Découvrez l'utilité du tableau de bord de pilotage
Lorsque vous dirigez un projet, vous avez besoin d’indicateurs qui vous aident à connaître l’état de santé général de votre organisation. Afin d’effectuer un suivi efficace, vous aurez besoin d’un tableau de bord de pilotage.
Un tableau de bord de pilotage est une interface visuelle qui regroupe toutes les informations nécessaires sur l’état d’avancement d’un projet.
Il s'agit d'un ensemble d'indicateurs clés de performance (KPI) qui vous aident à :
mesurer l'avancement du projet ;
prendre des décisions ;
ajuster les actions ;
évaluer les écarts entre les objectifs et les résultats réels.
En somme, il vous donne une vue d'ensemble de l'état de votre projet en un coup d'œil.
Est-ce vraiment utile pour moi en tant que chef de projet dans le cadre du cycle en V ?
Supposons qu’une tâche prenne plus de temps que prévu ou que les coûts du projet commencent à dépasser le budget initialement prévu. Avec un tableau de bord vous indiquant ces informations, vous gagnerez en réactivité. Premièrement vous détecterez les problèmes avec les indicateurs vous envoyant des signaux anormaux, et deuxièmement vous pourrez prendre les bonnes décisions afin de garder le cap.
Le tableau de bord de pilotage est destiné à tous les décideurs du projet. Car plusieurs acteurs peuvent être impliqués dans les décisions à prendre. Afin d’être efficace dans ses choix, il est utile que chacun dispose du même niveau d’information.
Qui est chargé de gérer le tableau de bord ?
En tant que pilote du projet, vous pouvez prendre le lead sur la mise en place du tableau de bord. Dans certains cas où le projet est complexe et implique un traitement de données massives, il peut être nécessaire de solliciter des spécialistes en manipulation et visualisation de données pour vous aider. Il s’agit d’experts qui excellent dans l’art de construire des tableaux de bord pour l’aide à la décision.
Définissez les objectifs
Que dois-je faire pour mettre en place un tableau de bord ?
Avant de démarrer la mise en place d’un tableau de bord, il est essentiel de vous poser les bonnes questions :
Quel est l'objectif principal de ce tableau de bord ?
Quelles données sont nécessaires pour alimenter le tableau de bord ?
À quelle fréquence le tableau de bord sera-t-il mis à jour ?
Comment le tableau de bord sera-t-il présenté pour une lecture facile et intuitive ?
Quelle décision ce tableau de bord aidera-t-il à prendre ?
L’étape de réflexion avant la mise en place de l’interface est déterminante pour construire des outils de pilotage efficaces. Sinon, vous courrez le risque de négliger des informations stratégiques au profit de données secondaires. Le tout n’est pas d’avoir un tableau de bord avec une masse de données mais de filtrer les informations pertinentes.
Définissez les KPI
Lorsque vous avez clarifié les objectifs de votre tableau de bord, vous pouvez définir les indicateurs clés de performance pour assurer un suivi efficace et une réalisation réussie du projet.
Quels sont les KPI incontournables à observer dans un projet de cycle en V ?
Planification et suivi.
Pour commencer, vous devez avoir une vision claire de l’avancement de votre projet. Pour cela, vous pourrez surveiller le taux d’avancement des différentes étapes, le respect des échéances et la durée des retards.
Ces indicateurs vous donneront une idée précise de la progression du projet par rapport au plan initial.
Qualité.
Au cours du projet, vous devrez aussi être vigilant sur le taux de défauts détectés pendant les tests, le taux de défauts corrigés et le nombre de cycles de retest nécessaires. Ces KPI vous aideront à garantir la qualité des livrables.
Ressources et budget.
Une gestion efficace des ressources et du budget nécessite un bon suivi. Vous pourrez par exemple suivre la consommation budgétaire, l'efficacité des ressources et leur taux d'utilisation. Ces indicateurs vous permettront d'optimiser l'allocation des ressources et de veiller au respect du budget.
Communication et collaboration.
Parmi vos KPI, la communication est aussi une clef importante. Assurez-vous de suivre le nombre de réunions suivies, le taux de participation à ces réunions et le nombre d'outils de collaboration utilisés. Ces KPI vous aideront à maintenir une communication fluide au sein de l'équipe.
Risques et problèmes.
Quand vous observerez les risques, vous devrez être attentif au nombre de risques identifiés durant l’analyse ou au cours du projet, au taux de risques moyens et élevés, ainsi qu’au nombre de problèmes non résolus. Ces indicateurs vous permettront de prendre des mesures qui vous aideront à éviter les éventuels obstacles.
Satisfaction client.
Enfin, n'oubliez pas que le client est au centre de votre projet. Surveillez le taux de satisfaction client, le nombre de changements demandés par le client et le taux d'acceptation des livrables. Ces KPI vous donneront des indications précieuses sur la perception que le client a du projet.
Collectez les données
Lorsque vous élaborez les KPI pour un projet, il est essentiel de collecter les données adéquates pour concevoir un tableau de bord pertinent.
Toutefois, la question se pose souvent : comment collecter efficacement ces données ? De plus, bien que certains outils proposent des configurations par défaut, celles-ci ne correspondent pas toujours à vos besoins spécifiques. Il est donc courant de devoir construire votre tableau de bord de manière personnalisée.
Découvrons ensemble les étapes qui vous guideront dans la collecte et l'utilisation de vos données pour un tableau de bord sur mesure.
Identifiez les sources de données.
Avant de vous lancer dans la collecte de données, vous devrez déterminer précisément où se situent les informations dont vous avez besoin. Comme le fait de trouver le taux de défauts ou de bugs.
Ces données sont-elles intégrées à l'outil que vous utilisez pour votre tableau de bord ? Ou se trouvent-elles dans une source externe, telle qu'une base de données ? Cette identification est nécessaire car elle déterminera la méthode de récupération des données.
De plus, n'oubliez pas de valider la fiabilité et la régularité de mise à jour de ces informations afin de conserver la fiabilité de votre tableau de bord.
Installez les outils de collecte de données.
Pour rassembler des données en temps réel ou à des fréquences précises, privilégiez l’utilisation d’outils spécifiques à la gestion de projet, tels que MS Project, JIRA, Monday ou d'autres logiciels spécialisés.
Ces outils permettent de récolter une grande majorité de données automatiquement pour faciliter votre création de tableau de bord.
Toutefois, lorsque les données ne peuvent être obtenues automatiquement, pensez à consulter les rapports de progression, les comptes-rendus de réunions, ou à réaliser des entretiens avec les membres de l'équipe pour recueillir des informations utiles.
Analysez et visualisez les données
Vous avez maintenant construit votre tableau de bord et il affiche des résultats chiffrés. Vous vous demandez comment exploiter ces informations ?
La première étape est d’analyser régulièrement le tableau pour comprendre les écarts entre les résultats attendus et réels.
Ces causes ne seront pas toujours évidentes à déceler uniquement à travers les chiffres et graphiques. Il vous faudra parfois creuser un peu plus pour comprendre le fond du problème. Par exemple vous pourrez émettre des hypothèses avec plusieurs actions correctives à valider ou invalider.
Comment dois-je faire pour interpréter efficacement les données fournies par mon tableau de bord ?
Pour réussir votre interprétation, vous devrez vous poser les bonnes questions :
Les objectifs sont-ils atteints ?
Les écarts constatés nécessitent-ils une intervention ?
Quelles sont la ou les causes potentielles de l’écart ?
Peut-on conserver l’objectif ?
Faut-il mettre en place des actions complémentaires ?
Faut-il mener des investigations complémentaires ?
À vous de jouer
Contexte
En tant que chef de projet, vous avez la responsabilité de la coordination et du suivi des KPI (Key Performance Indicators) du projet, données essentielles pour évaluer la performance et le progrès de votre équipe. Vous utilisez Notion pour assurer le suivi et la gestion du projet.
Consignes
Votre mission est d'examiner chaque KPI signalé par un résultat insatisfaisant dans le tableau. Pour ces KPI, assurez-vous de définir les actions à accomplir dans les colonnes "Action 1" et "Action 2", afin d'adresser et d'améliorer leurs performances.
Veillez à ce que vos actions soient réalistes, pragmatiques et capables d'améliorer efficacement les KPI. N'oubliez pas, vous êtes le chef de projet, et la réussite du projet dépend en grande partie de la manière dont vous répondez aux défis.
En résumé
Le tableau de bord de pilotage est un outil visuel qui regroupe les indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer l'avancement d'un projet, faciliter la prise de décision, ajuster les actions et évaluer les écarts entre les objectifs et les résultats réels.
Le tableau est destiné à tous les décideurs du projet pour garantir une prise de décision uniforme. Bien que le chef de projet puisse en être le principal responsable, des spécialistes en visualisation de données peuvent être sollicités pour sa mise en place.
Avant de créer le tableau, il faut définir les objectifs et les KPI pertinents, tels que le taux d'avancement, la qualité des livrables, la gestion du budget, la communication, la gestion des risques et la satisfaction client.
Il est essentiel d'identifier les sources de données, d'utiliser des outils appropriés pour la collecte, puis d'analyser régulièrement le tableau pour comprendre et agir sur les écarts observés.
Une fois les outils de pilotage en place, préparez-vous à explorer en profondeur les spécifications de l'application, en créant des diagrammes et en définissant la stratégie des tests. Mais avant cela, je vous invite à tester vos connaissances dans le quiz clôturant cette partie du cours !
