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Last updated on 12/13/19

Mettez en place votre système de facturation

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En tant que freelance, vous devrez émettre des factures pour vous faire payer par vos clients. Cela est valable pour tous les statuts juridiques pour travailleurs indépendants, même si de légères variations existent en fonction de la forme d’entreprise.

Peu importe votre statut, votre secteur d’activité, et vos types de clients (plateformes, agences, clients directs…), vous devez avoir un système de facturation en place, pour respecter vos obligations comptables mais aussi pour être payé par vos clients.

Alors, comment créer mes factures de freelances pour me faire payer ?

Nous vous proposons de facturer vos clients grâce au modèle suivant, très complet :

  1. mettez en place un système pour votre facturation, de l’accord avec le client jusqu’à la livraison de votre service et son paiement,

  2. écrivez des devis sous un format valide pour engager votre client et démarrer la mission,

  3. rédigez des factures qui comportent toutes les mentions obligatoires pour être en règle avec l’administration fiscale et être payé par vos clients,

  4. collectez et reversez la TVA selon les modalités d'assujettissement à la TVA de votre entreprise de freelance,

  5. adaptez vos factures aux spécificités de certaines missions, en ajoutant des mentions autour des débours, des avoirs, ou des acomptes.

Il existe une série d’étape avant et après l’envoi de sa facture à un client. C’est ce que nous entendons, ici, par système de facturation.

Mettez en place votre système de facturation

Mettre en place un tel système permet d’éviter les mauvaises surprises, comme par exemple de démarrer une mission puis d’avoir perdu du temps si le client change d’avis, de devoir “supprimer une facture” (ce qui n’est pas possible), ou encore d’être dans une situation économique difficile à cause d’un impayé client.

Quels sont les jalons de ce système de facturation ?  

Il se compose de normes juridiques et comptables, identiques pour tous les entrepreneurs, puis de particularités liées aux statuts et aux préférences personnelles.

De façon générale, il faut séparer :

  • l’accord pour travailler ensemble avec le client, du domaine du contrat,

  • la facturation pour prouver la transaction, du domaine comptable,

  • et le paiement, du domaine financier.

Pour mettre en place un système complet de facturation, nous vous recommandons de :

  • matérialiser l’accord avec le client par un contrat écrit et signé, par exemple avec un devis, et cela avant la prestation de service,

  • émettre une facture après la prestation de service pour demander le paiement ou pour apporter la preuve de la collaboration avec le client.

Formalisez votre accord avec le client avant de facturer

Au début de toute relation commerciale, il faut se mettre d’accord sur le périmètre de la mission, sur le budget, et enfin sur le prix.

Cet accord peut prendre différentes formes : un “clic” sur un bouton d’acceptation de la mission ou des conditions générales (sur les plateformes), un bon de commande signé et édité par le client, un devis validé par votre client, ou encore un contrat signé par les deux parties.

Cet accord doit respecter un certain formalisme pour vous engager à réaliser la mission, et pour engager vos clients à vous payer. Si le client change d’avis, il sera tout de même tenu de vous rémunérer si un accord a été signé dans ce sens.

Vous pouvez aussi réaliser un devis qui est un document idéal pour marquer cet accord, et en obtenir l’exécution en cas de litige. Un devis signé et valide (nous verrons dans le chapitre suivant ce que cela implique) vous donnera une garantie juridique.

C’est le montant exact de cet accord qui sera reporté sur la facture. Si des éléments viennent changer et modifier cet accord, ils devront faire l’objet d’un avenant, au risque d’être refusé par le client.

Rédigez une facture et demandez le paiement de vos missions

À la fin de votre mission, vous donnerez une facture finale avec le client qui reprendra le montant total du budget de votre mission, et précisera les montants déjà versés grâce aux factures d’acomptes, le cas échéant.

En effet, pour vous sécuriser, vous pouvez demander le paiement d’un acompte au démarrage de votre mission. L’acompte est un accord ferme entre un prestataire et un client. Le client s’engage à payer la totalité du service, mais il effectue un premier versement pour rassurer le prestataire.

Vous pouvez émettre plusieurs demandes d’acompte, progressivement, pour un long projet par exemple. Généralement, les freelances demandent 30 à 50 % du budget en début de mission. Vous pouvez aussi demander 30 % à la commande, 30 % au milieu de votre travail, et 40 % à la fin.

Comment faire si je souhaite être payé intégralement à la commande, avant même d’avoir réalisé la prestation ?

Il faut bien distinguer le paiement et la facturation. Le paiement est le fait de vous verser de l’argent. Vous pouvez, par exemple, demander le paiement d’une provision en début de projet pour couvrir vos frais en amont. La facture est un document comptable qui valide le montant total à payer pour le client, pour sa commande.

Vous pouvez demander le paiement comptant au moment de la signature du contrat ou du devis. Dans ce cas, il faudra préciser cette demande de paiement à la commande sur ces documents. Vous enverrez la facture plus tard (à la livraison de la mission, une fois le projet validé).

Enfin, les factures ne pouvant pas être supprimées ou annulées, vous devez attendre d’être certain du montant final de celles-ci pour les envoyer.

Visualisez le parcours du devis au paiement

Voici une modélisation visuelle du parcours complet d’un système de facturation, du devis au paiement. Pensez à faire évoluer vos échanges avec vos clients dans un système de ce type, pour respecter vos obligations comptables, mais aussi pour vous protéger en cas de litiges ou d’impayés.

Comme vous pouvez le voir sur ce schéma, aux origines de toute collaboration avec un client se trouve un accord, le plus souvent matérialisé par un devis, ce que vous apprendrez à faire dans le prochain chapitre.

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