À présent que vous savez créer un fichier avec des cellules et des onglets adaptés, nous allons voir comment le mettre en page.
Masquez le quadrillage
Le quadrillage que vous voyez à l'écran n'apparaîtra pas à l'impression. Pour plus de lisibilité, vous pouvez choisir de le masquer également sur votre écran.
Pour supprimer le quadrillage d'un onglet Excel, c'est très simple :
cliquez sur l’onglet Affichage ;
dans le groupe Afficher, décochez "Quadrillage".
Vous l'avez compris : si vous voulez faire apparaître un quadrillage que vous auriez précédemment supprimé, vous procéderez de la même façon en cochant la case "Quadrillage".
Lorsque le quadrillage est masqué, vous ne voyez plus la délimitation de votre tableau. La lecture est plus compliquée.
Pour améliorer votre tableau, vous allez ajouter des bordures :
Sélectionnez votre tableau, de la cellule B3 à E9.
Cliquez sur l’onglet Accueil.
Dans le groupe Police, cliquez sur l’icône Bordure
.Sélectionnez Toutes les bordures.
Figez les volets
Figer les volets est important quand vous travaillez sur un fichier Excel qui contient beaucoup de lignes et/ou de colonnes.
Pour éviter cela, vous pouvez "figer les volets", c'est-à-dire garder à l'écran la première ligne même si vous faites défiler le fichier pour voir les lignes suivantes.
Pour figer les volets :
Cliquez sur l’onglet Affichage.
Dans le groupe Fenêtre, cliquez sur l’icône Figer les volets.
Sélectionnez Figer la ligne supérieure.
Pour annuler cette action :
Cliquez sur l’onglet Affichage.
Dans le groupe Fenêtre, cliquez sur l’icône Figer les volets.
Sélectionnez Libérer les volets.
Renvoyez les cellules à la ligne
Si vous avez beaucoup de contenu dans une cellule, vous pouvez choisir d'adapter la taille de la cellule au contenu, comme nous l'avons vu dans le chapitre sur les lignes et les colonnes. Vous pouvez aussi choisir de renvoyer à la ligne le contenu.
Voici ce que cela donne (ici pour les cellules E1, G1 et I1) :
Pour renvoyer à la ligne une cellule :
Placez-vous sur la cellule concernée.
Cliquez sur le menu Accueil.
Dans le groupe Alignement, cliquez sur l’icône Renvoyer à la ligne automatiquement.
Récapitulons en vidéo
Retrouvez les différentes étapes pour mettre en page votre fichier dans la vidéo ci-dessous :
Imprimez votre fichier
Maintenant que vous savez mettre en page votre fichier, vous allez pouvoir l’imprimer.
Imprimez un document
Cliquez sur l’onglet Fichier.
Dans le bandeau vertical, cliquez sur la commande Imprimer.
Cliquez sur l’icône Imprimer pour lancer l’édition.
Imprimer les titres
Si votre fichier est très grand et qu’il comporte beaucoup de lignes, il sera imprimé sur plusieurs pages.
Les titres des colonnes seront imprimés sur la première page mais pas sur les suivantes, ce qui rend la lecture difficile.
Pour éviter cela, vous pouvez "Imprimer les titres", c’est-à-dire répéter en haut de chaque page les titres de vos colonnes.
Pour imprimer les titres :
Cliquez sur l’onglet Mise en page.
Dans le groupe Mise en page, cliquez sur l’icône Imprimer les titres.
Dans la zone Ligne à répéter en haut, sélectionnez la ligne de votre tableau qui contient les titres.
Puis cliquez sur OK pour valider.
Numérotez les pages du fichier
Lorsque vous imprimez un fichier de plusieurs pages, vous pouvez demander à Excel d’ajouter un numéro de page.
Pour cela, vous allez modifier le pied de page.
Pour modifier le pied de page :
Cliquez sur l’onglet Mise en page.
Cliquez sur le bouton Mise en page.
Allez dans la boîte de dialogue Mise en page.
Cliquez sur l’onglet En tête/Pied de page.
Dans la zone Pied de page, sélectionnez Page 1.
Toutes les pages imprimées sont maintenant numérotées.
Définissez une zone d’impression
Lorsque vous travaillez avec un grand fichier, il n’est pas toujours nécessaire d’imprimer la totalité du tableau. Vous pouvez choisir de n’imprimer qu’une partie.
Pour cela, vous allez définir une « Zone d’impression ».
Pour définir une zone d’impression :
Sélectionnez la zone que vous voulez imprimer dans votre tableau.
Cliquez sur l’onglet Mise en page.
Dans le groupe Mise en page, cliquez sur l’icône ZoneImpr .
Sélectionnez Définir.
Vous voyez qu'une bordure plus sombre est apparue pour montrer que la zone d’impression est définie.
Si vous voulez supprimer la zone d’impression, procédez de la façon suivante :
Cliquez sur l’onglet Mise en page.
Dans le groupe Mise en page, cliquez sur l’icône ZoneImpr.
Sélectionnez Annuler la zone d’impression.
Récapitulons en vidéo
Retrouvez les différentes étapes pour imprimer votre fichier dans la vidéo ci-dessous :
En résumé
Les options de mise en page sont nombreuses dans Excel. Vous pouvez masquer le quadrillage, figer les volets et renvoyer du texte à la ligne lorsque le contenu d’une cellule est trop long.
Vous pouvez utiliser différentes options pour améliorer vos impressions : répéter des titres sur plusieurs pages, numéroter les pages et définir une zone d’impression.
Vous savez désormais mettre en page et imprimer votre fichier. Dans le chapitre suivant, nous découvrirons comment réaliser une mise en page automatique grâce à la mise en forme conditionnelle.
