Préparez l’environnement et le dossier patient
Il est 8 h 30, le secrétariat ouvre et le premier patient ne va pas tarder. Avant de facturer quoi que ce soit, il faut que le poste soit prêt : le bon matériel branché, les bonnes cartes à portée de main, et un dossier patient qui ne laissera passer aucune erreur. Dans le chapitre précédent, vous avez compris pourquoi et pour qui vous facturez ; place maintenant au terrain. Ce chapitre démystifie le cadre technique de la télétransmission et les cartes qui l’entourent, puis sécurise la première étape du cycle : créer un dossier patient fiable.
Identifiez le principe et les avantages de la télétransmission SESAM-Vitale
Pour être payée, la structure transmet la feuille de soins par voie électronique à l’Assurance Maladie. C’est ce qu’on appelle la télétransmission, et elle s’appuie sur le système national SESAM-Vitale.
Pour visualiser le circuit d’un seul tenant avant d’entrer dans le détail des cartes, regardez la vidéo ci-dessous. Ils retracent le trajet complet d’une feuille de soins électronique, du patient jusqu’au remboursement. Gardez un objectif en tête pendant le visionnage : repérer les trois acteurs et l’ordre dans lequel ils interviennent. C’est ce fil que vous suivrez ensuite à chaque facturation.
Résumons le flux de la FSE !
Le patient présente sa carte Vitale, qui contient ses droits. Le professionnel de santé réalise l’acte et le sécurise avec sa propre carte. La FSE part alors vers l’Assurance Maladie, qui traite le remboursement. Trois acteurs, un fichier, un circuit sécurisé de bout en bout.
Côté poste, trois éléments suffisent pour télétransmettre : un ordinateur équipé du logiciel de facturation, une connexion internet, et un lecteur de cartes capable de lire la carte Vitale et les cartes professionnelles.
La télétransmission n’est pas qu’une contrainte technique : elle apporte des bénéfices concrets au quotidien.
un gain de temps : plus de feuilles papier à remplir, affranchir et envoyer ;
une sécurisation des données : les informations circulent par un canal chiffré ;
une réduction des erreurs : les droits lus sur la carte Vitale évitent les ressaisies hasardeuses ;
un suivi des paiements : vous savez ce qui a été transmis et ce qui a été payé.
Distinguez les rôles des cartes professionnelles (CPS et CPE) et de la carte Vitale
Trois cartes interviennent dans une facturation, et on les confond facilement. Chacune a un propriétaire et un rôle précis. Bien les distinguer vous évitera de bloquer une facturation faute de la bonne carte au bon moment.
La carte Vitale, elle, appartient au patient. Elle ne certifie pas un professionnel : elle porte les droits du bénéficiaire (identité, rattachement à l’Assurance Maladie, éventuelle exonération). C’est la clé qui ouvre le bon niveau de prise en charge.
En pratique, le secrétaire prépare la facture avec sa carte CPE et la carte Vitale du patient ; le médecin la valide et la sécurise avec sa carte CPS. Le tableau ci-dessous récapitule qui fait quoi.
Carte | À qui elle appartient | Ce qu’elle permet de faire |
Carte CPS | Au professionnel de santé (médecin, biologiste…) | Certifier son identité et sa profession, signer et sécuriser la FSE |
Carte CPE | Au personnel administratif (secrétaire, assistant) | Lire la carte Vitale du patient et préparer la facturation (pré-FSE) |
Carte Vitale | Au patient (bénéficiaire) | Attester les droits et le niveau de prise en charge du patient |
Créez un dossier patient fiable (identitovigilance et INS)
Tout commence par le dossier patient. C’est la première étape du cycle vu au chapitre précédent, et c’est aussi la plus déterminante : une identité mal renseignée en amont ressort presque toujours en rejet à la fin. Ouvrir un dossier fiable, c’est donc déjà sécuriser la recette.
Fiabiliser une identité suit toujours la même logique, quel que soit le logiciel de votre futur poste :
recueillir les traits d’identité de référence : nom de naissance, prénom(s), date de naissance, numéro de téléphone et adresse ;
vérifier ces traits avec une pièce d’identité à haut niveau de confiance (carte nationale d’identité, passeport) ;
contrôler le statut de l’INS (récupérée, puis qualifiée) avant de lancer la facturation.
Vérifiez les droits et réunissez les justificatifs avant la facturation
Une identité fiable ne suffit pas : encore faut-il que les droits soient à jour. La carte Vitale doit avoir été mise à jour récemment pour refléter la situation réelle du patient (mutuelle, exonération, changement de caisse). Quand la carte n’est pas à jour, ou que le patient ne l’a pas sous la main, un service vient au secours du secrétariat.
Interroger ADRi suit une démarche générique, indépendante de l’outil :
identifier le patient à partir de ses traits d’identité et, si disponible, de son NIR (le numéro de sécurité sociale) ;
lancer la requête ADRi depuis le logiciel de facturation ;
récupérer les droits retournés (part obligatoire, exonération éventuelle) et les rattacher au dossier.
Vous savez maintenant recueillir une identité fiable et vérifier les droits du patient. Prochaine étape : réunir les justificatifs qui sécurisent la prise en charge avant de lancer la facturation.
Enfin, avant de facturer, on réunit les justificatifs qui sécurisent la prise en charge. La check-list ci-dessous rassemble l’essentiel et rappelle ce que chaque document permet de vérifier.
✅ | Document | Ce qu’il permet de vérifier |
Carte Vitale à jour | Les droits à la part obligatoire et le rattachement à l’Assurance Maladie | |
Attestation de droits (ou retour ADRi) | Les droits quand la carte est absente ou non à jour | |
Carte de mutuelle | La prise en charge de la part complémentaire | |
Prescription (si l’acte le nécessite) | La justification médicale de l’acte facturé | |
Pièce d’identité | La bonne identité du patient (identitovigilance) |
À vous de jouer !
Vous ouvrez le secrétariat et deux patients se présentent coup sur coup. Pour chacun, vous devez sécuriser l’entrée dans le circuit avant toute facturation : choisir la bonne carte, décider s’il faut interroger ADRi, et réunir les bons justificatifs. C’est exactement la routine d’ouverture de dossier que vous tiendrez en poste.
Les deux situations
Cas A — M. Durand, consultation en présentiel : il présente une carte Vitale à jour et sa carte de mutuelle. Le médecin réalise la consultation sans acte prescrit sur place ;
Cas B — Mme Berthaud, téléconsultation : elle consulte à distance et n’a pas présenté de carte Vitale. Vous disposez de son identité vérifiée et de son numéro de sécurité sociale. Pas d’acte prescrit pour ce cas non plus.
Votre travail
Pour chacun des deux cas :
indiquez quelle carte professionnelle vous utilisez pour préparer la facturation (CPS ou CPE) ;
décidez s’il faut interroger le service ADRi, et justifiez ce choix ;
complétez la check-list des justificatifs à réunir avant de facturer.
Votre livrable
La check-list renseignée pour chaque cas (documents réunis) ;
La décision ADRi justifiée en une phrase pour chaque cas.
Prenez cinq minutes pour traiter les deux cas avant de consulter le corrigé.
En résumé
La télétransmission envoie la feuille de soins électronique (FSE) à l’Assurance Maladie via SESAM-Vitale, pour un paiement plus rapide et plus sûr ;
Trois cartes, trois rôles : la CPS signe la FSE (praticien), la CPE prépare la facturation (secrétaire), la carte Vitale porte les droits (patient) ;
Un dossier patient fiable repose sur l’identitovigilance et l’INS : la bonne identité conditionne une facturation sans rejet ;
Quand la carte Vitale manque ou n’est pas à jour, le service ADRi permet de récupérer les droits du patient ;
Réunir les bons justificatifs avant de facturer (carte Vitale, droits, mutuelle, prescription, identité) sécurise la prise en charge.
Le poste est prêt et le dossier patient est fiable. Dans le prochain chapitre, vous passez à l’acte : facturer les consultations courantes en appliquant les règles du tiers payant.
