez une aide à la décision précise pour piloter vos projets et leur rentabilité au quotidien.
Jira : a été initialement conçu pour les développeurs afin de les aider à mieux organiser leur travail. Cependant, l'architecture générale de l'outil permet de l'adapter à tous les secteurs d'activité. Son principe de fonctionnement se base essentiellement sur la méthode Agile. Les utilisateurs peuvent lister leurs tâches et assurer plus facilement le suivi de leur exécution.
Zoho : une application de gestion de projets complète : tableaux de planification, calendriers, diagrammes de Gantt et automatisation des rapports d’activité. Son principal avantage est qu’il est possible de travailler de manière collaborative directement dans l’outil en échangeant des commentaires sur les documents partagés.
En résumé
Privilégiez la méthode bottom-up, plus participative, pour élaborer vos propositions de changement.
Informez d’abord les collaborateurs les plus directement concernés, puis votre équipe, et enfin l’ensemble de l’entreprise des changements d’organisation.
Utilisez la méthode PDCA (Préparer, Développer, Contrôler, Ajuster) pour tester et mettre en œuvre votre plan.
Après avoir évoqué l’optimisation de votre organisation, plongeons-nous dans l’amélioration de la gestion de vos activités. Comment gagner en performance, efficacité et réactivité sans se laisser déborder par les multiples sollicitations professionnelles que nous avons ?
