Pour gagner en efficacité et prioriser toutes vos actions, intéressons-nous d’abord à la matrice d’Eisenhower.
Notre objectif : gérer vos activités au quotidien de manière efficace pour accompagner le développement de votre entreprise.
Priorisez vos tâches avec la matrice d’Eisenhower
C’est lui qui a notamment déclaré : “I have two kinds of problems : the urgent and the important. Les urgences ne sont pas importantes, et ce qui est vraiment important n'est jamais urgent."
C’est à partir de cette citation qu’aurait été conçue la matrice Eisenhower. Elle est également connue sous le nom de"matrice de gestion du temps". Elle permet de mieux classer ses actions et de gérer son temps selon 2 critères et axes : l’importance et l’urgence.
Ensuite, vous remplissez les cases de la matrice avec les tâches à classer comme suit :
Urgent et important : les tâches à faire en priorité absolue.
Urgent et non important : les tâches à déléguer immédiatement vers les personnes adéquates de son équipe. L’impact de ces tâches reste limité.
Non urgent et important : les tâches à planifier en indiquant une date limite. Ces tâches ont un véritable impact sur vous dans l’entreprise.
Non urgent – non important : les tâches à supprimer ou abandonner, car elles n’entrent pas dans vos objectifs et semblent inutiles. Au mieux, à mettre en attente !
La matrice d’Eisenhower est un outil pour se concentrer sur tout ce qui permet d’améliorer sa productivité. Elle est applicable dans tous les domaines, et elle permet de prendre des décisions rapides une fois que vous avez répertorié les actions à réaliser.
Organisez et suivez vos tâches avec votre "to-do list"
Dans le paragraphe précédent, nous avons vu comment déterminer les actions à réaliser en priorité, les tâches à planifier et les tâches à déléguer.
Elle doit reprendre toutes les tâches que vous devez absolument réaliser le jour même, celles à réaliser dès que possible et celles à faire plus tard (en mentionnant la date limite).
Réussir votre to-do list va vous permettre de…
visualiser l’ensemble de votre charge de travail ;
vous concentrer sur les tâches prioritaires et urgentes ;
traiter toutes les échéances importantes.
Les 3 facteurs clés de succès d’une to-do list
Mettez des verbes d’action dans votre to-do list pour préciser le contenu de la tâche : "Répondre à l’e-mail de validation du budget."
Alternez dans votre to-do list des tâches à faible valeur ajoutée comme de l'administratif, avec des tâches à forte valeur ajoutée, plus intenses et plus motivantes à réaliser.
Soyez réaliste dans votre planification quotidienne afin d’éviter la frustration d’une to-do list à moitié terminée en fin de journée.
Les bons réflexes du manager…
Indiquez dans votre to-do list uniquement des tâches qui nécessitent moins d’une heure. Décomposez au préalable chaque grand projet en actions associées. Cela va aussi contribuer à garder votre motivation.
Bloquez dans votre agenda des plages horaires pour réaliser les actions de votre to-do list et éviter ainsi des réunions imprévues.
Créez une "done list” afin d’avoir un aperçu précis en fin de journée de tout ce que vous avez fait !
Utilisez une matrice de décision
En plus de prioriser et d’organiser votre travail, vous avez certainement besoin d’évaluer différents scénarios afin de prendre une décision. Voici trois outils de prise de décision qui vous aideront, quel que soit le contexte.
Voyons ensemble la matrice de décision.
Notre objectif : décider de la meilleure solution à mettre en œuvre parmi plusieurs propositions.
Vous pouvez vous inspirer de ce modèle pour concevoir une matrice de décision pour le choix d’une prestation commerciale par exemple :
Critères mesurés | Pondération | Solution 1 | Solution 2 | Solution 3 |
Qualité de l’offre | 5. | 9 -> 45 | 8 -> 40 | 7 -> 35 |
Évolutivité | 2 | 7 -> 14 | 8 -> 16 | 5 -> 10 |
Support commercial | 1 | 8 -> 8 | 8 -> 8 | 8 -> 8 |
Service Client | 2 | 8 -> 16 | 9 -> 18 | 9 -> 18 |
Tarifs | 5. | 7 -> 35 | 6 -> 30 | 10 -> 50 |
Total pondéré |
| 118 | 112 | 121 |
La matrice de décision est composée d’une colonne « critères », d’une colonne « pondération » et de x colonnes correspondant aux x « solutions » comparées.
La matrice de décision facilite la prise de décisions complexes lorsque de nombreux éléments clés entrent en ligne de compte.
En complément de cette matrice, et, particulièrement lorsque deux options s’offrent à vous, vous pouvez utiliser un arbre de décision. Cet outil offre la possibilité de visualiser graphiquement les différentes solutions possibles : chaque extrémité de l’arbre, les branches, représente un résultat potentiel.
Enfin, pour les décisions stratégiques, un outil de type Écocycle, issu du mouvement Liberating Structures initié par Keith McCandless et Henri Lipmanowicz est idéal.
Ce système permet de sélectionner, prioriser et planifier les activités.
Son nom est emprunté au cycle de la nature. Les plantes, par exemple, commencent par être des graines (incubation). Lorsque le sol est suffisamment fertile, des pousses sortent de terre ( naissance). Elles deviennent ensuite des plantes qui portent des fruits et/ou répandent de nouvelles graines ( maturité ). Et lorsqu’elles meurent et sont compostées, elles soutiennent la naissance de nouvelles plantes ( destruction créative ).
Il en va de même pour vos activités et idées :
À quel stade de ce cycle sont-elles ?
Se trouvent-elles prises dans le piège de la pauvreté (pas suffisamment de ressources pour les faire avancer) ?
Dans le piège de la rigidité (elles nous coûtent trop de temps et d’énergie et ne créent plus suffisamment de valeur) ?
Visualiser vos diverses activités à travers cette matrice vous permettra de comprendre où l’allocation de ressources sera la plus efficace pour faire avancer vos idées et équilibrer votre portefeuille de projets.
Quelques conseils pour mieux gérer son temps
Savez-vous estimer quelle part de votre temps de travail est consacrée à l’essentiel (à + 80 %) de vos activités ?
Non, et pourtant votre temps est précieux ! C’est en effet la seule ressource que nous partageons tous et qui est limitée.
Rassurez-vous, vous êtes désormais capable de bien gérer votre temps, car vous savez :
fixer des objectifs ;
définir vos priorités à partir de la matrice Einsenhower ;
bien déléguer des missions auprès de votre équipe ;
planifier efficacement vos journées en suivant une to-do list ;
gagner en efficacité dans vos prises de décision.
Les autres bons réflexes du manager
2 autres conseils vous seront également utiles :
Fixez des limites de temps à vos actions et/ou à vos rendez-vous
Limiter la réalisation d’une action dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce que l’on fait. Dans le cas d’un rendez-vous, prévenez au préalable votre interlocuteur du temps dont vous disposez.
Réalisez une tâche et une seule à la fois
Ne vous dispersez pas sur différents sujets, même si c’est tentant de lire ses e-mails pendant une réunion téléphonique avec les autres managers de l’entreprise tout en finalisant la sélection d’un nouveau collaborateur… tout ça pour gagner du temps.
Vous êtes au top dans l’organisation de votre équipe et la gestion de vos priorités, bravo !
En résumé
Déterminez les actions à réaliser en priorité, celles à planifier et celles à déléguer avec la matrice Eisenhower.
Définissez une to-do list pour vous aider à organiser votre journée de travail.
Sélectionnez la meilleure solution à mettre en œuvre avec une matrice décisionnelle.
Évaluez le temps passé sur chacune de vos tâches pour optimiser votre productivité.
Mais ce n’est pas fini, car votre équipe est "vivante" ! Avec des départs, des remplacements, de nouveaux postes qui se créent… Comment allez-vous faire pour trouver l’oiseau rare, le meilleur profil dont votre équipe a besoin ?
