Préparez la visite d'un bâtiment pour un projet de rénovation énergétique

Convenez d’un rendez-vous client

Le premier contact avec votre client se fera souvent par e-mail. Par conséquent, la qualité de vos messages sera primordiale, car elle influencera directement la relation que vous développerez et la confiance que votre client accordera à votre expertise.

Voici les points qui en découleront.

Image professionnelle : Un e-mail bien rédigé véhiculera une image sérieuse et professionnelle de votre part. Il montrera que vous prendrez soin de la qualité de vos échanges.

Clarté, précision et efficacité : Un e-mail structuré et concis facilitera la compréhension rapide de votre message et permettra à votre destinataire de prendre des décisions ou d’agir efficacement.

Respect, courtoisie et crédibilité : Une bonne rédaction, un ton respectueux et courtois démontrera que vous serez rigoureux, compétent et contribuera à instaurer un climat de confiance avec vos interlocuteurs.

Archivage et suivi : Un e-mail clair avec toutes les informations pertinentes sera facile à archiver et à retrouver en cas de besoin. Il facilitera également le suivi de vos projets et actions.

Exemple :

« Bonjour Monsieur / Madame [Noms du client],

Je vous remercie pour votre demande de rendez-vous concernant le projet de rénovation énergétique de votre habitation [le ton employé est courtois et professionnel, ce qui contribue à établir une atmosphère de respect et de confiance avec le client dès le premier contact.]

En tant que chef de projet en charge de votre dossier, je vous propose de convenir d’une date pour un rendez-vous à votre domicile. Pourriez-vous, s'il vous plaît, m’indiquer vos disponibilités ? [Le client sait précisément que vous serez son interlocuteur dédié pour ce projet, renforçant ainsi votre rôle de référent.]

Afin de préparer au mieux notre entretien, je vous invite à remplir le formulaire disponible [ICI] et à me transmettre l’ensemble des documents mentionnés. [La demande d’informations supplémentaires est exprimée de manière claire et structurée, facilitant la compréhension des attentes pour le client.]

Si vous éprouvez des difficultés à rassembler certains éléments, si une question nécessite des éclaircissements, ou si vous avez besoin d’informations complémentaires, n’hésitez pas à revenir vers moi. Je serai à votre disposition pour vous accompagner. [En offrant votre aide en cas de difficulté ou de question, vous montrez que vous êtes engagé et disponible, ce qui est important pour créer un climat de confiance et de bonne collaboration.]

Dans l'attente de votre retour, je vous souhaite une excellente journée.

Cordialement,» [Toujours terminer vos échanges par une formule de politesse pour montrer votre respect envers le client.]

Préparez la collecte d’information

Pour optimiser votre visite, il sera indispensable de disposer d'informations précises en amont. Cette préparation vous permettra de :

• cibler les points clés ;

• poser les questions pertinentes dès le début ;

• optimiser le temps passé sur site.

Les documents fournis faciliteront l’identification des priorités, telles que les zones énergivores et les équipements vieillissants, ce qui concentrera l’analyse sur les éléments critiques. De plus, ils vous aideront à anticiper d'éventuelles difficultés et à vous focaliser directement sur les stratégies d’amélioration énergétique, en tenant compte des contraintes techniques éventuelles.

Par ailleurs, vous utiliserez ces documents comme base de référence pour les différents corps de métier que vous mobiliserez par la suite. Les professionnels disposeront ainsi des informations essentielles pour établir leurs devis et apporter leur expertise technique. Ils pourront également évaluer les choix techniques possibles en vous indiquant leurs avantages et inconvénients, offrant des perspectives complémentaires aux vôtres.

Classez les données de votre client

En tant que chef de projet, il est impératif que vous classiez rigoureusement l’ensemble des échanges mail de votre client ainsi qu’avec les différents interlocuteurs impliqués dans le projet, qu’ils soient internes à votre entreprise ou externes. Ces échanges devront être conservés de manière systématique et structurée, permettant ainsi une traçabilité.

La conservation de ces échanges vous permettra de retrouver facilement les décisions prises, ainsi que les raisons qui les auront motivées. En cas de litige, ces éléments vous serviront de preuve et renforceront votre position, ajoutant ainsi un niveau de transparence et de sécurité à la gestion du projet.

De même, vous devrez organiser et classer l’ensemble des documents transmis, qu’ils proviennent de votre client ou de vos différents interlocuteurs, dans des dossiers prédéfinis. Cette organisation vous garantira un suivi précis et efficace du projet. Une organisation rigoureuse des documents permettra un accès rapide à l'information, facilitant ainsi les échanges avec le client et améliorant votre réactivité. Elle offrira également une vue d'ensemble claire sur les étapes du projet réalisées et celles à venir.

Classez vos e-mails

Dans un dossier "Client", classez l’ensemble des documents en utilisant le nom de vos clients. À l'intérieur de ce dossier, créez des sous-dossiers spécifiques pour organiser vos projets en fonction de leur avancement :

• Dossier "Études" : À ce stade, vous aurez initié vos premiers échanges commerciaux. Aucun devis ne vous aura encore été retourné signé, mais le projet présentera un potentiel de futur chantier.

• Dossier "Exécution" : Lorsque le devis sera retourné signé, le projet passera en phase d'exécution, et votre mission “débutera” officiellement.

• Dossier "Terminé" : Ce dossier accueillera les projets finalisés, marquant ainsi la fin de votre mission.

Bien qu’un projet soit terminé, vous pourriez avoir à y revenir pour des questions de garanties de fin de chantier. En effet, en fonction du type de projet, trois garanties principales pourront s’appliquer :

• Garantie de parfait achèvement : Valable 1 an à compter de la réception du chantier.

• Garantie de bon fonctionnement : Valable 2 ans à compter de la réception du chantier.

• Garantie décennale : Valable 10 ans à compter de la réception du chantier.

Pour une meilleure organisation, vous pourrez structurer vos travaux terminés de cette façon :

• « Terminés » : Pour les projets récemment achevés.

• « Terminés depuis +2 ans » : Cette catégorie est utile car, au-delà de deux ans sans retour (garantie de parfait achèvement et de bon fonctionnement dépassée), la probabilité qu’un chantier revienne pour des causes de litiges ou de problèmes techniques est faible (mais pas impossible). Vous pourrez archiver ces dossiers ici et conserver les plus récents dans le dossier principal "Terminé".

Classez vos projets dans votre ordinateur

De manière similaire à la classification de vos e-mails, je vous recommande de classer l’ensemble des documents de vos différents projets, dans des dossiers structurés sur votre ordinateur. Nommer les dossiers en utilisant le nom de votre client.

Ensuite, je vous suggère de classer vos clients dans quatre sous-dossiers, comme suit :

1. "01 – Devis en cours" : Vous y classerez les devis en attente de réponse ainsi que ceux pour lesquels vous aurez reçu un refus.

2. "02 – Exécution" : Ce sous-dossier contiendra l’ensemble des éléments nécessaires pour suivre correctement votre projet en cours d'exécution.

3. "03 – Terminés" : Vous y regrouperez les dossiers pour lesquels vous aurez achevé votre mission auprès du client.

4. "04 – Terminés depuis + 2 ans" : Ce dossier sera destiné aux projets terminés depuis plus de deux ans, suivant le même principe de classification que celui de vos e-mails.

01 - Devis en cours

Dans votre dossier "01 - Devis en cours", vous classerez les clients pour lesquels vous attendrez un retour après l’envoi d’une offre de prix.

En cas de refus, vous créerez un sous-dossier "0 - Perdus" pour y archiver les dossiers concernés et conserver ainsi une trace des offres non retenues.

La structure se présentera ainsi :

02 – Exécutions

Dans ce dossier, vous regrouperez tous les éléments nécessaires à la bonne réalisation de votre audit ainsi que vos propositions de scénario d’amélioration énergétique. L'objectif est de vous offrir un accès structuré, simple et efficace à l'ensemble des documents transmis, facilitant ainsi leur consultation.

03 - Terminés

Enfin, dans la continuité de la classification de vos e-mails, vous pourrez organiser vos projets terminés pour libérer de l’espace dans vos dossiers en cours d’exécution. Cette méthode facilitera l'accès aux projets actifs tout en conservant une traçabilité structurée des dossiers finalisés.

En résumé

• Rédigez des e-mails clairs et respectueux pour établir la confiance.

• Préparez les informations clés pour optimiser le rendez-vous.

• Classez e-mails et documents par étapes de projet pour une traçabilité optimale.

• Organisez les dossiers sur votre ordinateur en fonction de l’avancement.

• Archivez les projets terminés en respectant les garanties.

Vous êtes désormais prêt à collecter les données de votre client. Découvrons comment faire de manière optimale dans le prochain chapitre.