Vous savez à présent que vous allez réaliser des tableaux de bord. Mais maintenant, il faut recueillir les besoins précis des futurs utilisateurs de ces tableaux.
Vous planifiez donc une réunion de recueil des besoins, pour laquelle seront présents Sandrine, la cheffe de projet, ainsi que Nesrine du service logistique et Andry du service marketing. Ce seront les personnes qui utiliseront les dashboards quotidiennement.
Participez à une réunion d’analyse de besoins
Qu’est-ce que je dois faire dans ce type de réunion ?
Durant cette réunion, il faut à la fois être très à l’écoute des besoins, mais aussi savoir poser les bonnes questions, afin de recueillir toutes les infos nécessaires.
A minima, il faudra rassembler le maximum d’informations à propos :
des objectifs (ou problèmes à résoudre) du client ;
de qui utilisera le tableau de bord, et à quelle fréquence ;
des contraintes techniques (les données sont-elles disponibles, de bonne qualité, etc.).
OK, cette checklist a l’air très complète, mais est-ce qu’il y a vraiment des choses sur lesquelles je dois faire attention ?
Généralement, le client exprimera ses besoins de manière assez vague. Votre rôle est de traduire ces besoins en une liste d’indicateurs quantifiables. Vous devrez donc, au fil de la discussion, passer du général au particulier, en affinant de plus en plus.
Une méthode que j’aime utiliser consiste à déterminer des questions types.
L’avantage de formuler des questions types, c’est qu’une fois le tableau de bord terminé, vous pourrez vérifier s’il répond bien aux besoins. Pour cela, vous placerez l’utilisateur final en situation réelle, devant le tableau de bord, en lui posant les questions types. Observez ensuite comment il ou elle cherche la réponse sur le tableau de bord. Si chaque question trouve rapidement une réponse dans l’un des graphiques, c’est gagné !
Exemple :
Besoin global : “Orienter efficacement les camions de ravitaillement lorsqu'une station est en risque de pénurie.”
Exemples de questions types :
“Quelles sont les stations qui ont actuellement moins de 5 vélos et qui ont une fréquentation d’emprunts de plus de 10 emprunts par heure (et qui sont donc en risque de pénurie) ?
Plus la question sera précise, mieux ce sera. Une question type doit avoir une réponse elle aussi précise et concise. Dans l’idéal, la réponse peut être :
oui/non (ex : “La fréquentation du service est-elle supérieure à 300 emprunts par heure ?”)
une liste d’éléments (ex : “Quelles sont les stations qui ont actuellement moins de 5 vélos ?”)
un nombre (ex : “Combien de vélos sont garés à la station Place de la République ?”)
Une question sera pertinente si sa réponse permet de prendre une décision (envoyer ou pas un camion pour réguler le remplissage des stations).
Éléments clés de la réunion à retenir :
Service logistique :
Problème d'approvisionnement des stations de vélos : manque de disponibilité des vélos et de places libres dans les stations.
Gestion actuellement inefficace des camions chargés de transférer les vélos entre les stations vides et les stations pleines.
Besoin d'anticiper les pénuries de vélos en utilisant des informations sur la fréquentation des stations.
Besoin d'un graphique montrant la fréquentation globale du service en temps réel, afin d'appeler des conducteurs en astreinte en cas de forte fréquentation imprévue.
Service marketing :
Besoin d'informations sur les profils des personnes abonnées au service de vélos.
Définissez les indicateurs à utiliser
L’avantage de formuler les besoins sous forme de questions précises, c’est que cela vous permettra ensuite de :
définir les indicateurs dont vous aurez besoin ;
faire l’inventaire des données dont vous aurez besoin.
Sur un tableau de bord de voiture, il y a des indicateurs. Il y a par exemple l’indicateur de vitesse, qui prend la forme d’un cadran et d’une aiguille. Il y a d’autres indicateurs qui prennent la forme de voyants : éteints quand tout va bien, allumés en rouge quand il y a un problème.
Sur un tableau de bord informatique, c’est la même chose : on trouve des indicateurs.
Les graphiques d’un tableau de bord présentent les indicateurs sous différents angles. Par exemple, l’indicateur “Chiffre d’affaires” d’une entreprise peut être affiché simplement sous forme de nombre ou à travers des graphiques, qui prendront chacun un angle de vue différent :
l’évolution du chiffre d’affaires au cours du temps (grâce à une courbe temporelle) ;
la comparaison du chiffre d’affaires par région (grâce à un diagramme en barres) ;
Synthétisez le tout dans le blueprint
Une fois les données vérifiées, il est temps de les rassembler dans un document appelé "Blueprint".
Vous êtes libre de présenter le blueprint comme vous le souhaitez, mais je vous donne ici la méthode que j’utilise. Je le rédige souvent sous forme de tableau avec plusieurs colonnes. L’avantage, c’est que l’on peut y noter toutes les informations que vous avez collectées jusqu’alors :
La première colonne est intitulée "Besoins" : vous y décrivez le besoin spécifique, par exemple “Orienter efficacement les camions de ravitaillement lorsqu'une station est en risque de pénurie”.
La seconde colonne est intitulée "Questions" : vous y notez les questions types que vous avez définies tout à l’heure.
La troisième colonne est intitulée "Indicateurs et Données nécessaires". Cette colonne vous permet de spécifier les indicateurs que vous souhaitez mesurer, ainsi que les données spécifiques nécessaires pour les calculer. Prenons l'exemple de la fréquentation des stations. Les données nécessaires peuvent inclure la liste des vélos empruntés ainsi que l'heure d'emprunt de chaque vélo. L'indicateur que vous souhaitez obtenir est la fréquence d'utilisation de chaque station.
Enfin, la colonne "Visualisations" accueillera les graphiques que vous aurez choisis, mais ça, c’est pour le prochain chapitre. ;)
Besoins | Questions types | Indicateurs et données nécessaires | Visualisations |
Orienter efficacement les camions de ravitaillement lorsqu'une station est en risque de pénurie | “Quelles sont les stations qui ont actuellement moins de 5 vélos et qui ont une fréquentation d’emprunts de plus de 10 emprunts par heure ? (c’est le cas de la pénurie) “Quelles sont les stations qui ont actuellement moins de 5 places libres et qui ont une fréquence d’arrivées de plus de 10 arrivées par quart d'heure ? (c’est le cas de la saturation) | Données nécessaires :
Indicateurs à afficher :
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Prévenir les conducteurs en astreinte en cas de forte affluence imprévue | “La fréquentation globale du service est-elle supérieure à 300 emprunts par heure ?” | Données nécessaires :
Indicateurs à afficher :
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[...] | [...] | [...] |
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À vous de jouer
Contexte
Au chapitre précédent, vous aviez fait le schéma de l’architecture de votre application. Vous êtes toujours en réunion avec Luc et, maintenant, vous vous concentrez sur ses besoins en termes d’indicateurs et de visualisations graphiques :
[... suite de la réunion débutée au chapitre précédent]
Camille :
En général, j’aime commencer en demandant quels sont les objectifs de votre service. Par exemple : quand vous lancez une campagne, est-ce que vous avez un objectif chiffré ?
Luc :
Effectivement, pour chaque campagne, on a un objectif de chiffre d'affaires mensuel précis. Chaque offre est un abonnement avec un tarif mensuel.
Camille :
Ok, donc clairement, le premier indicateur à afficher sur le tableau de bord, c'est le chiffre d'affaires généré par la campagne.
Luc :
Oui. Mais après il faut aussi que l’on puisse savoir quelle campagne fonctionne mieux, et avec quel produit.
Camille :
Quand tu dis “fonctionner mieux”, comment tu mesures ça, en chiffre d’affaires ?
Luc :
Oui, mais ça n’est pas le plus important, disons plutôt que certaines campagnes vont aboutir à l’achat de certains produits plus que d’autres. Mais pas en termes de nombre d’achats, plutôt en termes de chiffre d’affaires mensuel.
Camille :
Donc, si je reformule, il faut que tu puisses dire “telle campagne a abouti à un gros chiffre d’affaires grâce aux produits A,B,C, alors que telle autre campagne a plutôt abouti à des gros CA grâce aux produits D et E". C’est ça ?
Luc :
Oui, bravo ! Désolé, j’ai du mal à être précis parfois.
Camille :
Je suis là pour ça ! Donc j’imagine qu’il faudra inclure sur le tableau de bord un filtre qui te permettra de sélectionner la campagne à étudier. Creusons encore un peu. On parle beaucoup de chiffre d’affaires. On a vu que tu as besoin du CA global d’une campagne, puis que tu as besoin de décomposer ce CA par produit, as-tu besoin de le décomposer par d’autres critères ?
Luc :
Oui, par région : j’ai besoin de savoir quelles régions de france génèrent le plus de CA. Et par âge aussi. Euh, non… pour les âges, j’ai plutôt besoin de comparer nos offres en termes d’âge, comme : "l’offre numéro 1 est-elle souscrite par des personnes plus âgées ou plus jeunes ?" C’est important à savoir pour mieux adapter les messages dans nos publicités.
Camille :
Très bien, donc il te faut une carte de France avec les régions colorées plus ou moins intensément, selon le chiffre d'affaires, ainsi que d’un graphique qui te donne l’âge moyen des clients et clientes ayant souscrit à chacun des produits.
Au delà de la vision globale des campagnes, y a-t-il des choses critiques que vous devez surveiller, des risques, des choses imprévues qui impliquent une réactivité de votre part ?
Luc :
Hm… disons que si le nombre de bannières affichées baisse, c’est qu’il y a peut-être un problème technique, donc là, oui, il faut réagir très vite.
Consignes
Réalisez le Blueprint du dashboard en remplissant les colonnes besoins, questions types, indicateurs et données nécessaires et visualisations.
Besoins | Questions types | Indicateurs et données nécessaires | Visualisations |
“pour chaque campagne, on a un objectif de chiffre d'affaires mensuel précis.” | Quel est le chiffre d’affaires mensuel généré par la campagne 2 ? | Indicateur : CA pour 1 campagne Données : Toutes les ventes | Un nombre : Possibilité de filtrer sur la campagne voulue |
À compléter | À compléter | À compléter |
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Exemple de corrigé
Besoins | Questions types | Indicateurs et données nécessaires | Visualisations |
“pour chaque campagne, on a un objectif de chiffre d'affaires mensuel précis.” | Quel est le chiffre d’affaires mensuel généré par la campagne 2 ? | Indicateur : Données : | Un nombre : Possibilité de filtrer sur la campagne voulue |
Connaître quelles offres sont souscrites grâce à une campagne donnée | Quels produits ont généré le plus de CA mensuel avec la campagne 1 ? | Indicateur : Données : | Un tableau à double entrée : |
“besoin de savoir quelles régions de france génèrent le plus de CA.” | Quelle région nous a permis de générer le plus de CA ? | Indicateur : Données : | Une carte de France avec les régions colorées plus ou moins intensément, selon le chiffre d'affaires |
“besoin de comparer nos offres en termes d’aĝe” | Le produit 4 est-il souscrit majoritairement par des seniors, tels que nous l’avions prévu ? | Indicateur : Données : | Un diagramme en barres : |
“si le nombre de bannières affichées baisse, c’est qu’il y a peut-être un problème technique, donc là, oui, il faut réagir très vite.” | Le nombre d’affichages des bannières est-il bien supérieur à 10 affichages par minute ? | Indicateur : Données : | Courbe temporelle de l’évolution du nombre d’affichages en temps réel |
En résumé
Une réunion d'analyse des besoins doit être planifiée avec les parties prenantes, telles que le chef de projet et les utilisateurs réguliers des tableaux de bord.
Il est essentiel de poser les bonnes questions pour recueillir toutes les informations nécessaires.
Les questions types sont une méthode efficace pour préciser les besoins et vérifier si le tableau de bord y répond.
Les besoins exprimés par le client doivent être traduits en indicateurs quantifiables.
Les indicateurs sont des résumés des données étudiées et fournissent des informations clés sur ce qui doit être surveillé.
Un blueprint, sous la forme d'un document structuré, est utilisé pour récapituler les besoins, les questions, les indicateurs, les données nécessaires et les visualisations choisies.
À présent que votre blueprint est constitué, nous allons voir dans le chapitre suivant comment construire la maquette de votre futur tableau de bord !
