Être serein est essentiel pour pouvoir donner le meilleur de soi dans l’animation de sa formation. Et pour être serein, il n’y a pas de secret, il faut prendre ses précautions en anticipant, et vérifier que tout sera OK le jour de la formation.
Assurez-vous de votre matériel en amont de votre formation présentielle
Étape 1 : assurez-vous de votre matériel
De quoi avez-vous besoin ? D’un tableau blanc ? D’un paper board ? D’un vidéoprojecteur ? Tout ce matériel est-il disponible et présent dans la salle ? Devez-vous l’apporter ?
Pensez à vérifier le type de connectique, pour le vidéoprojecteur notamment.
Certains se connectent en HDMI, d’autres en VGA et d’autres en USB via un appareil Bluetooth. Votre ordinateur dispose-t-il de ces connexions ? Si ce n’est pas le cas, pensez à vous procurer les adaptateurs nécessaires.
Enfin, dans le matériel, anticipez vos besoins internet. En avez-vous besoin pour projeter des vidéos, par exemple ? Avez-vous imaginé des activités qui nécessitent que les stagiaires soient connectés ? Aurez-vous une connexion ethernet ? (Prévoir un câble, le cas échéant.) Disposerez-vous d’un accès au WiFi ? vos stagiaires aussi ? La 4G est-elle disponible facilement sur le site ?
Étape 2 : organisez votre espace de formation
En amont de la formation, il vous faut penser à la place dont vous aurez besoin. C’est particulièrement vrai lorsque vous utilisez des méthodes actives qui peuvent parfois nécessiter de la place.
Par exemple, dans ma formation de formateurs, l’une des séquences requiert un espace totalement dégagé de 30 m2 ! Il est nécessaire de l’anticiper.
Il vous reste maintenant à imaginer l’organisation de l’espace.
Souhaitez-vous des tables ou uniquement des chaises ? Voulez-vous une disposition en cercle ? en U ? en îlots ?
Chacune de ces mises en place a son intérêt, à vous de choisir 🙂.
L'organisation en cercle
Les avantages | Les inconvénients |
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L'organisation en U
Les avantages | Les inconvénients |
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L'organisation en forme de table ovale
Les avantages | Les inconvénients |
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L'organisation en îlots
Les avantages | Les inconvénients |
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Étape 3 : préparez votre matériel
Vous avez constitué votre déroulé et connaissez vos besoins en matière de matériel ? Eh bien, il est temps de le préparer !
La plupart de mes amis formateurs se créent des checklists. Moi aussi. Ma petite astuce supplémentaire, c’est d’utiliser des bacs en plastique. J’en ai 1 par formation à venir, et quand je crée mes outils d’animation, je les place dans le bac correspondant (en plus de les ajouter sur la checklist). Comme cela, lorsque je dois préparer mon sac, je pointe sur la liste, et une bonne partie du matériel est déjà dans le bac !
Mes 16 années d’expérience m’ont appris une chose : en formation, plus on est prévoyant, et mieux cela se passe. Alors depuis quelques années maintenant, je glisse dans ma mallette d’animation une petite “trousse de 1er secours" faite maison. Elle contient : un déodorant, une brosse à dent, des dolipranes, des mouchoirs… bref, tout ce qu’il faut pour faire face ! Alors ? Vous mettriez quoi dans la vôtre ?
Validez vos outils en amont de votre formation distancielle
Étape 1 : assurez-vous du bon fonctionnement de vos outils
Un jour, l’un de mes clients me demande d’animer une conférence sur l’usage des serious games en formation. Il organise la captation de l’intervention pour diffuser au plus grand nombre (460 inscrits). Il n’a pas vérifié la limite de participants incluse dans son abonnement… Résultat : 350 personnes se sont retrouvées à la porte de la visio…
J’espère que cette anecdote vous aidera à vous rappeler de toujours vérifier, si vous utilisez des outils sous licence, que votre forfait fonctionne, et que l’usage que vous souhaitez en faire est bien accessible ! Pensez notamment à checker le nombre de participants et la durée de votre animation…
Pensez aussi à réaliser le paramétrage de votre outil de visioconférence. Les points les plus importants sont les suivants :
Les droits outil
En tant qu’animateur, avez-vous bien tous les droits sur votre outil ? Serez-vous en mesure de partager un document, d’enregistrer la visio, de créer des salles… ?
Certains outils de visio (Teams, par exemple) n’ouvrent pas les mêmes autorisations selon les statuts des participants (internes ou externes à l’entreprise). Il vous faudra vérifier que votre animation sera possible.
La salle d’attente
La plupart des outils de visio permettent un accueil en salle d’attente. Cela vous permet aussi de vous installer tranquillement. Cette option est particulièrement pratique si vous souhaitez faire un dernier point avec un co-animateur ou votre commanditaire avant de débuter la formation.
Ma petite astuce ? Lorsque je débute la formation, je désactive la salle d’attente pour que les retardataires soient immédiatement intégrés à la formation. Cela évite les interruptions, et ils n’attendent pas inutilement.
Le partage d’écran
Selon vos activités, vous pouvez avoir besoin que vos stagiaires partagent leur écran (pour restituer un travail en groupe, par exemple). Vérifiez que cette option est bien activée, et sous quelle modalité.
Le tableau blanc
La plupart des outils proposent un tableau blanc intégré. Si je vous recommande d’utiliser un tableau blanc collaboratif proposant plus riche en fonctionnalités (cf. P1C3), il peut parfois être utile d’avoir ce tableau sous la main. Assurez-vous que les participants peuvent y avoir accès et qu’ils peuvent y contribuer (ou verrouillez cette option si vous préférez être le seul à pouvoir l’utiliser).
Le tchat
Selon votre outil, vous pourrez peut-être décider de couper le tchat ou de le modérer. Si vous laissez le tchat actif, il faudra que vous pensiez à le consulter régulièrement pour répondre aux questions. Dans le cadre d’une co-animation, le deuxième intervenant peut se charger de la régulation, et répondre à certaines questions en direct si cela est opportun.
La caméra et le micro
Vous pouvez décider de couper automatiquement le micro et/ou la caméra des participants lors de l’entrée dans la salle de visioconférence. Cette fonctionnalité est souvent utilisée pour garantir une écoute confortable lorsqu’il y a beaucoup de stagiaires. Pour ma part, je coupe systématiquement les micros des participants lorsqu’ils changent de salle. En effet, les discussions en petits groupes de travail sont souvent animées et parfois assez personnelles ; rien de plus désagréable pour un stagiaire que de s'apercevoir qu’il est revenu en plénière, et que tout le monde a entendu sa dernière phrase…
L’enregistrement
Vous avez prévu d'enregistrer votre animation pour la diffuser à vos participants après la session ? Si c'est le cas, il existe souvent une fonction “enregistrement automatique”, qui est bien utile pour ne pas omettre de lancer l'enregistrement… Si cette fonction n’existe pas sur votre outil, ou que vous préférez rester maître de votre timing, faites-vous un pense-bête.
Pour ma part, je confie à un stagiaire la mission de me rappeler qu’il faut lancer l’enregistrement (je coupe celui-ci lors des travaux de groupe pour ne pas avoir trop de longueur, donc il me faut de nombreux rappels 😉).
Un dernier conseil :
Quelques minutes avant le début de votre formation, renvoyez par mail le lien d’accès à votre visio. De nombreux participants vous remercieront de cette petite attention qui leur évitera le stress de la recherche du lien.
Étape 2 : validez une dernière fois le bon usage de vos outils
Souvenez-vous que chaque outil digital demande à vos stagiaires de mobiliser des ressources cognitives. Vérifiez bien que chacun est justifié pour sa plus-value pédagogique, et ne conservez que les essentiels.
Pour chaque outil, prévoyez un temps de présentation des fonctions nécessaires à l’activité. Préparez cette séquence comme vous préparez un rapport : votre discours doit être construit, les éléments proposés sont clairs… Vous pouvez faire une démonstration ou prévoir un temps de manipulation.
Beaucoup d’outils proposent maintenant des tutoriels vidéo que vous pouvez communiquer à vos apprenants avant la formation.
Étape 3 : créez les conditions pour animer de manière dynamique
Pour que votre animation soit confortable pour vous et pour vos stagiaires, il faut préparer votre espace de travail.
Prévoyez un bon éclairage (c’est essentiel !), un double écran (c’est confortable !) et tous vos outils à portée de main (c’est pratique !).
Le floutage ou l’usage d’une image d'arrière-plan est très fatigant pour les yeux des apprenants. Si vous pouvez vous en passer, c'est l’idéal. Si ce n’est pas le cas, prévoyez peut-être d’investir dans un écran vert (certains sont conçus pour être accrochés à votre siège) pour avoir un rendu plus confortable.
Qu’est-ce qui différencie une animation en distanciel et une animation en présentiel ?
La spontanéité !
C’est pour cette raison que les petits groupes sont confortables : la parole se libère et devient plus fluide, plus spontanée.
De votre côté, dans l’animation, la spontanéité se caractérise souvent par la possibilité de griffonner un schéma sur un coin de tableau pour répondre à une question…
Bonne nouvelle ! Vous pouvez retrouver cette souplesse d’animation en utilisant au choix :
une deuxième webcam, accrochée sur un pied au-dessus d’une feuille de papier. Il vous suffit de changer de feuille pour “gommer” ce tableau improvisé ;-) ;
une tablette. Connectée à votre ordinateur, avec un logiciel de dessin, elle devient votre tableau. Il vous suffit de partager votre écran et de choisir de projeter votre tablette. Vous verrez, l’effet sur la fluidité de la formation est impressionnant !
Je vous montre à quoi cela ressemble concrètement dans cette vidéo :
Pour ma part, j’utilise un iPad, avec le logiciel Procreate (une vingtaine d'euros à l’achat, pas d’abonnement). Je peux le connecter en filaire à mon PC, mais j’ai choisi l’app de visio Zoom qui prend en charge une projection sans fil de mon écran. Le rendu est top !
À vous de jouer !
Pour être certain d’être prêt lors de vos futures formations en distanciel, créez maintenant votre check-list personnelle à pointer avant chaque animation. Pour cela, définissez votre matériel, et les éléments à vérifier pour chacun.
En résumé
La règle d’or : anticiper !
Pensez à l’organisation des tables, elle aura un impact important sur votre animation.
Réglez les paramètres de votre outil de visioconférence (salle d’attente, partage d’écran…).
En distanciel, prévoyez un éclairage suffisant, et tout votre équipement à portée de main.
Et voilà ! Vous êtes fin prêt ! Dans la prochaine partie, nous verrons ensemble comment animer efficacement (et sereinement !).
