Découvrez la structure d’une équipe Social Media
Bienvenue dans la phase la plus palpitante de votre aventure : le choix de votre équipe !
Au vu de l’ampleur de la mission qui vous attend avec VegDrink, il vous faut trouver 2 à 3 profils au sein de l’agence pour vous accompagner tout au long du projet.
La route vers le succès est longue et semée d'embûches ; il n'y a aucune garantie que le client finira par approuver votre proposition.
Par conséquent, il est impératif de choisir une équipe prête à investir du temps et de l'énergie, même en l'absence de contributions garanties.
Si je suis amené à travailler en agence, comment cela se passe-t-il ?
Si vous travaillez au sein d'une agence, les rôles sont généralement bien définis et spécialisés.
Voici un exemple de la structure typique d'une équipe au sein d'une agence de Social Media :
Le “Project Manager” ou chef de projet
Le chef de projet est la personne responsable du projet dans sa globalité. Il établit les objectifs, les délais et le budget en accord avec le client. Il agit comme intermédiaire entre le client et les membres de l'équipe, s'assurant que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Il faut que ce rôle soit assuré par quelqu'un doté de compétences en gestion de projet, en communication, et ayant une bonne compréhension des médias sociaux.
Le “Social Media Manager” ou responsable des médias sociaux
Le Social Media Manager (SMM) est le cerveau derrière la stratégie de contenu. Il identifie les plateformes les plus adaptées à la marque, choisit les KPI à suivre et évalue régulièrement les performances des campagnes.
Le SMM a besoin d'une excellente compréhension du marketing digital, d'une capacité à analyser des données, et de créativité pour imaginer des campagnes engageantes.
Le “Community Manager” ou gestionnaire de communauté
Le Community Manager est le porte-parole de la marque sur ses plateformes. Il est chargé de créer et de maintenir une communauté en ligne autour de la marque en publiant du contenu, modérant les commentaires, et parfois de gérer les relations avec les influenceurs.
Ce rôle nécessite d'excellentes compétences en communication, un bon sens du service client et une réelle capacité à comprendre l'audience de la marque.
Le “Copywriter” ou rédacteur
Le Copywriter est le magicien des mots. Il rédige des contenus qui captivent l'audience et encouragent l'engagement. Son travail doit être en parfait alignement avec la stratégie de contenu globale, et respecter la charte éditoriale établie.
Le “Motion Graphic Designer” ou infographiste
Le Motion Graphic Designer apporte la touche visuelle aux projets. Son rôle est crucial pour créer une identité visuelle cohérente et percutante sur toutes les plateformes sociales.
Une bonne compréhension des tendances visuelles et de la charte graphique de l'entreprise est essentielle pour ce rôle.
Le “Traffic Manager” ou responsable du trafic publicitaire
Le Traffic Manager est l'expert en acquisition de trafic. Il optimise les campagnes publicitaires sur les réseaux sociaux et travaille constamment à améliorer le ROI.
Une excellente maîtrise des outils d'analyse et des compétences en gestion de budget sont nécessaires pour ce poste.
Chaque membre de l'équipe possède ainsi des compétences et responsabilités spécifiques, le tout orchestré par le chef de projet qui crée le lien entre les différentes personnes.
Et si je suis freelance ?
Si vous êtes à votre compte, les choses peuvent être un peu plus compliquées, mais également plus flexibles.
Vous vous retrouverez probablement à endosser plusieurs casquettes à la fois, en fonction de vos compétences et de vos appétences.
Par exemple, vous pourrez être à la fois le Social Media Manager et le Copywriter si vous avez des compétences en stratégie de contenu et en rédaction.
Dans ce cas, vous aurez peut-être besoin de collaborer avec d'autres prestataires pour compléter les compétences que vous n'avez pas.
Briefez votre équipe
Une fois votre équipe au complet, programmez un moment d’échange pour aligner tout le monde sur les objectifs et les attentes du projet.
Chaque membre de l’équipe aura un rôle clé à jouer ! Voici ce que vous pouvez demander à chacun :
Le Social Media Manager est le cerveau stratégique de l'opération. Lors du briefing, il est impératif de lui transmettre tous les éléments lui permettant de définir la stratégie de contenu global, comprenant les piliers de contenu sur lesquels le projet sera basé, ainsi que le calendrier éditorial préliminaire.
Le Community Manager est en première ligne, interagissant avec la communauté. Si elle n’existe pas, il lui faudra donc créer une charte de modération ou FAQ qui détaille les processus à respecter en cas de demandes spécifiques, les types de commentaires qui nécessitent une modération, et les réponses appropriées aux questions fréquemment posées.
Le Copywriter doit se baser sur la charte éditoriale du client. Ce document doit inclure le ton de la marque, les styles d'écriture préférés, et toute terminologie spécifique à utiliser ou à éviter. De la même manière, si elle n‘existe pas, il devra en proposer une.
Le Motion Graphic Designer devra se baser sur la charte graphique existante, ou en décliner une spécifiquement pour les réseaux sociaux. Celle-ci devra détailler les couleurs, les polices et les types d'images ou d'icônes à utiliser.
Le Traffic Manager doit être briefé sur les objectifs spécifiques à atteindre, comme le nombre de vues, les taux de clic, etc. Si un budget a été communiqué par le client pour des publicités payantes, il est essentiel qu’il en soit informé. Si ce n’est pas le cas, il pourra être chargé de réaliser de premières estimations du nombre de personnes touchées selon des enveloppes budgétaires définies avec le Social Media Manager.
Formalisez un planning cohérent
Une fois que chaque membre de l'équipe est au clair avec ses tâches et responsabilités, l'étape suivante est de créer un planning d'action.
Ça a l’air compliqué, dit comme ça. Ça marche comment, dans les faits ?
Pas de panique ! Je vous explique comment procéder en trois étapes :
Organisez un brainstorming d'équipe
Réunissez toute l'équipe pour un brainstorming. Cette étape est cruciale pour générer des idées et s'assurer que tout le monde soit en phase avec la direction à prendre.
Répartissez les tâches
Attribuez des tâches précises à chaque membre de l'équipe. Faites-le de manière à exploiter au mieux les compétences et expertises de chacun.
Certains membres de l’équipe peuvent prévoir de programmer d’autres moments d’échange pour avancer sur des sujets spécifiques, tels que la réalisation de la charte graphique et éditoriale.
Déterminez des deadlines à respecter
Fixez des échéances claires pour chaque tâche et assurez-vous qu'elles sont réalistes.
Communiquez le planning à l’équipe
La communication des prochaines échéances à l’ensemble de l’équipe est cruciale, et plus encore lorsque les délais sont serrés.
En effet, la deadline de rendu peut varier considérablement, allant de plusieurs mois à une simple semaine, en fonction des exigences du client et du degré d'urgence du projet. Dans des circonstances aussi variables, l'organisation est votre meilleure alliée !
Et on fait ça avec quels outils ? E-mail, calendrier partagé, outil de gestion de projet ?
Oubliez les chaînes d'e-mails à rallonge.
À la place, préférez des outils de communication plus dynamiques et interactifs, comme Slack.
Slack permet non seulement des échanges directs et des discussions de groupe, mais aussi la création de chaînes thématiques où les membres de l'équipe peuvent suivre les progrès et les mises à jour du projet.
Il offre également des fonctionnalités pour partager des fichiers et même réaliser des appels vidéo. Tout cela en temps réel. Ainsi, votre équipe peut rester connectée et informée sans avoir à naviguer à travers une mer d'e-mails.
Pour la planification et le suivi des tâches, Trello ou Notion sont de bonnes options.
Trello offre une interface "drag-and-drop" intuitive, idéale pour ceux qui veulent une solution rapide et simple.
Notion, en revanche, propose une variété de fonctionnalités plus avancées pour ceux qui sont à l'aise avec un outil plus complet.
Chacun de ces outils peut être intégré à Slack, permettant ainsi une mise à jour en temps réel et une communication fluide.
À vous de jouer
Contexte
Après avoir évalué les compétences disponibles en interne chez VegDrink, vous avez recruté trois profils au sein de l’agence pour vous aider à répondre à l’appel d’offres :
Cécilia, Motion Graphic Designer ;
Paul, Community Manager ;
Anna, rédactrice.
Vous avez ensuite listé l’ensemble des tâches avec leur descriptif précis dans le tableau disponible dans votre journal de bord
Consignes
Utilisez le tableau dans votre journal de bord pour assigner à chaque membre de l'équipe les tâches qui correspondent à son rôle. Une tâche peut être gérée par plusieurs personnes.
Rédigez le mail de communication à l’attention des membres de l’équipe.
En résumé
Après le brief, c’est la phase d'assemblage d'équipe où vous pouvez soit vous appuyer sur une structure déjà en place dans le cadre d'une agence, soit construire une équipe sur mesure en fonction de vos besoins spécifiques et de ceux du projet.
Chaque membre de l'équipe a un rôle clé, allant de la gestion de projet à la création de contenu et à la gestion du trafic publicitaire.
Après avoir briefé les membres de votre équipe sur leurs missions, il est crucial de formaliser un planning d'action. Cela inclut l'organisation d'un brainstorming, la répartition des tâches et la définition de deadlines.
Oubliez les longues chaînes d'e-mails, et optez pour des outils plus efficaces comme Slack pour la communication. Pour la gestion de projet, on vous recommande des plateformes comme Trello ou Notion.
Bravo, vous savez maintenant comment effectuer une prise de brief efficace et rassembler une équipe compétente ! À présent, passons à la deuxième partie du cours où nous explorerons l'art de l'audit client. Même si cette étape peut sembler laborieuse, elle est cruciale pour formuler des recommandations stratégiques solides. On est parti ?
