Tant que l’argent de vos missions n’est pas versé sur votre compte en banque professionnel, il existe un risque d’impayé.
Plusieurs raisons peuvent expliquer un impayé :
un simple oubli,
un changement d’équipe,
un problème d’organisation,
une difficulté financière de la part de votre client,
un malentendu,
un litige,
et très rarement, de la mauvaise foi (avec un client qui peut arrêter de répondre à vos appels ou à vos courriers, ou refuser de vous payer pour de mauvaises raisons).
Mais surtout, il est nécessaire de vous protéger du risque d’impayés, avant qu’il arrive, car l’impact peut être catastrophique pour votre activité de travailleur indépendant, puisque cela veut dire que vous n’aurez pas les revenus sur lesquels vous comptiez (malgré votre travail).
Alors, comment gérer mes risques d’impayés ?
Tout d’abord, vous pouvez mettre en place des garanties juridiques avant votre collaboration avec votre client pour limiter vos risques,
ensuite, il existe des garanties financières pour vous sécuriser,
Enfin, s’il est trop tard, vous pouvez demander l’exécution de votre contrat.
Mettez en place des garanties juridiques contre les impayés
Vous pouvez, avant de débuter votre travail, mettre en place quelques garanties pour réduire le risque d'impayé. Soyons clairs, avoir des garanties contractuelles ne veut pas dire que le paiement de vos missions sera automatique. Cependant, vous serez protégé “sur le papier” et vous pourrez réduire les risques d’utilisation de votre travail sans rémunération.
En dernier recours, vous pourrez également demander l’exécution du contrat en assignant votre client en justice. Cependant, en cas de mauvaise foi par exemple, ou de faillite du client, vous ne pourrez pas faire grand chose.
Il existe plusieurs manières de vous protéger des risques d’impayés avant de démarrer une collaboration avec un client. Voyons en détail chacune de ces options.
Renseignez-vous sur le sérieux de vos clients
Tout d’abord, demandez à vos clients professionnels de vous transmettre des informations sur leur entreprise afin de pouvoir leur établir un devis. Vous pourrez, grâce à ces coordonnées, vérifier que la société existe bel et bien grâce à des sites comme societe.com ou infogreffe.com.
Accordez de l’importance à la date de création, à l’identité du dirigeant, au siège social, mais aussi à la forme juridique et au capital social. Vous pouvez même commander des bilans de ces sociétés (si les comptes ont été déposés) ou leurs statuts. Par exemple, si une société ayant 1 € de capital social vous commande une prestation de plusieurs milliers d’euros, mieux vaut ajouter des garanties financières à votre collaboration (acompte, paiement à la commande, etc.).
Faites signer un document de validation d'accord
Après cette première étape de recherche d’information, vous pourrez utiliser les coordonnées vérifiées de votre client pour rédiger un document d’accord à signer avant de démarrer la mission.
Vous devez toujours attendre d’avoir un accord signé par votre client avant de débuter le travail. Cet accord doit inclure le détail de votre collaboration, c’est-à-dire la mission à effectuer, les délais accordés, et le budget convenu. En droit des contrats, on parle d’accord sur la chose et le prix.
Le plus simple est de réaliser un devis, comme vous avez appris à le faire dans ce cours, et de le faire signer pour valider votre accord. Mais vous pouvez aussi utiliser d’autres documents comme un contrat ou même un échange d’e-mail.
Sachez que, dans le droit français, les accords donnés à l’oral ont une valeur contractuelle. Cependant, ce n’est pas une technique sécurisée car il n’y a pas de preuve tangible.
Mettez en place une clause de réserve de propriété
Vous pouvez également ajouter une réserve, dans votre contrat, concernant le transfert de la propriété de votre travail. Cette clause s’appelle réserve de propriété. Elle est valable aussi bien pour des produits que pour des services (s’il s’agit d’une œuvre de l’esprit) avec la réserve de propriété intellectuelle.
Ainsi, vous pouvez écrire, dans vos contrats, que vos réalisations resteront les vôtres et ne pourront pas être utilisées par votre client tant qu’il n’aura pas payé sa facture. En cas d’impayé, l’utilisation de votre travail ne sera pas autorisée.
Ne livrez qu'une fois la prestation payée
Dans la même logique, vous pouvez inclure une clause qui précise que le transfert de propriété et la livraison du service (dans son format intégral) n’auront lieu qu’après paiement de votre mission.
Cela fait sens, par exemple, pour la création d’un logo ou le développement d’un site internet. Vous pourrez attendre et envoyer les fichiers finaux (le code ou les fichiers haute qualité) une fois le paiement réalisé.
Bien entendu, ces efforts de recherche, de rédaction d’accords, et de vérification doivent porter sur des contrats réguliers, ou avec des montants importants. Pour les petits contrats, vous pouvez demander le paiement à la commande, ou encore prendre le risque si un impayé, à ce niveau, ne perturbera pas votre stabilité économique.
Sécurisez votre activité avec des garanties financières
En plus de ces garanties juridiques, vous pouvez mettre en place des garanties financières pour sécuriser votre collaboration avec vos futurs clients. Vous l’avez compris : même si vous avez un contrat signé avec votre client, cela ne veut pas dire qu’il sera honoré ou payé.
Demandez un paiement anticipé
La meilleure façon de vous protéger du risque d’impayés est de demander un paiement, partiel ou total, avant de débuter votre mission.
Cela n’est pas forcément facile puisque votre client, s’il s’agit d’un professionnel, voudra certainement optimiser sa trésorerie puisqu’il est, lui aussi, très certainement payé par ses clients à 30, 60 ou 90 jours. C’est pour cela que les délais de paiement sont souvent des éléments de négociation d’un contrat. Il n’est donc pas toujours facile de demander un paiement immédiatement.
Vous pouvez aussi demander le versement d’un acompte (en général 30 à 50 % du budget total). Vous pouvez aussi, si vous travaillez sur une mission très longue, diviser votre travail en plusieurs étapes et livrables (et avoir plusieurs factures), ou demander plusieurs acomptes tout au long de la mission (avec un échéancier, par exemple).
Passez par une société d'affacturage
Un premier frein est donc la trésorerie disponible chez votre client. Vous pouvez contourner ce problème en passant par une société d’affacturage. Il s’agit d’une société qui va se placer entre vous et votre client, en quelques sortes comme un intermédiaire financier.
La société d’affacturage va prendre une commission (qui dépend du risque du contrat, généralement autour de 3 à 5 %) pour vous payer tout de suite. Ensuite, cette société d’affacturage se fera payer par votre client sous 30, 60 ou 90 jours. Les banques proposent parfois ce type de services.
Retenez l'argent sur un compte séquestre
Si le paiement immédiat ou l’acompte posent un problème à votre client pour une raison de confiance, vous pouvez passer par un intermédiaire de paiement proposant de retenir l’argent du contrat sur un compte séquestre.
C’est, par exemple, ce que font certaines plateformes de travail freelance comme Malt. Le client doit verser les fonds avant de démarrer la mission, et il ne pourra pas les retirer. Le freelance ne sera payé qu’à la livraison du projet.
Les intermédiaires doivent bénéficier d’un agrément financier pour pouvoir retenir cet argent. De plus, vous devez fournir de nombreux éléments pour décrire la mission, et livrer votre travail sur la plateforme, pour être protégé en cas de litige car ces sites ont un rôle de médiation en cas de désaccord.
Agissez pour demander le paiement de vos contrats impayés
Si vous avez envoyé vos factures, et que les délais accordés pour le paiement ont été dépassés, alors vous disposez de plusieurs solutions pour agir et demander le paiement.
Envoyez un rappel
Avant toute chose, il convient d’envoyer un rappel à votre client. Vous pouvez commencer par un e-mail, ou un appel téléphonique, selon votre mode de communication.
Gardez à l’esprit qu’en période de vacances, les délais de réponse peuvent être allongés. Peut-être que votre contact a également quitté l’entreprise. S’il s’agit d’une période très occupée pour le client, il peut également avoir oublié votre facture ou avoir un retard de traitement. Dans certains cas, les services comptabilité doivent traiter des centaines de mails voire de factures chaque jour.
Tout cela pourrait expliquer pourquoi un client de bonne foi ne vous répond pas.
L’étape suivante serait d’envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception au siège de l’entreprise. N’oubliez pas d’y inclure la facture en question. Vous pouvez décider de faire de cette lettre un simple rappel, cordial, ou de mettre en demeure de payer.
Envoyez une lettre de mise en demeure
La mise en demeure peut endommager une relation commerciale, car il s’agit d’une dernière relance avant procédure judiciaire. Il est de votre droit de vous faire payer et rien ne vous oblige légalement à faire des relances cordiales par email, téléphone ou simple courrier auparavant. Cependant, la mise en demeure de payer est une démarche plutôt procédurière et pourrait froisser votre client.
Qu’est-ce qu’une lettre de mise en demeure et comment la rédiger ?
La lettre de mise en demeure est un document signé par votre main, et adressé en recommandé avec accusé de réception à votre client. Cette lettre lui indique le non-respect des délais de paiement, la référence de la mission et celle de la facture, et les délais que vous lui accordez pour qu’il régule la situation.
Vous pouvez également préciser qu’en cas d’absence de paiement, vous arrêterez votre travail, ou vous porterez l’affaire devant le tribunal compétent.
Voici un modèle de mise en demeure de payer :
Saisissez le tribunal
Si votre courrier reste sans réponse, la dernière possibilité reste de saisir le tribunal compétent. Vous pouvez, dans certains cas, faire cette démarche seul, mais ce n’est pas conseillé.
La meilleure solution est donc d'anticiper le risque, par exemple avec des garanties financières, ou encore de passer par une plateforme pour de très gros montants.
Nous allons étudier ces organismes qui peuvent vous aider, ainsi que d’autres mécanismes pour vous sécuriser financièrement, dans le chapitre suivant.
