Entraînez-vous avant
J-1 avant votre présentation devant Matthieu Davis, le responsable de VegDrink ! ⏱
Que vous soyez junior ou non, une bonne préparation est essentielle pour assurer cet exercice.
Voici 4 erreurs à éviter pour une présentation sans accroc :
Erreur #1 – Ne pas connaître votre présentation sur le bout des doigts
Cela paraît évident, et pourtant…
Entre le fait que plusieurs personnes travaillent avec vous sur certaines parties et les délais serrés, il peut arriver de se retrouver à rassembler tous les morceaux de la présentation la veille au soir.
Même si vous n’êtes pas à l’origine d’une partie, vous devez avoir une maîtrise complète de celle-ci, afin de pouvoir l’expliquer clairement et avec assurance au client.
Et si la question est trop pointue ?
Le plus important est d’être capable de lier les différentes parties entre elles, le fameux fil rouge !
En cas de question trop technique ou si vous avez un doute, notez la question et vous reviendrez vers votre client par la suite.
Erreur #2 – Charger votre présentation
Vous prenez le risque que l’on ne vous écoute pas.
Créez une présentation visuelle qui viendra illustrer votre discours.
Misez sur des éléments visuels ou des éléments importants tels que :
les graphiques ;
les images ;
les vidéos ;
les chiffres clés.
Erreur #3 – Laisser traîner des coquilles
Une belle faute d’accord en plein milieu d’une slide, ou encore pire, le nom de votre client mal orthographié (#VégDrink), pas très professionnel, non ?
Alors prenez le temps de relire.
Voire de vous faire relire.
Et en cas de doute, sachez que ChatGPT corrige les fautes d’orthographe. ;)
Erreur #4 – Ne pas se chronométrer
Il m’est déjà arrivé qu’un client me coupe en plein milieu de ma présentation pour me dire “Désolé mais je dois enchaîner sur une autre réunion, vous m’enverrez votre présentation…”.
J’avais mal géré mon temps.
Sans surprise, je n’ai pas signé ce jour-là.
Quelle que soit la durée de votre rendez-vous, vous devez prévoir :
quelques minutes d’introduction ;
votre présentation en tant que telle ;
une marge pour les questions et les discussions.
Présentez le jour J
Vous avez mis votre plus belle chemise et vous connaissez votre présentation par cœur…
Il ne nous reste plus qu’à vous donner nos meilleurs conseils pour assurer cette heure de rendez-vous !
Conseil #1 – Gardez l’effet de surprise
Pour maximiser l'impact, ne divulguez pas votre présentation à l'avance.
Certains clients vous demanderont parfois de leur fournir en amont vos slides.
Expliquez poliment que vous préférez leur présenter de vive voix et que vous leur enverrez le jour J pour qu’ils puissent suivre de leur côté s’ils le souhaitent.
Conseil #2 – Posez le contexte
Débutez toujours par un rappel de la demande initiale du client.
C'est un élément souvent négligé, mais de la plus haute importance. Entre le moment où votre client a énoncé son brief et le moment où vous lui proposez une solution, ses besoins ont pu évoluer.
Assurez-vous que vous êtes toujours en phase avec les attentes de votre client.
Dites quelque chose comme :
Pour être sûr que nous sommes toujours sur la même longueur d'onde, nous avions évoqué la dernière fois votre besoin de (rappeler brièvement la demande) ? Ou “Y a-t-il eu des changements que nous devrions prendre en compte avant de poursuivre ?
Prévoyez une première slide avec les éléments de brief que vous avez reçus ou notés lors du premier entretien.
Conseil #3 – Présentez rapidement l’audit pour vous concentrer sur la partie recommandation stratégique
Je vous conseille de ne pas rentrer dans le détail de l’audit.
Celui-ci doit vous servir à argumenter le choix de vos recommandations stratégiques.
Vous pouvez donc rappeler succinctement les grands points clés de l’audit en précisant que l’audit complet leur sera évidemment envoyé par la suite.
Puis concentrez-vous sur les recommandations stratégiques.
Conseil #4 – Gardez le budget pour la fin
Après avoir clairement explicité comment chaque recommandation :
soutient les objectifs du client ;
s'harmonise avec les tendances du marché que vous avez mises en lumière dans votre audit ;
répond à votre réelle problématique et/ou demande de sa cible,
vous pouvez passer à la partie chiffrée.
Négociez le budget
La discussion budgétaire est un moment charnière.
Tout l’enjeu est de trouver un accord entre :
les attentes du client ;
ses contraintes financières ;
et la valorisation de votre travail.
Vous allez devoir vous montrer à la fois flexible et ferme, un équilibre parfois difficile à trouver !
Voici quelques points pour vous y aider :
Préparez-vous en amont à répondre aux questions de votre client
Mettez-vous dans les bottes de votre client.
Quelles sont les questions qui pourraient lui venir à la lecture de votre budget ?
Faites en sorte d’anticiper les points de contention possibles.
Cela sera souvent le cas sur les enveloppes budgétaires les plus élevées.
Soyez donc prêt à répondre aux questions suivantes :
Pourquoi ce budget est-il plus élevé que prévu ?
Anticipez en détaillant les postes de dépense et en montrant la valeur ajoutée de chaque coût.
Pouvez-vous expliquer la répartition des coûts ?
Soyez prêt à décomposer le budget en détails clairs et compréhensibles.
Quels sont les retours sur investissement (ROI) attendus avec ce budget ?
Préparez des prévisions réalistes et des exemples de réussites passées.
Y a-t-il des alternatives moins coûteuses ?
Ayez en tête des options moins onéreuses ou des éléments ajustables en fonction des contraintes budgétaires.
Qu'inclut précisément ce budget ?
Fournissez une liste détaillée des services, produits ou fonctionnalités inclus dans le budget.
Comment avez-vous estimé ces coûts ?
Soyez prêt à expliquer la méthodologie utilisée pour estimer le budget.
Pouvez-vous réduire certains postes de dépense ?
Anticipez les domaines où des coupes sont possibles sans compromettre la qualité.
Défendez votre proposition
Écoutez activement les préoccupations de votre client, et montrez-vous réceptif à ses feedbacks, tout en défendant fermement la valeur de votre proposition.
Je vous conseille de faire la liste des éléments sur lesquels vous n’êtes pas prêt à négocier.
Par exemple :
Le montant publicitaire que vous conseillez d’investir (si vous estimez qu’avec moins de budget la campagne ne fonctionnera pas, autant ne pas y aller).
Le temps minimum nécessaire pour réaliser certaines tâches (oui, même un reporting une fois tous les deux mois prend du temps et est essentiel pour analyser vos résultats).
La qualité des services que vous offrez (on peut toujours faire moins cher mais ce sera au détriment de la qualité, fixez-vous un seuil à ne pas dépasser).
Soyez flexible et prêt à adapter votre proposition
Si le client exprime des réserves, soyez prêt à réajuster votre proposition.
Considérez cette étape non pas comme un obstacle, mais comme une opportunité d'optimiser votre stratégie, en tenant compte de ses feedbacks et contraintes.
De la même manière que plus haut, prévoyez une marge de manœuvre sur certaines enveloppes.
Clôturez la présentation
Votre présentation touche à sa fin !
Voici comment conclure avec brio ce rendez-vous…
1. Commencez par rappeler les éléments essentiels de votre proposition, mettant en lumière les bénéfices pour le client.
2. Soulignez que vous êtes là pour collaborer et aider le client à atteindre ses objectifs.
Vous pourrez dire par exemple : “Pour récapituler, notre stratégie vous offre [bénéfices principaux], répondant directement à [besoins/obstacles du client identifiés au début]. Nous sommes enthousiastes à l'idée de collaborer avec vous et de voir ces plans se réaliser."
3. Énoncez ensuite clairement les prochaines étapes et fournissez une échéance pour la prise de décision.
Vous pourrez dire par exemple : “Suite à cette réunion, nous vous enverrons un résumé détaillé de la proposition, ainsi que tous les documents annexes. Pourriez-vous nous faire part de vos retours d’ici [échéance] ?
4. Enfin, ouvrez la porte aux dernières questions ou commentaires puis remerciez votre client pour son temps et son attention.
Vous pouvez dire par exemple : "Avez-vous des questions ou des préoccupations que nous n'avons pas encore abordées ?” Et si ce n’est pas le cas “"Nous vous remercions de nous avoir accordé ce moment. Nous restons à votre entière disposition pour toute information supplémentaire."
Il ne vous reste plus qu’à lui envoyer la version révisée de votre présentation.
À vous de jouer
Contexte
Vous êtes sur le point de présenter à VegDrink vos recommandations !
Après une dernière relecture de Valentine, votre responsable d’agence, celle-ci vous recommande de réorganiser vos slides dans cette présentation à télécharger au format pptx ou au format odp.
Consignes
Réagencez vos slides dans un ordre cohérent pour vous permettre d'avoir une présentation fluide et cohérente avec la proposition à défendre auprès de votre client.
En résumé
Évitez les erreurs courantes : maîtrisez la totalité de votre présentation, évitez un contenu trop chargé, éliminez les erreurs d'orthographe, et chronométrez-vous pour respecter le temps imparti.
Gardez l’effet de surprise, posez le contexte dès le début en rappelant la demande initiale du client, présentez brièvement l’audit pour vous concentrer sur la recommandation stratégique et terminez avec le budget.
Anticipez les questions concernant le budget, défendez fermement la valeur de votre proposition tout en montrant une certaine flexibilité, et prévoyez des alternatives si nécessaire.
Récapitulez les bénéfices de votre stratégie, énoncez les prochaines étapes avec une échéance pour la prise de décision, laissez la porte ouverte aux dernières questions ou commentaires et remerciez votre client pour son temps.
Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter bonne chance pour la suite de vos aventures en tant que Social Media Manager !
Nous espérons que ce cours vous aura apporté toutes les bases nécessaires. Le reste, vous l’apprendrez au fur et à mesure de vos différentes expériences. Puissent-elles être tout aussi enrichissantes que l'ont été les miennes. En tout cas, retenez une chose : il n’y a qu’en faisant des erreurs que l’on apprend, donc n’ayez pas peur de sortir du cadre !
