Découvrez le post-mortem
Un post-mortem est une réunion d'équipe organisée après la fin d'un projet. C'est un moment où vous et votre équipe essayez d’analyser ce qui s'est bien passé et ce qui aurait pu être amélioré.
Il ne s'agit pas d’un rendez-vous pour pointer du doigt ou blâmer, mais pour comprendre ensemble, dans un climat bienveillant, ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné afin de tirer des leçons précieuses pour l'avenir.
Un post-mortem est destiné à toute l'équipe de projet. Il s'agit d'un moment d'apprentissage collectif où chacun peut apporter sa contribution et bénéficier d’enseignements constructifs.
Pourquoi faire un post-mortem ?
Faire un post-mortem est très utile pour apprendre de vos expériences. Cela vous donne une occasion de réfléchir de manière critique à vos méthodes et vos performances afin de trouver des moyens de les améliorer.
Cela peut conduire à des progrès visibles pour les futurs projets et aider votre équipe à avoir plus de cohésion.
Réaliser un post-mortem nécessite de l'organisation et de la sensibilité. Vous devez organiser une réunion où tout le monde se sent libre de partager ses opinions et ses sentiments sur le projet.
Effectuez un post-mortem efficace
Voici quelques étapes à suivre pour effectuer un post-mortem efficace :
Préparez la réunion : Réfléchissez au format, au timing, aux outils et sujets que vous allez aborder dans la réunion.
Convoquez la réunion : Invitez tous les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes concernées.
Encouragez la participation : Assurez-vous que tout le monde se sente à l'aise pour parler ouvertement.
Notez les points importants : Gardez une trace des idées, des préoccupations et des suggestions qui sont partagées.
Créez un rapport : Après la réunion, résumez les conclusions et créez un rapport avec des actions d'amélioration à mettre en œuvre.
Dans la mise en pratique, vous devrez premièrement choisir le mode de réunion : synchrone ou asynchrone.
Synchronisation : L'avantage de cette méthode est que tout le monde est présent en même temps, ce qui peut faciliter la communication et l'engagement. Cependant, cela peut également être difficile à organiser, surtout si l'équipe est répartie dans différents fuseaux horaires.
Asynchronisation : Cette méthode quant à elle permet à chacun de réfléchir et de répondre à son propre rythme, ce qui peut favoriser des réponses plus réfléchies et détaillées. Toutefois, elle peut également entraîner une perte de réactivité ou d’envie, car les réponses peuvent arriver progressivement.
Une fois que vous avez défini le mode de réunion, vous pourrez faire un keep drop start :
Keep (Garder) : Listez tous les aspect du projet qui ont bien fonctionné.
Drop (Abandonner) : Identifiez les éléments qui n'ont pas fonctionné et qui devraient être abandonnés ou modifiés pour améliorer l'efficacité.
Start (Commencer) : Proposez des nouvelles actions ou méthodes qui n'ont pas été utilisées dans le projet actuel mais qui pourraient contribuer à l'amélioration future.
Après avoir rempli le keep drop start, c’est l’occasion de discuter avec l’équipe dans un climat bienveillant de tous les points évoqués ; vous pouvez durant ces échanges prendre des notes et établir un plan d’action pour le futur.
Et pour finir, faites une belle conclusion et remerciez vos collaborateurs pour cette belle aventure vécue ensemble.
À vous de jouer
Contexte
Vous venez de recevoir le compte-rendu post-mortem des membres de l'équipe sur le projet que vous avez clôturé. Afin d'améliorer continuellement le processus, vous devez analyser ces retours et planifier des actions pour les futurs projets.
Consignes
Votre tâche consiste à compléter le kanban "keep drop start" par des actions visant à améliorer le projet, en vous basant sur les informations fournies par votre équipe.
Keep (Garder) : Listez les aspects du projet qui ont bien fonctionné et que vous souhaitez conserver pour les futurs projets.
Drop (Abandonner) : Identifiez les éléments qui n'ont pas fonctionné et qui devraient être abandonnés ou modifiés pour améliorer l'efficacité.
Start (Commencer) : Proposez de nouvelles actions ou processus qui n'ont pas été utilisés dans le projet actuel, mais qui pourraient contribuer à l'amélioration future.
Utilisez le Notion pour consulter le compte-rendu post-mortem : les détails spécifiques et les retours de l'équipe sont ici.
Compléter le kanban : Pour chaque catégorie (keep, drop, start), notez les actions correspondantes dans le kanban.
À la fin de cet exercice, vous aurez un kanban bien défini qui guidera les améliorations et les ajustements nécessaires pour les futurs projets, aligné avec les retours et les leçons apprises de l'équipe.
En résumé
Convoquez tous les membres de l'équipe et les parties prenantes, encouragez la participation ouverte et créez un rapport détaillant les conclusions et les actions d'amélioration.
Utilisez le post-mortem comme un outil d'apprentissage pour comprendre ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré, afin d'affiner et d'optimiser les processus futurs.
Utilisez cette réunion pour renforcer la confiance, l'ouverture et la collaboration au sein de l'équipe, et pour reconnaître et récompenser les efforts de chacun.
Identifiez et analysez les problèmes du projet, proposez des améliorations et prenez la responsabilité de mettre en œuvre les changements efficaces.
Évaluez les avantages et inconvénients de chaque modalité (synchronisation pour l'engagement direct, asynchronisation pour des réponses plus réfléchies) pour choisir l'approche la plus appropriée.
Tout est accompli ! Nous voilà à la fin de ce cours, et j'espère sincèrement qu'il aura pu répondre à vos attentes. Vous avez fait le bon choix d’investir en vous car la qualité de vos performances dépend de la qualité de votre préparation. Alors, gardez foi en vos capacités et en vos équipes. Persévérez malgré les obstacles car vous êtes capable d’accomplir de grandes choses. En attendant, je vous souhaite le meilleur pour la suite en espérant vous croiser un jour !
