Comprenez l’intérêt de la planification
Lorsque vous êtes responsable d’un projet, vous effectuez ce qu’on appelle du pilotage. Cela signifie que vous vous assurez que tout progresse conformément au calendrier et au budget établis.
Avant de contribuer à la rédaction des différentes spécifications, ou de démarrer un quelconque pilotage, vous devez tout d’abord réaliser un planning pour définir les échéances.
Il s’agit d’une action très importante pour votre activité car le planning servira de boussole pour savoir où vous en êtes dans l’avancement du projet.
Quel est le moment idéal pour effectuer la planification du projet ?
Il est préférable de définir votre planning dès la réception et l’étude du cahier des charges.
Grâce aux informations contenues dans le cahier des charges, comme la deadline finale et le montant du budget prévu, vous aurez des informations clés pour démarrer votre planification.
Faites l’inventaire des tâches
Créer un planning consiste principalement à lister et organiser toutes les tâches qui vont constituer votre projet.
Pour créer l'inventaire de ces tâches, je vous suggère de suivre trois étapes.
Démarrez en entonnoir.
Pour commencer, essayez d’identifier les grandes étapes du projet. Reprenez, par exemple, les 9 phases de notre cycle en V et ajoutez des tâches à chacune de ces phases.Définissez les sous-tâches des phases.
Pour chacune des phases du cycle en V, vous pouvez solliciter l’équipe technique afin de définir toutes ses activités associées aux phases. Dès que vous avez l’ensemble des sous-tâches, estimez la durée de chacune d’entre elles.Définissez les échéances.
Pour définir les échéances, sollicitez l’aide de vos collègues responsables techniques pour qu'ils vous donnent leurs estimations sur la durée des tâches liées au développement. Vous aurez ainsi une vision réaliste dans vos estimations.
Maintenant, vous pouvez définir une date de démarrage et de fin pour chaque tâche. En agissant ainsi, vous obtiendrez une vue globale sur le nombre total de jours nécessaires aux travaux.
Établissez un budget clair
Après la définition du planning, vous pouvez maintenant estimer le coût des travaux du projet.
Pour définir le coût des travaux, nous utiliserons le TJM, ce qui signifie "taux journalier moyen". Autrement dit, il s’agit du montant que coûte une personne réalisant une journée de travail avec d’autres frais inclus.
En premier lieu, vous devez distinguer 4 types de coûts :
coûts humains ;
coûts matériels ;
effort de pilotage ;
marge d’imprévus.
Commençons par les coûts humains.
Grâce aux informations renseignées dans votre planning, vous connaissez la durée estimée pour chaque tâche du projet.
Si vous multipliez la durée d’une tâche par le TJM des personnes qui sont chargées de l’effectuer, vous obtiendrez le coût de la tâche.
Répétez cette action pour toutes les tâches du projet et vous aurez le montant total pour les tâches effectuées.
Voici quelques exemples de coûts humains :
salaire des personnes travaillant sur le projet ;
formation des employés ;
frais pour embaucher de nouvelles personnes ;
paiement à des experts venant de l’extérieur.
Pour les coûts matériels :
Votre budget doit aussi contenir les coûts des équipements et logiciels. Pour déterminer leur prix, vous pouvez solliciter l’équipe technique.
Voici quelques exemples de coûts matériels :
prix des ordinateurs et des programmes ;
entretien et mises à jour ;
frais pour les serveurs et le réseau ;
achat de fournitures comme le papier, etc.
Pour l’effort de pilotage :
Lorsque vous gérez un projet, vous êtes amené à diriger, communiquer, analyser et rédiger des rapports tout au long du projet. Il est donc difficile de quantifier ces tâches ou de leur donner une échéance précise. Pour résoudre ce problème, vous ajouterez une marge sur le coût total du projet. On appelle cette fameuse marge “l’effort de pilotage”. C’est une manière de calculer le coût de votre travail en tant que gestionnaire tout au long du projet.
Voici quelques exemples de coûts liés à l’effort de pilotage :
diriger et surveiller le projet ;
parler aux personnes concernées ;
vérifier régulièrement comment avance le projet ;
écrire des rapports et des notes sur le projet.
Pour la marge d’imprévus :
ll y a toujours des imprévus dans un projet ! C’est quasiment inévitable ! Pour faire face à ces situations non anticipées, vous devez ajouter une marge de 10 % supplémentaire au coût total du budget.
Voici quelques exemples de coûts liés aux imprévus :
argent mis de côté pour les aléas ;
coûts en cas de changements ;
si les prix des ressources augmentent ;
pour les évènements non prévus.
Identifiez les dépendances dans votre planification de tâches
Intéressons-nous maintenant aux dépendances.
Attendez… c’est quoi une dépendance ?
Très bonne question !
Lorsque vous définissez les tâches de votre projet, vous réalisez que certaines d’entre elles ne pourront pas s’effectuer tant que d’autres n’auront pas été achevées au préalable. C’est le principe de la dépendance.
Vous devez détecter les tâches qui sont liées les unes aux autres afin de les agencer dans le bon ordre.
Par exemple, créer les diagrammes d’utilisation avant de faire des maquettes graphiques ou privilégier le fait de créer une fonctionnalité “compte utilisateur” avant de démarrer celle qui permet de faire des “publications”.
Parfois, certains cas de dépendance seront plus difficiles à anticiper. Pour vous en sortir, vous devriez solliciter votre équipe qui vous aidera à identifier des cas de dépendances. Si vous créez par exemple une carte de dépendances, ce type de schéma pourra vous aider à visualiser les liens entre les tâches ou fonctionnalités. Avec une telle visibilité, vous pourrez plus facilement prioriser vos actions.
Pourquoi s’intéresser autant aux dépendances ?
La gestion des dépendances est très importante afin d’éviter qu’une tâche bloquée impacte les autres de la chaîne. Imaginez une voiture qui tombe en panne sur le périphérique en heure de pointe. Il y a fort à parier que ce véhicule provoque d’interminables embouteillages.
Eh bien c'est la même chose pour vos projets. Vous allez prendre du retard, perdre de l'argent, et vous allez accumuler de la frustration !
Pour éviter cela, vous devez repérer ce qu’on appelle les chemins critiques.
Imaginez que vous construisez une maison :
Vous avez d'abord besoin de poser les fondations.
Une fois que les fondations sont prêtes, vous pouvez construire les murs.
Avec les murs en place, vous pouvez ensuite mettre le toit.
Enfin, vous pouvez peindre la maison.
Dans ce scénario, le chemin critique serait :
fondations → murs → toit → peinture.
Dans le contexte du développement informatique, vous pouvez appliquer le même principe pour vos tâches ou bien les fonctionnalités du logiciel en développement. Cela pourrait ressembler à cela :
Créer une base de données.
Développer l'interface utilisateur qui se connecte à cette base de données.
Intégrer un système de paiement.
Dans ce contexte, le chemin critique serait :
base de données → interface utilisateur → système de paiement.
Si la création de la base de données est retardée, tout le reste le sera aussi car l’interface de connexion a besoin de la base de données pour récupérer les informations clients, et le système de paiement nécessite un profil d’utilisateur pour faire un paiement. On a donc un chemin critique.
Si j’ai des tâches qui n’ont pas de dépendances, que dois-je faire ?
Si vos tâches sont complètement indépendantes, vous pouvez les planifier de telle sorte à les réaliser simultanément. Ce principe s’appelle la parallélisation.
Par exemple, une équipe est en train de développer des fonctions pendant qu’une autre est en train de réaliser l’intégration graphique. L’idée serait donc de planifier ces 2 tâches qui démarrent à la même période.
Ainsi, grâce à la parallélisation et à la gestion des dépendances, vous pourrez optimiser la période d’activité de vos équipes sur les différentes phases.
À vous de jouer
Contexte
En tant que chef de projet pour Air Galaxy, vous êtes chargé de planifier et d'organiser toutes les tâches requises pour que l'application à venir soit à la hauteur des attentes.
Dans ce contexte, le diagramme de Gantt est un outil incontournable pour visualiser le déroulement du projet et gérer efficacement les différentes tâches. Il vous permet de comprendre les liens de dépendance entre les tâches et d'assurer que le projet progresse comme prévu.
Consignes
Créez le diagramme de Gantt.
À partir de la liste des tâches fournies, de leur durée et de leurs dépendances, vous allez structurer votre diagramme de Gantt dans Notion. Votre objectif est de mettre en place une représentation visuelle claire de toutes les tâches et de leurs interdépendances.
Résultats attendus.
À la fin de cet exercice, vous devrez avoir un diagramme de Gantt complet dans Notion pour le projet de création de l'application de test de fusées d'AirGalaxy. Toutes les tâches doivent être organisées dans le bon ordre et les dépendances clairement indiquées.
En résumé
La planification commence dès la définition des besoins avec une marge pour les imprévus.
La définition des tâches est faite de manière collaborative et ordonnée.
Le budget est établi en prenant en compte tous les risques et ressources.
L'identification des dépendances entre tâches est importante pour éviter les blocages.
Les tâches indépendantes sont planifiées simultanément (parallélisées) pour optimiser le temps et les ressources.
Maintenant que nous avons établi la planification et le budget, il est essentiel d'aborder dans le prochain chapitre la détermination du plan de prévention et d'analyse des risques, un élément clé pour assurer le bon déroulement de notre projet.
