Gérez un projet avec la méthodologie cycle en V

Pilotez le projet

Tout au long du projet, vous devrez piloter les activités afin d’atteindre les objectifs définis.

Grâce à vos outils de pilotage mis en place, vous pourrez :

• Vérifier si les tâches de développement avancent à bon rythme.

• Observer si les ressources humaines et financières sont bien employées.

• Organiser les réunions pour informer ou travailler sur un sujet.

• Gérer les imprévus et aléas qui pourraient ralentir le projet.

• Veiller à la qualité de ce qui est produit dans le périmètre qui vous est affecté.

• Analyser et prendre les bonnes décisions pour assurer le succès du projet.

Afin de garder le cap, référez-vous aux priorités qui étaient fixées au départ et posez-vous les questions suivantes :

• Est-ce qu’on respecte les délais ?

• Est-ce que les objectifs et sous-objectifs sont en voie d’être atteints ?

• Allons-nous dépasser le budget ou rester dans les clous ?

• Est-ce qu’il y a des dangers à l’horizon ? 

• Sommes-nous en train de travailler sur les bonnes priorités ? 

• Comment rendre des comptes sur l’état d’avancement du projet ?

• Comment se porte l’état des équipes ? Sont-elles dans de bonnes conditions et dispositions ?

Pour assurer un pilotage efficace, vous devez :

• Communiquer : les rapports, meetings et documents vous permettront de partager votre avancement sur le projet.

• Décider et orienter : établir une stratégie, des process efficaces et une bonne priorisation vous aidera à faire les bons choix.

• Analyser : comprendre les besoins, votre environnement et les résultats de vos équipes vous permet de définir des solutions adéquates.

• Maîtriser et anticiper :  gérer vos ressources financières et temporelles en anticipant les risques vous permettra de résister aux impacts des imprévus.

Bien que votre mission consiste à être performant sur un projet, n’oubliez jamais la dimension humaine de votre travail. Il faut éviter les comportements vous assimilant à un bourreau lorsque vous managez. En restant réceptif aux événements qui se déroulent autour de vous, vous pourrez vous adapter aux autres.

Faites preuve de leadership

Pour piloter un projet de manière efficace, vous devrez montrer le bon exemple aux équipes. C’est cela, faire preuve de leadership.

Vous allez devoir l’exprimer au service du projet et de vos équipes et c’est souvent le dilemme que vous allez devoir résoudre. Trouver l’équilibre entre les performances et les relations.

Tout d’abord, comprenez ce que n’est pas le leadership :

• Il ne s’agit pas d’être un super-héros infaillible ou de jouer le rôle d’une personnalité que vous n’êtes pas.

• Il ne s’agit pas non plus de faire preuve d’autoritarisme ou de parler avec la voix la plus forte pour se faire remarquer.

• Le leadership n’est pas le fait de surcontrôler et vouloir le dernier mot à tout prix.

• Enfin, le leadership n’est pas d’avoir la science infuse sur tous les sujets.

Un bon leadership, c’est montrer la direction aux autres :

• En partageant l’objectif visé et la progression en cours, vous pourrez donner de la visibilité à tout le monde sur la destination à atteindre.

Un bon leadership, c’est de savoir encourager vos collaborateurs :

• Ce n’est pas faire preuve de faiblesse que de complimenter. En valorisant sincèrement leur travail, vous les motiverez à rester engagés dans leur mission.

Parfois, il y aura juste besoin de montrer comment faire les choses en donnant le bon exemple :

• Vous pouvez simplement inspirer les autres en faisant correctement votre travail.

Sur le chemin, certaines personnes peineront à avancer dans leur mission.

Essayez de les aider quand cela est possible :

• Vous ne pourrez pas toujours résoudre leurs problèmes. Mais apporter votre soutien contribuera à créer un climat d’entraide et de confiance au sein d’une équipe. 

Enfin, vous devrez parfois prendre des décisions :

• Pour l'équipe ou avec l’équipe, même si elles sont difficiles.

Tout ne sera pas parfait, mais faites de votre mieux en persévérant. Le leadership est une aventure qu’on expérimente sur le terrain. Il nous fait progresser dans notre façon de manager quand on a un état d’esprit ouvert.

Prenez des décisions éclairées

Vous êtes un chef de projet en poste et vous réalisez que les circonstances du terrain sont moins favorables à votre planification que prévu. Malgré vos grandes qualités d’anticipation, vous faites face à des situations qui nécessitent des prises de décision que vous n’aviez pas imaginées. Vous souhaitez faire le bon choix.

Voici les pistes qui pourraient vous guider à travers vos choix :

• Analyse et tri des informations.
  Dans un monde où les données affluent de toutes parts, l'art de filtrer l'essentiel du superflu devient vital. Identifiez les informations qui sont vraiment pertinentes pour votre situation.

  Exemple : J’utilise souvent un outil de visualisation pour trier les données techniques et fonctionnelles d'un projet, j’aime bien aussi créer des filtres pour mes e-mails afin de prioriser le plus important.

• Évaluation des options.

  Parfois, il vous faut faire des choix en comparant les options. Pour cela, vous pourriez évaluer les avantages, les inconvénients et l’alignement avec les objectifs du projet.

  Exemple : Je crée un tableau comparatif des solutions technologiques, mettant en avant coûts, délais et performances, pour choisir la plus adaptée aux besoins du client.

• Consultation des parties prenantes.
  Si vous êtes dans une impasse, tournez-vous vers les membres de votre équipe, d'autres parties prenantes. Leur regard sur la situation peut souvent éclairer des aspects du problème que vous n'aviez pas envisagés.
  Exemple : Vous pourriez organiser une réunion avec le client, l'équipe technique et les utilisateurs finaux pour clarifier certaines préoccupations et attentes.

• Recours à l'intuition et l'expérience.

  Votre intuition, forgée par des années d'expérience, peut être un guide précieux. Faites confiance à votre instinct. Mais assurez-vous que cette confiance est équilibrée par une réflexion et une analyse basée sur des faits.

  Exemple : Un collègue se fiant à son expérience a beaucoup insisté pour faire des tests supplémentaires sur une solution, révélant finalement des failles importantes.

• Révision et adaptation.

  Comme le terrain de projet peut être changeant, une décision efficace aujourd'hui peut nécessiter une révision demain. Soyez prêt à vous adapter et à changer de cap si nécessaire.

  Exemple : J'ai dû repenser la stratégie d’un projet après avoir reçu des retours d'utilisateurs lors d'une phase de test, ce qui m'a amené à ajuster plusieurs de nos objectifs initiaux.

• Gestion du stress et du bien-être personnel.

  Pour finir, n'oubliez pas que la prise de décision peut être quelque chose de stressant. Prenez soin de vous. Soignez votre bien-être mental et émotionnel afin de conserver une clarté et une efficacité optimales dans vos choix.

  Exemple : Quand je devais trancher sur un sujet complexe, je ressentais une pression énorme. J'ai appris à m'accorder des moments de pause, faire du sport ou partir en vacances pour prendre de la hauteur.

Gérez les risques et problèmes

Durant le projet, il est tout à fait normal de rencontrer des problèmes. C’est d’ailleurs dans ce type de situation que vous aurez l’occasion de gagner en assurance en apportant des solutions.

Pour faire face aux problèmes, vous devrez apprendre à les identifier et savoir comment les traiter efficacement.

Pour aborder la résolution de problème de façon stratégique, vous pouvez utiliser un tableau permettant de renseigner les risques. Identifiez leur domaine et proposez des solutions spécifiques, comme l’exemple ci-dessous :

Avec un tableau présentant le domaine, le risque et la solution, vous pourrez prendre du recul par rapport aux défis que vous rencontrez sur un projet, et trouver des solutions qui se transformeront en plan d’action.

À vous de jouer

Contexte

Vous êtes chef de projet chez AirGalaxy et rencontrez quatre problèmes dans votre projet : codage, objectifs flous, tests insuffisants, équipe démotivée.

Consignes

1. Identifier la catégorie des problèmes : Affectez la bonne étiquette de catégorie aux problèmes identifiés.

2. Proposer des actions correctives : Proposez deux actions correctives pour chaque problème en vous appuyant sur le tableau des solutions - problèmes.

À la fin, vous aurez des solutions spécifiques pour chaque problème, contribuant à la réussite de votre projet.

En résumé

• Les outils de pilotage permettent de suivre l'avancement des tâches, d'optimiser l'utilisation des ressources, d'organiser des réunions, de gérer les imprévus et de garantir la qualité des livrables.

• Pour un leadership efficace, il ne s'agit pas d'être infaillible, mais de montrer la direction, d'encourager l'équipe, de donner l'exemple et d'être prêt à aider et prendre des décisions.

• Une prise de décision éclairée implique l'analyse des informations, l'évaluation des options, la consultation des parties prenantes, le recours à l'intuition et l'expérience, et la capacité d'adaptation.

• La gestion des risques consiste à anticiper et répondre aux défis en identifiant les domaines de risque, en comprenant les problèmes potentiels et en élaborant des solutions adaptées, tout en gardant à l'esprit le bien-être personnel et la gestion du stress.

Après avoir exploré les compétences essentielles pour piloter un projet, il vous faut assurer la pérennité de votre travail. Nous verrons l’importance de réaliser des manuels d’utilisation et de maintenance de qualité pour la bonne exploitation de votre application.