Comprenez l’importance de la préparation
Imaginez-vous dans une salle de réunion, face aux responsables Marketing et commercial de VegDrink. Vous avez une heure pour leur poser toutes vos questions. Après une brève présentation de l’entreprise et de la mission qu’ils envisagent de vous confier, c’est à votre tour de prendre la parole.
Que faites-vous ? Par quoi devriez-vous commencer ? Ils n’ont pas parlé de budget, comment allez-vous aborder le sujet ?
Autant de questions que je me suis moi-même posées le jour où j’ai dû réaliser ma première prise de brief.
Chaque projet réussi commence par… Une prise de brief réussie !
La préparation de ce fameux rendez-vous de briefing est plus qu'essentielle : elle est stratégique. Pourquoi ?
C’est ce que nous allons voir à travers trois situations assez fréquentes que vous pourrez rencontrer.
Cas #1 : Vous n’aurez peut-être droit qu’à cette unique occasion d’échanger avec votre client avant de présenter votre proposition.
Que ce soit à cause d'un délai extrêmement serré ou d'un client très occupé, il peut parfois s'avérer difficile de le contacter ultérieurement pour obtenir plus de détails.
Dans ce cas, manquer un point crucial lors de cet unique échange pourrait avoir des conséquences désastreuses pour votre proposition.
Cas #2 : Vous risquez de vous noyer dans un flot d'informations… ou au contraire, de vous retrouver seul au milieu du désert !
Un client peu familier des réseaux sociaux peut se montrer un peu désordonné durant son brief. Il peut ne pas savoir par où commencer, et déverser une avalanche d'informations, certaines essentielles, d'autres moins.
Par exemple, bien que l'historique de chaque page de médias sociaux puisse être intéressant, il n'est pas toujours pertinent pour votre mission.
C'est ici que la préparation entre en jeu. En venant armé d'un plan clair et de questions ciblées, vous pouvez diriger l'entretien, trier le superflu de l'essentiel, et vous assurer que le brief est aussi informatif et structuré que possible.
Cas #3 : Vous faites face à un client méfiant et devez établir un lien de confiance au premier contact !
En montrant que vous avez pris le temps de vous préparer, vous démontrez votre professionnalisme et votre engagement envers votre client, qui n’a plus qu’à se laisser guider. Cela lui donne déjà une bonne idée de votre manière de travailler.
Bref, vous l’avez compris, c’est vous qui prenez les choses en main.
Et si je ne suis pas prévenu à l’avance de ce premier échange de brief ? Je vais forcément me planter ?
Pas nécessairement, heureusement ! ;)
Même pris au dépourvu, misez sur l’écoute active et posez des questions ouvertes. Par la suite, votre expérience vous aidera à vous adapter plus facilement.
En conclusion, une préparation minutieuse, loin d'être une simple formalité, est le pilier d'un brief réussi. Elle établit la confiance, garantit la pertinence de la discussion et maximise le temps passé avec votre interlocuteur.
Découvrons dès à présent comment vous préparer de manière efficace grâce à un audit rapide et à la mise en place d'un guide d'entretien ciblé.
Menez un audit rapide de l’existant
Autrement dit, faites un tour de repérage de la présence du client en ligne.
L'objectif est simple : obtenir une première impression de l'existant pour orienter et enrichir vos échanges lors de votre rendez-vous.
Comment puis-je m’y prendre ?
Placez-vous d'abord dans les chaussures d'un observateur extérieur, découvrant pour la première fois le projet de votre client.
Vous pouvez par exemple… :
Lancer une recherche simple sur un moteur de recherche : outre le site internet, quels autres liens sont référencés ? S’agit-il de liens vers des plateformes social media ?
Vous assurer que les liens des réseaux sociaux du site internet sont à jour.
Vérifier que votre client est facilement trouvable sur les principales plateformes (Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, YouTube, X (ex-Twitter)...) avec son nom de marque usuel. Existe-t-il d’autres pages avec un nom similaire pouvant prêter à confusion ?
Vérifier si votre client possède des comptes sur des plateformes plus spécialisées, comme Pinterest ou Twitch.
Parcourir rapidement chaque compte pour évaluer la fréquence de publication, la date de la dernière actualité publiée, le nombre d’abonnés, le niveau d’engagement…
Cette première approche vous donnera une idée du rayonnement digital de la marque, de son image et de son engagement avec son audience.
Est-ce que ça suffit à ce stade, ou est-ce qu’il me manque des éléments ?
Très bonne question, et justement ne vous arrêtez pas là !
Vous remarquerez que vos clients seront très sensibles à ce que font leurs concurrents. Vous allez donc faire exactement le même exercice sur leurs comptes.
Même une analyse sommaire peut vous donner des insights précieux et surtout, des éléments de comparaison qui seront très appréciés.
En somme, cette étape, bien qu'éclair, sert de tremplin pour enrichir vos échanges et positionner votre expertise dès le début de la collaboration.
Découvrez le guide d’entretien
Chaque client est unique avec ses propres besoins et problématiques.
Malgré tout, en dépit de ces différences, il existe un socle commun de questions qui se révèle pertinent pour chaque prise de brief. C'est précisément ce socle qui constitue le cœur du guide d'entretien.
Mais alors, qu'est-ce que ce guide, et en quoi est-il si crucial pour mon processus ?
Le guide d'entretien est votre boussole lors de votre rencontre avec l'annonceur. Il s’agit d’un ensemble structuré de questions préparées à l'avance qui visent à recueillir des informations précises sur :
les besoins du client ;
sa vision ;
ses objectifs ;
ses contraintes ;
et bien sûr, ses attentes vis-à-vis de votre collaboration.
Conçu pour garantir que tous les points essentiels sont abordés, il évite les oublis et les malentendus.
Chaque question est pensée pour orienter la conversation et garantir que vous disposez de toutes les cartes en main pour concevoir la meilleure proposition possible.
Mais, au-delà de sa structure, le guide d'entretien sert également à mettre le client à l'aise.
En montrant que vous avez un cadre de travail précis, le client perçoit votre professionnalisme et votre préparation. C'est rassurant pour lui et renforce votre crédibilité.
Qu’est-ce que je vais y retrouver comme type de questions ?
Le guide peut englober des questions de base comme :
"Pouvez-vous décrire votre entreprise et ses valeurs ?"
"Quels sont vos objectifs principaux à atteindre ?"
"Quels sont vos principaux concurrents et comment vous différenciez-vous d'eux ?"
Il peut également plonger dans des détails plus spécifiques, tels que :
“Avez-vous déjà travaillé avec des influenceurs ? Si oui, lesquels ?”
“Avez-vous déjà effectué des campagnes Ads ?”
“Quel budget êtes-vous prêt à dépenser en sponsorisation de post ?”
Bien que le guide d’entretien soit un document structuré, il n'est pas figé. Il doit être adaptable à chaque client, tout en conservant une trame commune pour ne pas s'égarer.
Adaptez le guide aux spécificités client
Votre guide d'entretien, bien qu'ayant une structure de base, doit pouvoir être adapté pour s'aligner sur les spécificités de chaque client et de chaque mission.
Pourquoi personnaliser ?
Comprenez les nuances : chaque secteur d'activité a ses spécificités et son jargon. En personnalisant votre guide, vous montrez que vous avez pris en compte l'univers du client. Par exemple, dans le domaine de la formation, on parle d'"apprenant" et non pas de "client".
Optimisez le temps : si vous savez que certaines questions ne sont pas pertinentes pour un client donné ou que certaines informations sont déjà disponibles en ligne, éliminez-les pour éviter des redondances. Il est inutile de demander ce que vous pouvez déjà trouver par vous-même.
Favorisez la participation active du client : en orientant le guide selon les informations déjà connues et pertinentes pour le client, vous favorisez un échange plus interactif et dynamique.
Comment personnaliser efficacement ?
Appuyez-vous sur votre recherche préalable : l’audit réalisé en amont vous permettra non seulement de personnaliser certaines questions, mais aussi de faire valider au client ces données. Par exemple, si vous avez trouvé des informations sur les principaux concurrents de l'entreprise, vous pouvez formuler votre question comme suit : "Nous avons identifié X et Y comme vos principaux concurrents, est-ce exact ?".
Priorisez les questions : certains sujets peuvent être plus sensibles ou réglementés que d'autres selon le secteur. Prenons le domaine médical où la communication est strictement encadrée… Il vous sera alors difficile de proposer des campagnes d’influence !
Incluez des questions ouvertes : ces questions offrent l'opportunité d'obtenir des informations inattendues ou détaillées que vous n'auriez pas anticipées.
Exemple :
Si vous travaillez avec un grand groupe, les questions spécifiques pourraient être :
"Devons-nous soumettre les contenus créés ensemble à la validation de votre service juridique ?"
"Existe-t-il une charte de communication sur d'autres marchés dont nous pourrions nous inspirer ?”
"Possédez-vous une bibliothèque de contenu partagé sur laquelle nous pourrions télécharger des visuels en les adaptant à notre marché cible ?"
"Quelles sont les directives principales que nous devons suivre en termes de ton et de style pour respecter votre identité de marque ?"
En résumé, la personnalisation du guide d'entretien est essentielle pour maximiser son efficacité. En vous appuyant sur vos recherches préalables et en ajustant vos questions à l'univers de chaque client, vous optimisez le déroulement de l'entretien.
À vous de jouer
Contexte
Le rendez-vous de briefing avec Matthieu Davis, le responsable Communication de VegDrink, est fixé ! Il aura lieu dans trois jours. ⏳
Votre première tâche est de préparer cet entretien que vous mènerez en compagnie de Valentine Debrand, votre responsable d’agence.
Préparez-vous à relever le défi et à montrer que vous avez les compétences nécessaires pour remporter la compétition face aux deux autres agences sélectionnées !
Consignes
Parcourez l’audit des principales marques de boissons végétales en France.
Détectez les éventuelles spécificités du marché français en matière de boissons végétales (tendances, préférences, réglementations).
En vous basant sur le guide d'entretien général fourni dans ce chapitre, adaptez-le pour qu'il corresponde à la problématique de VegDrink.
En résumé
Une prise de brief réussie dépend d'une préparation minutieuse, qui établit la confiance et favorise le dialogue avec le client.
Effectuez un rapide audit de la présence en ligne du client et de ses concurrents pour guider la discussion.
Le guide d’entretien est un ensemble structuré de questions pour cerner les besoins et attentes du client. Il vous permettra d’optimiser votre temps et de mettre en avant votre professionnalisme.
Adaptez le guide d'entretien à chaque client en tenant compte de l'univers et des spécificités du secteur d'activité.
La prochaine étape vous guidera sur les techniques d'entretien pour assurer des échanges fluides et productifs. Restez avec nous !
