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Last updated on 12/13/19

Organisez la tenue de votre comptabilité

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Selon votre option fiscale, vous aurez des obligations de comptabilité différentes. Nous l’avons vu, il s’agira des mécanismes de tenue comptable suivants :

Option fiscale

Comptabilité

Tenue comptable

Micro

Trésorerie

Registre recettes et registre dépenses

Réel

Engagement

Livre journal + déclaration créances/dettes annuelle + inventaire annuel à réaliser

Normal

Engagement

Livre Journal + Grand Livre à jour + Inventaire annuel à réaliser + Comptes annuels

Déclaration contrôlée

Trésorerie

Livre Journal + Livre des amortissements

Il est intéressant, pour votre activité de freelance et pour votre gestion administrative au quotidien, d’apprendre les bases de la tenue comptable :

  • la tenue de vos registres de micro-entrepreneur,

  • la tenue de vos livres comptables si vous avez une comptabilité d’engagement ou de trésorerie (hors micro-entreprise),

  • et enfin, vos formalités juridiques si vous avez une société.  

Créez vos registres pour votre micro-entreprise

Vous devez tenir une comptabilité de trésorerie (enregistrement des entrées et sorties d’argent) pour votre entreprise individuelle. Cette comptabilité sera tenue sur des registres, en ligne (avec des logiciels de comptabilité, par exemple) ou sur papier.

Chaque ligne (encaissement ou décaissement) doit être enregistrée de façon chronologique, au jour le jour, et à la date du paiement.

  • Le livre des recettes recueille les encaissements,

  • et le registre des dépenses recueille les décaissements.

Pour chacun de ces registres, vous devez indiquer les informations suivantes, au jour le jour, et à la date des paiements :

Date

Numéro de facture

Client (recettes) ou Fournisseur (achat)

Nature

Montant

Mode de paiement

 

 

 

 

 

 

Vous pouvez imprimer le modèle officiel de livre chronologique des recettes, et de registre des achats. Il faudra alors les ranger dans deux classeurs séparés et numéroter les pages.

Tenez vos livres comptables obligatoires

Toutes les entreprises doivent tenir des livres comptables, sauf les micro-entrepreneurs.

Dans ces livres, les écritures doivent comporter les informations suivantes :

  • l’origine (la provenance) de la ressource ou le libellé du compte (par exemple, le nom du client),

  • le contenu ou le libellé de l’écriture (par exemple, le nom de la prestation délivrée),

  • la référence de la pièce justificative,

  • la date,

  • le montant au débit et/ou au crédit,

  • le solde,

  • le mode de règlement (avec le n° de chèque si applicable),

  • pour le Grand Livre : le compte spécifique (ou numéro de journal).

Si vous avez un expert-comptable pour vous aider, vous devrez donc être en mesure de fournir toutes ces informations.

Ces livres sont généralement :

  • Le Livre Journal. Il reprend les encaissements et les décaissements. Vous devez enregistrer ces mouvements à la date d’émission de la facture (comptabilité d'engagement) ou à la date de paiement (comptabilité de trésorerie). Chaque ligne doit être écrite dans un ordre chronologique. Vous pouvez avoir plusieurs de ces livres : un journal pour les ventes, un pour les achats, etc.

  • Le Grand Livre. C’est le registre qui permet de préparer vos comptes annuels (votre bilan, votre compte de résultat, votre annexe). Il reprend le plan comptable avec les classes et les catégories pour chaque type de ressource.

  • Le Livre d’inventaire. Il n’est plus obligatoire depuis 2016, mais vous devez toujours réaliser un inventaire si vous êtes sous le régime des BIC, au moins une fois par an. Le livre d’inventaire peut donc être utile. C’est un registre qui reprend le passif et l’actif de votre entreprise.

  • Le Livre des Amortissements et Immobilisations. L’amortissement permet de calculer l’usure d’un bien, et sa perte de valeur avec le temps. Ce registre doit être tenu par les freelances sous le régime de la déclaration contrôlée des BNC. Il reprend les informations suivantes :

    • la date à laquelle le bien a été acheté,

    • le type d’immobilisation du bien (incorporelle, corporelle, ou financière),

    • le prix du bien,

    • le mode d’amortissement pratiqué (linéaire, dégressif, ou exceptionnel),

    • l’amortissement en lui même (la perte de valeur),

    • l’éventuelle aliénation, lorsque le bien sort du patrimoine de l’entreprise, car il est cassé, volé ou inutilisable.

Effectuez vos formalités juridiques

En tant que freelance, vous aurez des formalités juridiques à accomplir à plusieurs stades, pour votre entreprise, selon votre statut :

  • des formalités liées à la création,

  • des formalités liées à des modifications de votre entreprise (changement d’adresse ou de siège social, modification d’objet, etc.),

  • et des formalités liées à la vie économique de votre société (dépôt des comptes, par exemple).

Si vous êtes auto-entrepreneur

Vous pouvez créer et modifier votre entreprise en ligne, grâce au site lautrepreneur.fr.

Vous n’aurez pas d’autres formalités juridiques à accomplir (pas de rédaction ou de dépôt d’un bilan, comme pour les sociétés par exemple).

Pour les autres statuts

Pour chaque modification, il faut remplir un formulaire et le déposer auprès des greffes du tribunal de commerce de votre département. C'est souvent payant. Si vous avez une société, vous devrez également publier les changements auprès d’un journal d’annonces légales.

Voici un exemple des modifications pertinentes pour un freelance à faire enregistrer auprès du Tribunal de Commerce) :

  • le transfert de siège social,

  • le changement de dénomination sociale,

  • la modification de l’objet social (changement d’activité),

  • la déclaration de pertes (résultats) supérieures à la moitié du capital social,

  • le changement de l’exercice comptable,

  • la dissolution (radiation) de l’entreprise.

Enfin, les sociétés doivent publier leurs comptes annuels. Pour cela, elles doivent déposer un dossier avec leur bilan, l’annexe, et le compte de résultat auprès des greffes (procédure payante) après chaque exercice comptable. Il faut également y joindre le procès verbal d’approbation des comptes réalisé par l’associé unique (donc vous).

Félicitations, car vous maîtrisez désormais les bases de vos obligations comptables de travailleur indépendant ! Vous êtes en mesure d’adapter votre tenue comptable à votre statut et vos options fiscales, et de déclarer et payer les impôts, contributions et taxes obligatoires pour votre activité. :pirate:

Vous avez donc un cadre comptable prêt pour vous lancer, et commencer à facturer vos premiers clients ! :lol:

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