Au chapitre précédent, une entreprise de gestion de vélos en libre-service vous a contacté. Une phrase a particulièrement attiré votre attention :
... avoir un outil qui permet d’analyser les données des trajets des vélos, ainsi que les données des personnes abonnées au service.
Et là, ça a fait Tilt ! Vous avez tout de suite trouvé l’outil idéal.
Découvrez votre mission
Comme vous utilisez quotidiennement ce service, vous éprouvez la curiosité d’en savoir un peu plus. Vous fixez donc un rdv en visio avec Sandrine, la cheffe de projet, qui sera votre point de contact privilégié tout au long de la mission.
Lors de la réunion, vous avez noté brièvement quelques phrases prononcées par Sandrine :
Le besoin que nous avons, c’est principalement pour les services Logistique et Marketing.
Le service logistique rencontre des problèmes de disponibilité des vélos et des places dans les stations. Certaines stations sont vides, tandis que d'autres sont pleines lorsque les utilisateurs arrivent.
Actuellement, la gestion des camions chargés de transférer les vélos est chaotique, car nous ne pouvons pas prédire à l'avance quelles bornes seront vides ou pleines.
“Nous avons besoin d’avoir une vue générale sur ce qui se passe sur le terrain, pour mieux piloter l’activité de l’entreprise”.
Actuellement, les données sont disponibles mais la communication entre le service informatique et le service marketing est compliquée. Les données sont fournies sous forme de fichiers CSV générés par des scripts Python, ce qui crée des difficultés de compréhension.
En résumé, le service logistique et le service marketing ont tous les deux besoin d'une vision globale de ce qui se passe sur le terrain afin de mieux piloter l'activité de l'entreprise.
Bon… vous n’avez pas tout compris dans les détails, mais cette dernière phrase a attiré votre attention : “besoin d'une vision globale de ce qui se passe sur le terrain afin de mieux piloter l'activité de l'entreprise”. Tout de suite, vous y voyez plus clair sur l’outil idéal que vous allez proposer 🙂 Allez, au boulot !
Appréhender l’utilité d’un tableau de bord
Ce qui se passe sur le terrain est répertorié dans des fichiers informatiques, ce sont les données de l’entreprise.
Mais, petit problème, ces données sont à la fois complexes et volumineuses :
30000 vélos empruntés chaque jour,
sur 400 stations différentes,
plusieurs types de vélos (à assistance électrique ou non),
plusieurs types de personnes utilisant le service (avec ou sans abonnement),
plusieurs offres d’abonnement,
etc.
Effectivement, voici à quoi ressemblent ces données :
Pas très engageant, me direz-vous !
Et encore, ce n’est que le début du fichier, imaginez-vous que celui-ci a 60000 lignes !
Qu’est-ce que je dois faire à ce stade ?
Ce qui vous est demandé, c’est donc de résumer une réalité complexe en quelques éléments facilement compréhensibles pour un être humain.
Que voit-on sur un tableau de bord ? Des chiffres, des graduations, des aiguilles et des voyants allumés ou éteints. On les appelle des indicateurs. Un tableau de bord sert à donc résumer une réalité complexe (l’état de chaque composant de la voiture) en quelques indicateurs essentiels à un but donné (conduire en toute sécurité).
Sur un tableau de bord, l’information doit être présentée de manière claire et rapidement accessible. Il ne faut pas avoir à chercher longtemps l’information voulue. Quand on conduit, il faut constamment regarder la route, et donc très peu le tableau de bord.
Bingo ! C’est ce concept de tableau de bord qu’il vous faut ! Mais pas pour une voiture, pour une entreprise !
Avoir une responsabilité dans une organisation ou dans une entreprise, c’est comme piloter une voiture : il faut avoir une vue générale du système qui est placé sous votre responsabilité (un département d’une entreprise, un parc informatique, un site web, etc.), pour vérifier son fonctionnement et prendre les bonnes décisions.
Adaptez votre dashboard à un contexte professionnel
Dans le contexte professionnel, tous les services d’une entreprise ou organisation peuvent avoir besoin de tableaux de bord. Je vous propose ici 2 exemples : le service informatique, qui doit surveiller en temps réel que les serveurs fonctionnent correctement, et le service client, qui doit garder un œil sur toutes les réclamations qui lui sont attribuées.
Pour le service informatique :
Ce tableau de bord est destiné au service informatique, plus spécifiquement à surveiller l'infrastructure. Il permet de contrôler le bon fonctionnement des serveurs de l'entreprise, vérifiant constamment leur puissance et leur capacité à répondre aux demandes des utilisateurs et utilisatrices.
Les 3 cadres nommés API 1, API 2 et API 3 représentent les programmes fonctionnant en parallèle sur le serveur surveillé.
Ces programmes sont de type API et nécessitent de la puissance de calcul (CPU) et de la mémoire vive.
Si le nombre d'utilisateurs et d’utilisatrices augmente, les API seront davantage sollicitées, ce qui peut nécessiter de déplacer ces programmes informatiques vers un serveur plus puissant ou d'ajouter de la mémoire.
Le tableau de bord permet également de détecter les pannes : si la courbe CPU d'une API est à zéro, cela indique qu'elle a planté et nécessite une réaction rapide.
Pour le service client :
Une entreprise vendant un produit dispose généralement d'un service client chargé de gérer les réclamations et les problèmes des clients.
Les problèmes sont enregistrés sous forme de tickets dans un logiciel.
Chaque ticket est assigné à la personne la plus apte à le résoudre.
Ce tableau de bord affiche le nombre de tickets en cours (“Live tickets”), qu’ils soient ouverts (“open”) ou non assignés (“unassigned”).
Dans le cadre “Response Time Today”, on voit le temps moyen de première réponse (9minutes) après la soumission d’un ticket pour la journée en cours.
Découvrez l’utilité d’un serveur pour votre tableau de bord
Voici l’architecture classique d’une application de tableau de bord :
La majeure partie du temps, un tableau de bord est une page web contenant des graphiques. On accède à ce type de tableau de bord via un navigateur web : les plus populaires sont Firefox, Chrome, Edge, Safari, etc. C’est ce que vous voyez en bas à droite du schéma au dessus : ça se passe sur votre ordinateur.
C’est grâce à votre navigateur que vous pouvez accéder à des applications web, telles que Gmail, Facebook, les applications Framasoft, etc. Une application permettant la création ou la visualisation d’un dashboard est donc le plus souvent une application web.
Contrairement aux logiciels de bureau, qui sont plus adaptés à manipuler des données stockées sur votre propre ordinateur, on a tendance à préférer les applications web quand les informations que l’on manipule ne se trouvent pas sur notre propre ordinateur, mais quelque part ailleurs : sur des serveurs informatiques. Sur le graphique, on parle ici du “Serveur 2”, au centre du graphique.
Pour afficher les graphiques, l’application web de tableau de bord (située sur le serveur 2), ira chercher les données nécessaires sur la base de données hébergée sur le serveur 1. Souvent, ces serveurs sont gérés par l’entreprise qui possède les données : soit elle possède ces serveurs, soit elle les loue à des prestataires comme OVH ou Amazon.
Mais parfois, les données sont importées non pas depuis une base de données, mais depuis des fichiers. Les formats de fichiers de données les plus connus sont CSV, XLS, XML et JSON. Contrairement aux bases de données, les fichiers sont plus adaptés pour des petits volumes de données qui n’évoluent pas beaucoup dans le temps.
Découvrez Tableau
Le logiciel que je vous propose d’utiliser au fil des chapitres qui suivent s’appelle Tableau Public, qui fait partie de la suite de logiciels Tableau.
C'est l’un des logiciels les plus utilisés pour la visualisation de données. Il permet entre autres de créer et de diffuser des tableaux de bord.
Tableau Public est disponible à la fois en application de bureau et en application web. Contrairement aux autres, Tableau Public est 100% gratuit sans limitation de durée. La seule contrainte est que vos tableaux de bords créés avec Tableau public seront hébergés sur les serveurs de l’entreprise Tableau. Vous n’aurez donc pas la possibilité d’enregistrer votre tableau de bord sur votre propre ordinateur. Vos créations seront également accessibles publiquement par n’importe qui.
À vous de jouer
Contexte
Vous jouez le rôle de Camille, data analyst freelance ayant récemment trouvé une mission dans une banque coopérative qui propose différents produits d'épargne responsable. Le service marketing de cette banque vous a passé une commande de tableaux de bord. Votre interlocuteur au service marketing est Luc, avec qui vous avez fixé une réunion. Celle-ci a pour but de définir ensemble les besoins du service marketing, et d’étudier la faisabilité du projet :
Luc :
Salut Camille, merci d'être venue pour cette petite réunion. Je t'avais fait un mail pour te dire qu'on lançait de nouvelles campagnes de publicité en ligne. Je voulais voir aujourd'hui, avec toi, comment on peut suivre les performances de ces campagnes.
Camille :
Oui, bien sûr, tu peux me donner un peu de contexte stp ?
Luc :
On a différentes campagnes en cours, 3 en ce moment. Chacune de ces campagnes se traduit par des publicités affichées sur une multitude de sites internet. On n’a pas la main sur quels sites affichent nos publicités, c’est-à-dire que tu peux très bien visiter un site de toilettage pour chien et voir affiché en haut une pub pour l’une de nos offres d’épargne responsable. Cette pub, on l’appelle une bannière publicitaire. On est capable de savoir quelle bannière a été affichée sur quel site. L’affichage d’une bannière sur un site, on appelle cela une “impression”. Notre but, c’est que les gens cliquent sur ces bannières et souscrivent ensuite à nos différentes offres. Nous avons 8 offres actuellement.
Camille :
Très bien. Ce qu'on fait en général pour ce type de demande, c'est un tableau de bord, ou dashboard en anglais.
Sur ce dashboard, par exemple, tu peux avoir des informations sur le nombre d'affichages des bannières publicitaires, ou le nombre de personnes qui viennent sur le site.
Si j’ai bien compris, ton besoin est de savoir combien de personnes viennent sur notre site et, surtout, combien de personnes souscrivent à nos offres.
Luc :
Tout à fait ! Mais avant d’aller plus loin, je voulais te prévenir qu’on a une petite contrainte. On ne pourra pas te donner accès aux bases de données de nos clients et clientes, pour des questions de confidentialité. Mais le service informatique m’a donné une note technique à te transmettre :
“Les données dont vous aurez besoin se trouvent sur 2 bases de données distinctes, chacune située sur des serveurs différents. La 1ère BDD contient les informations des affichages des bannières publicitaires, et la 2e contient toutes les infos sur nos clients et clientes. Le dashboard que vous allez créer sera hébergé sur un 3e serveur avec Tableau Server. Durant la phase de conception, vous n’aurez pas accès aux BDD pour des raisons de confidentialité, mais on vous fera des exports CSV anonymisés pour concevoir le dashboard en local : 1 CSV pour les affiches des bannières et 1 CSV anonymisé avec les infos des personnes clientes chez nous. Vous pourrez avoir ces CSV sur votre ordinateur, tout comme le logiciel Tableau Desktop.”
Camille :
Je comprend tout à fait, je suis habituée à travailler ainsi. Si tu veux bien, attardons-nous maintenant sur tes besoins en termes d’indicateurs et de visualisations graphiques.
Consignes
Faites le schéma des serveurs, des bases de données et des fichiers nécessaires au bon fonctionnement du tableau de bord.
Faites 2 schémas :
le premier représentant la phase de conception (avec les fichiers CSV) ;
le second représentant la phase de production (c'est-à-dire la phase de fonctionnement une fois votre mission terminée) ;
l’usage du papier/crayon est autorisé. 😉
Exemple de corrigé
Phase de conception :
La phase de conception a lieu sur l’ordinateur de Camille, sur lequel il y a le logiciel Tableau Desktop, ainsi que les 2 fichiers CSV que lui a précédemment envoyés le service informatique.
Phase de production :
Une fois le travail de Camille terminé, le tableau de bord prend la forme d’une application web (Tableau Server) hébergée sur un serveur appartenant à (ou loué par) l’entreprise. Ce serveur est consultable par le navigateur web des ordinateurs du service marketing. Les données sont quant à elles hébergées sur des bases de données elles-mêmes hébergées sur 2 serveurs distincts.
En résumé
Un tableau de bord sert à avoir une vue générale et synthétique de données complexes et volumineuses, grâce à des graphiques et des indicateurs facilement compréhensibles.
Les utilisations des tableaux de bord sont multiples et peuvent être utiles à tous les niveaux d’une entreprise ou d’une organisation.
Souvent, les tableaux de bord sont accessibles via un navigateur web.
Les graphiques qui composent le tableau de bord rendent compte de données le plus souvent stockées sur des serveurs, que le tableau de bord interroge par des requêtes afin de récupérer les données nécessaires.
La suite de logiciels Tableau est couramment utilisée pour la visualisation de données et la création de dashboards.
Vous avez déterminé que l’outil de prédilection pour répondre à la demande qui vous a été faite est le tableau de bord. La prochaine étape, ce sera de collecter les besoins spécifiques des futurs utilisateurs de ces tableaux de bord.
