Découvrez le plan de gestion de projet
Saviez-vous qu’il existe un document spécialement dédié aux explications sur l’organisation d’un projet ? Celui-ci se nomme le plan de gestion de projet. Il parle des conditions d’organisation qui vous permettent de faire le suivi et le pilotage du projet. Il va aussi décrire les procédures que vous mettrez en place pour faciliter la collaboration entre les membres impliqués sur le projet.
Pourquoi ce document est important ?
Imaginez que vous soyez un client qui investit du temps et de l'argent dans un projet. Vous souhaiteriez avoir des informations précises sur la manière dont le projet sera géré ! Et c'est là que le plan de gestion de projet entre en jeu. Il donne à votre client un aperçu de la manière dont le projet sera organisé, planifié et suivi.
Avec un plan de gestion de projet bien défini, chacun sait ce qu'il doit faire, quand et comment, et cela permettra d’éviter des malentendus et des confusions.
Vous y trouverez :
les objectifs à atteindre ;
les différentes étapes, comme les phases du projet ;
des informations sur le rôle des personnes impliquées dans la collaboration.
Ajoutez-y :
le budget ;
la planification ;
votre stratégie de gestion (évolutions, risques, procédures…),
et vous obtiendrez une synthèse regroupant toutes les informations concernant l’organisation du projet.
Le plan de gestion de projet est un outil qui vous permet d'anticiper et de vous préparer aux éventuelles difficultés. Il vous aide à identifier ce qui doit être fait pour que le projet soit un succès.
Ce document clé vous permet ainsi de répondre à plusieurs questions fondamentales :
Quel est l'objectif final que vous cherchez à atteindre ?
Quel est le budget dont vous disposez ?
Comment comptez-vous accomplir ce projet ?
Quand prévoyez-vous de le terminer ?
Que faites-vous si un changement doit être apporté ?
Comment comptez-vous suivre l'évolution du projet ?
Que faites-vous si l'un des membres de votre équipe est absent ?
Ce sont autant de questions auxquelles vous devez être en mesure de répondre pour assurer une gestion de projet efficace.
À quel moment du cycle en V dois-je rédiger un plan de projet ?
La création du plan de gestion de projet démarre dès la phase des besoins (phase n°1). Ce document fait partie des premiers livrables à produire, et propose une organisation basée sur les exigences énoncées dans le cahier des charges. En tant que chef de projet, vous en serez le principal rédacteur.
Rédigez l’introduction
À l’introduction, il est toujours important de rappeler le contexte du projet.
Lorsque les premiers fondements sont posés, vous parlerez des objectifs.
L’introduction de votre plan de gestion de projet doit les présenter de façon SMART. C’est-à-dire des objectifs qui sont :
Spécifiques : Objectifs précis et clairs.
Mesurables : Critères quantifiables.
Atteignables : Réalisables avec les ressources disponibles.
Réalistes : Pertinents et réalisables dans le contexte spécifique.
Temporels : Date d'achèvement clairement définie.
Voici un exemple.
Objectif SMART :
"Finaliser la conception et le développement de l'application AirGalaxy pour tester des fusées d'ici le 31 décembre 2023, en respectant toutes les étapes du cycle en V, avec moins de 2 % d'erreurs critiques identifiées lors des phases de validation, et en obtenant un taux de satisfaction utilisateur d'au moins 90 % lors des premiers tests."
Explication de l'objectif SMART :
Spécifique : L'objectif se concentre sur la conception et le développement d'une application pour tester des fusées dans le cadre du projet AirGalaxy.
Mesurable : L'objectif est mesurable en termes de respect des étapes du cycle en V, de pourcentage d'erreurs critiques et de taux de satisfaction utilisateur.
Atteignable : Bien que ambitieux, l'objectif est réalisable avec une planification et une gestion de projet appropriées.
Réalisable : L'objectif est directement lié à la mission principale du projet AirGalaxy.
Temporellement défini : L'objectif a une date limite claire, le 31 décembre 2023.
Cet objectif SMART fournit une direction claire et des critères mesurables pour évaluer le succès du projet AirGalaxy.
En dernier lieu, il vous sera également utile de décrire dans l’introduction les parties prenantes du projet. Vous devez indiquer toutes les personnes, hiérarchies, organisation d’équipe qui jouent un rôle dans la collaboration. La mise en place d’un tableau RACI permettra de représenter cela.
Intégrez la planification
Après avoir défini le contexte du projet en introduction, vous allez indiquer les différentes tâches à exécuter. Il s’agit de l’étape de planification qui permettra de préciser les actions et livrables attendus pour chaque phase du cycle en V.
Organisez les rôles et responsabilités
En tant que directeur de projet, vous allez déterminer les rôles et responsabilités de chaque collaborateur, de telle sorte qu'aucune tâche ne soit négligée.
Pour cela, vous pouvez poser les questions suivantes :
Qui sont les personnes les plus adaptées pour effectuer chaque tâche ?
Qui a les compétences requises ?
Ont-elles la disponibilité nécessaire pour assumer la charge de travail ?
Ainsi, vous vous assurez de répartir le travail de manière optimale.
Comment faire si une personne n'a pas les compétences requises pour une tâche essentielle du projet ?
Dans un tel contexte, vous devrez anticiper et mettre en place des solutions comme la formation pour les collaborateurs, ou sinon redistribuer les tâches vers les personnes appropriées.
Cela paraît évident me direz-vous, mais cela se produit plus souvent que vous ne le croyez.
Même si un projet contient des besoins et enjeux urgents, les conséquences sur le moral des équipes peuvent être importantes s’ils ne se sentent pas écoutés ou à la hauteur de la mission.
Pour toutes ces raisons, soyez en tant que chef de projet une personne à l’écoute de vos collaborateurs et prête à bâtir une organisation qui dure dans le temps. Votre rôle est central pour garantir la qualité de la communication en interne et en externe.
Vous pouvez définir à l'avance les canaux de communication à utiliser selon l’activité ou le degré d’urgence.
Urgence | Canal privilégié |
info dans les 48 h | |
info dans la journée | Slack, Teams |
info dans l’heure | téléphone |
info hebdomadaire | réunion ou visioconférence |
info sans urgence spécifique | courrier ou newsletter |
Ce tableau donne une idée des canaux les plus appropriés en fonction de l'urgence de l'information à transmettre. Bien sûr, cela peut varier en fonction des préférences et des habitudes de communication de chaque organisation.
En plus des moyens de communication, il vous faudra également définir ce qu’on appelle le processus de prise de décision.
Par exemple :
Qui prend les décisions au sein de votre équipe ?
Quel est le processus à suivre pour faire une proposition ?
Comment remettre en question une décision ?
Une question se pose : Que faire si une décision doit être prise rapidement en cas de problème ?
En ayant un processus de prise de décision clair et efficace, vous éviterez les conflits et les retards qui peuvent nuire à votre projet.
Établissez une méthode de suivi et de contrôle
Après avoir planifié chaque détail de votre projet selon le cycle en V, vous devez vous demander : "Comment puis-je m'assurer que le projet reste sur la bonne voie ?". Et c’est une bonne interrogation. Un bon suivi et un contrôle rigoureux sont essentiels pour le succès de votre projet. Penchons-nous sur chacun de ces points pour mieux les comprendre.
Au cœur du suivi, il y a la question fondamentale : "Où en sommes-nous dans le projet ?".
Vous devez vous assurer que vous pouvez répondre à cette question à tout moment.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser différentes méthodes :
Tableaux de bord de projet : Ces outils visuels vous permettent de voir rapidement l'état du projet. Ils comprennent généralement des indicateurs de performance clés (KPI) comme le coût, le temps et la qualité.
Réunions d'équipe régulières : Elles vous permettent de vérifier l'avancement des tâches avec vos collègues et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent incontrôlables.
Revues de projet : Elles sont plus formelles et ont généralement lieu à des moments clés du projet. C'est l'occasion de faire le point sur l'avancement et de discuter des prochaines étapes.
Ai-je le droit de modifier quelque chose une fois que le projet est en cours ?
Il est possible d’effectuer des modifications, mais n'oubliez pas que chacune d’elles peut avoir un impact sur le coût, le temps ou la qualité du projet. Il est donc important de gérer ces modifications de manière structurée :
Demandes de modification : Si une modification est nécessaire, elle doit être soumise formellement. Cette demande devra inclure les raisons de la modification et son impact potentiel.
Évaluation des modifications : Vous devez évaluer l'impact de la modification sur le projet. Cela pourra signifier réévaluer le coût, le temps ou les ressources nécessaires.
Mise en œuvre des modifications : Si la modification est approuvée par les parties prenantes du projet, vous devez ensuite l'intégrer au plan de gestion de projet et veiller à ce que tout le monde soit informé.
Finalement, comment puis-je dire si mon projet a été un succès ?
Pour cela, vous devez évaluer les résultats du projet. Cela peut impliquer :
Évaluation des objectifs : Comparez les résultats réels avec les objectifs initiaux. Avez-vous atteint les objectifs fixés au départ ?
Retours d'information des parties prenantes : Demandez aux parties prenantes leur avis sur le projet. Ont-elles été satisfaites ?
Leçons apprises : C'est également l'occasion de réfléchir à ce qui a bien fonctionné et à ce qui pourrait être amélioré pour les futurs projets.
À vous de jouer
Contexte
Le plan de gestion de projet, déjà existant, possède des bases solides mais nécessite des compléments d'information pour couvrir tous les aspects du projet. C'est ici qu'intervient votre expertise.
Consignes
Votre tâche principale est d'enrichir ce document en y intégrant les éléments ci-dessous que vous avez créés lors des précédents exercices :
Le RACI : Précisez qui est responsable, qui a l'autorité de décision, qui doit être consulté et qui doit être informé pour chaque tâche du projet.
La planification : Créez un calendrier détaillé pour chaque activité du projet, en tenant compte des dépendances entre les tâches.
Le plan de gestion des risques : Identifiez les risques potentiels liés au projet et préparez un plan de prévention avec les mesures préventives et correctives à mettre en place.
Une fois que vous avez complété le plan de gestion de projet, exportez-le au format PDF et déposez-le sur la plateforme Notion.
En résumé
Le plan de gestion de projet est un document clé pour l'organisation et le suivi du projet.
La création de ce plan commence dès la phase des besoins (phase n°1) en se basant sur les exigences du cahier des charges.
Le plan de gestion de projet aborde la gestion de la communication, des ressources et des risques.
Le plan de gestion de projet décrit la méthode de suivi et de contrôle du projet, incluant la gestion des modifications et l'évaluation des résultats.
Maintenant que les objectifs et la structure sont définis, passons à une étape clé : l'établissement d'une méthode de suivi et de contrôle efficace.
