Camille, votre cheffe, vient vers vous pour savoir quel est votre plan d’action pour réaliser l’analyse des besoins. Elle se rend compte que vous avez besoin de conseils et vous invite à commencer par définir le périmètre de votre mission.
Définissez le périmètre
Lorsque vous réalisez une analyse de données, dans la très grande majorité des cas elle se fera sous l’impulsion d’un manager, d’un chef, d’un client…
Cela ne change pas grand-chose, peu importe la personne, n’est-ce pas ?
Eh bien si ! Lorsqu’une personne initie une analyse de données, elle a toujours une idée en tête. Cette idée n’est pas toujours bien identifiée ni détaillée et cela peut amener à des erreurs, des incompréhensions, voire des malfaçons.
Une des bonnes pratiques pour éviter cela va être de réaliser en amont une analyse des besoins.
L’analyse des besoins est malheureusement un volet souvent négligé, en partie par manque de temps, en partie parce que son impact est sous-estimé. Et même lors d’une étude réalisée pour soi, il faut prendre le temps de réfléchir aux raisons d’être de l’étude.
Il faut que vous gardiez en tête que la question que l’on va se poser va déterminer les données à utiliser, mais aussi les statistiques nécessaires !
Donc prendre le temps d’y réfléchir n’est jamais du temps perdu ; au contraire, c’est très souvent du temps gagné.
Les points clés sont :
la détermination des besoins ;
la délimitation des utilisations ;
la disponibilité des données.
Si les besoins exprimés dépassent la disponibilité des données, cela ne peut pas fonctionner. Par exemple, il ne sera pas possible de faire un graphique représentant l’évolution des températures pendant la journée, car vous n’avez pas ces données disponibles.
Il est aussi important de délimiter les profils utilisateurs. En effet, une personne visitant le site web pour faire des randonnées en métropole n’a pas besoin de voir l’évolution des températures en Guadeloupe. Cela ralentit inutilement le site.
La détermination des besoins, la délimitation des utilisations et la disponibilité des données vont être rassemblées lors d’entrevues, de questionnaires, mais aussi grâce aux retours ou discussions informels. S’il ne faut pas surévaluer les compétences du sachant, il ne faut pas non plus sous-estimer ses connaissances. Ces échanges entre deux personnes ou plus peuvent prendre du temps.
L’intégralité des informations communiquées doivent être assemblées dans un document commun : le blueprint, que nous allons voir dans la section suivante.
Consolidez les besoins
Vous avez pris le temps d'interroger, d’écouter, de rassembler les attentes de chacun des interlocuteurs. C’est-à-dire que vous avez échangé avec les trois personnes dans les Antilles pour rassembler leurs besoins spécifiques, mais aussi avec vos collègues du Sud de la France et de Bretagne.
La matière de base est sous vos mains, vous allez maintenant devoir la transmuter en un document de synthèse clair, concis et informatif : le blueprint.
Le blueprint doit :
rassembler les différentes sources d’information et permettre une traçabilité des données ;
reformuler les besoins pour les rendre accessibles à tous les protagonistes ;
être rédigé sous la forme d’une synthèse.
Le blueprint peut prendre plusieurs formes, telles qu’un tableau résumé, une frise chronologique ou un schéma. Quelle que soit la forme, gardez en tête que vous devez faire apparaître la question principale, les besoins utilisateurs selon leurs profils, les données nécessaires pour y répondre et la forme de présentation des données (tableau, graphique, indice…).
La question principale
La question principale va orienter le blueprint. Le but est-il de :
Suivre un phénomène ?
Comprendre les leviers ?
Piloter une activité ?
Prédire les changements à venir ?
Prenons l’exemple de données de températures mesurées à l’échelle des départements français pendant 6 ans.
L’analyse de données a-t-elle pour but :
D’informer les citoyens d’un département ?
D’alerter les administrations des départements les plus touchés ?
De calculer le montant de la cotisation des assurances en fonction des départements ?
De prévoir les températures à venir ?
Dans l’exemple, les personnes doivent avoir accès aux données qui les intéressent. Ces données sont donc à définir avec votre équipe selon ses connaissances des utilisateurs.
À partir des mêmes données, plusieurs analyses peuvent être faites, mais elles demandent toutes un plan d’action construit et réalisable.
Les besoins utilisateurs
Les besoins utilisateurs varient selon le profil. Dans le cas où les profils seraient très différents et même s’ils partagent les mêmes données, il est conseillé de faire un blueprint par profil plutôt qu’un seul qui essaie de prendre en compte tous les cas de figure.
Les besoins utilisateurs doivent être résumés dans une seule langue, être compréhensibles par tous et actionnables. Par exemple, voir l’évolution mensuelle de la température sur les 6 années de l’étude pour le département sélectionné.
Les données nécessaires
Les données nécessaires et leur origine doivent être détaillées pour chaque besoin. Il ne faut pas faire l’impasse sur les créations d’indicateurs nécessaires. Par exemple, connaître les températures moyennes et extrêmes enregistrées sur un département nécessite de récupérer pour chaque département les données journalières : températures moyenne, maximale et minimale.
La forme
La visualisation des données doit être choisie en fonction de leur type. L’évolution des températures peut être vue sous la forme d’une courbe mais aussi sous la forme d’un diagramme en toile d’araignée.
Par exemple, une de vos collègues vous a expliqué qu’elle aimerait sur la page d'accueil avoir une carte avec la température moyenne de chaque département, et en pop-up les minimum et maximum enregistrés pour le mois en cours.
Présentez le blueprint pour validation
Félicitations, vous avez fait votre blueprint !
Ou plutôt vous avez fait une première version, il faut maintenant le faire valider par chaque personne concernée !
Pour qu’un blueprint soit vraiment utile, il doit être validé par toutes les personnes liées au projet. Pour une bonne implication, il est conseillé de laisser à chacun du temps pour se l’approprier en asynchrone, tout en bloquant une date de réunion en synchrone.
Après avoir demandé les disponibilités de toutes les personnes, vous fixez la réunion de retour au jeudi de la semaine d’après à 15 h (heure de Paris) pour que vos trois collègues des Antilles n’aient pas à se lever aux aurores. Vous envoyez à tous le blueprint créé en rappelant la date avec la bonne heure, le lien de connexion ainsi que le programme :
Vous rappelez le contexte de votre travail.
Vous donnerez l’idée principale : informer les utilisateurs et utilisatrices des conditions climatiques dans tous les départements français où notre entreprise est présente (France métropolitaine et Antilles françaises).
Vous listerez chaque demande l’une après l’autre.
Dans votre message, vous en profitez pour rappeler que c’est un projet important porté par tous, et que tous les avis doivent être pris en compte.
Lors de cette réunion, il faut commencer par rappeler l’objectif principal, la validation du blueprint ; l’idée n’est pas de remettre en question le choix de l’étude.
Il faut ensuite prendre le temps de détailler les différents attendus avec les données associées ainsi que le format de sortie, afin de valider chaque point.
Vous avez suivi toutes les bonnes pratiques pour gérer les réunions importantes :
une animation active de la réunion ;
la participation de tous ;
une écoute et une bienveillance communes.
À la suite de la réunion, plusieurs personnes reviennent vers vous afin de modifier le blueprint. Et cela va être votre travail dans votre quotidien professionnel !
Plusieurs allers-retours sont souvent nécessaires. Une amélioration continue permet un projet bien mené.
À vous de jouer
Contexte
Félicitations, vous avez intégré l’entreprise “A tout chemin” !
Avec votre arrivée, s’ouvre le grand projet de rendre accessibles sur la page de chaque département les informations de contexte.
Pour vous aider dans votre travail, vous avez récolté les besoins et attentes de vos collègues sous différentes formes : interviews, e-mails, discussions informelles…
Consignes
Il vous reste maintenant à prendre en compte les demandes suivantes :
Plusieurs personnes vous ont remonté que le format Excel n’était pas intuitif pour elles. Vous décidez donc d’utiliser un éditeur de texte, type Word ou Mot.
Également sur la forme, vos collègues vous demandent de mieux détailler les données nécessaires pour chaque tâche, par exemple sous forme de liste.
Pour alléger les calculs, l’équipe technique vous demande de réduire le jeu de données à 3 ans et non 5 ans.
Antoine, un de vos collègues, vous a fait deux propositions lors de la réunion : représenter le lien entre température et densité de population, ainsi que la densité de population à l'échelle de la région.
Anna, une autre de vos collègues présentes à la réunion, vous envoie ce message :
Bonjour, Peux-tu rajouter une représentation historique des variations de température ? Merci d’avance.
En résumé
Un projet bien mené est un projet réfléchi dont on a identifié les attentes et les moyens d’y arriver.
Le blueprint résume les besoins des utilisateurs, les données nécessaires et le format de sortie.
Le blueprint n’est pas figé dans le marbre et doit évoluer avec le projet.
Pour une validation efficace, privilégiez les lectures et appropriations asynchrones et les modifications synchrones.
Maintenant que vous savez ce que vous devez faire et comment le faire, il ne vous reste plus qu’à vous lancer dans l’analyse de données !
