Cadrez un projet d’analyse RH

Vous êtes désormais convaincu que l’exploitation des données peut répondre aux enjeux des Ressources Humaines d’aujourd’hui. Vous avez même identifié un cas d’usage pertinent pour votre organisation. Alors, comment faire pour mener à bien votre projet ? Dans cette partie, vous allez découvrir une méthode pour réaliser un projet d’exploitation des données en RH. Une fois les objectifs du projet définis, celle-ci consiste à :

• identifier les sources de données que vous allez pouvoir utiliser,

• choisir l’outil de data visualisation pour restituer vos analyses,

• et présenter rapidement un prototype au client.

Identifiez les sources de données

Étape 1 — Situez le problème de taux de départs dans son contexte

Un bon enquêteur commence toujours par une énigme à résoudre et une série de questions. Vous, votre scène, c’est ce chiffre : 22 % de départs par an dans le service IT. Est-ce grave ? Trop élevé ? Acceptable ?

Med-Soft considère que c’est trop et l’équipe RH subit une pression sur ce sujet, mais que représente un taux de départ “normal” dans une entreprise de la tech comme Med-Soft ? Est-ce que les concurrents font mieux ? Ou est-ce une tendance sectorielle ? Si c’est cela, et que le marché de l’emploi est très tendu, par exemple, l’objectif du projet sera très difficile.

Impossible donc de répondre sans contexte. Votre première mission consiste donc à chercher des données externes de comparaison. On appelle cela un benchmark. 

Étape 2 — Cherchez des données de référence fiables

Par exemple, après un travail de veille mené à l’aide d’outils de recherche assistée par l’IA, vous trouvez plusieurs sources fiables comme Société Numérique qui nous indique un chiffre de 15 % de taux de départ en 2024 dans les services informatiques.

Ouf ! Vous avez un objectif stratégique à proposer à la DRH (avec vos sources pour l’étayer bien sûr) : viser, à terme, 15 % de taux de départs pour le service IT. Ainsi, Med-Soft se retrouverait dans la moyenne des acteurs du secteur. Vous pourriez être plus ambitieux mais chaque chose en son temps. Pour l’objectif stratégique, il faudra ensuite négocier avec la DRH une échéance. On ne mettra pas en place le même plan d’action et planning s’il faut arriver à ce résultat dès cette année ou l’année prochaine.

Étape 3 — Enquêtez sur les causes internes du problème

Mais l’enquête ne s’arrête pas là ! Le baromètre social a mis en lumière le manque de perspectives d’évolution.

Pour aller au-delà des ressentis, vous devez maintenant objectiver cette problématique en identifiant les données RH qui permettent d’en évaluer la réalité.

L’idée ici est de partir de questions concrètes, comme le ferait un analyste RH expérimenté, pour déterminer quelles informations doivent être collectées.

Voici une grille de réflexion utile :

• Est-ce que les postes de l’organisation sont clairement décrits avec leurs missions et compétences ? 

• Combien de temps en moyenne est-ce qu’on reste sur un poste avant de pouvoir évoluer ?

• Est-ce que les grilles de salaires sont attractives et incitent les collaborateurs à rester et viser une évolution interne ?

• Proposons-nous des formations pour accompagner et accélérer les évolutions et prises de postes ?

• Est-ce que nous communiquons sur ces quatre éléments auprès des collaborateurs (i.e. les postes, etc.) ?

Étape 4 — Reconstituez le puzzle des données internes

Pour répondre à ces questions et trouver l’origine de ce qui est décrié par les collaborateurs comme “une absence de perspectives d’évolutions”, il va falloir identifier, collecter puis analyser nos données RH. Vous êtes un peu face à un puzzle, et chaque source de données est une pièce. Il vous faudra reconstituer le tableau pour comprendre les causes profondes des départs, et construire des hypothèses solides pour y remédier. L’objectif est de bâtir une base d’analyse robuste, structurée autour d’indicateurs opérationnels.

Dans le cas de Med-Soft, pour répondre à la première question clé, vous pouvez, par exemple, utiliser la source de données suivante :

Maintenant, comment allez-vous les représenter auprès de l’équipe RH afin d’embarquer tout le monde dans cet effort collectif.

Choisissez l’outil de data visualisation

Vous avez enquêté, trouvé les données, défini les indicateurs que vous voulez mobiliser… Il est temps de les calculer et de sortir vos plus beaux tableaux et graphiques pour visualiser les résultats.

Mais attention : la data visualisation n’est pas qu’une affaire d’esthétique. Elle est là pour vous aider vous et vos interlocuteurs à comprendre vite, à se projeter, et à prendre des décisions.

Choisissez les bons outils

Avant même de construire vos premiers graphiques, vous devez réfléchir aux outils à utiliser. Plusieurs éléments doivent guider votre choix :

• Quels sont les outils disponibles dans votre organisation ?

Power BI, Google Looker Studio, Tableau, d’autres ? ou Excel ? Commencez par dresser l’inventaire de ce que vous avez sous la main, inutile d’acheter une licence si un outil est déjà déployé en interne.

• Avez-vous des contraintes de budget ou d’accès ?

Un outil gratuit ou inclus dans l’écosystème bureautique de l’entreprise (comme Excel ou Looker Studio pour les utilisateurs Google Workspace) pourra suffire pour un premier prototype.

• Quel est le volume de données que vous avez à analyser ?

Si quelques milliers de lignes peuvent tenir dans Excel ou Google Sheets, au‑delà de quelques centaines de milliers de lignes, tournez‑vous vers un outil capable de se connecter directement à une base de données. Pensez aussi à la fréquence de mise à jour : une mise à jour horaire sur un gros volume nécessite une infrastructure spéciale. Bref, si vous êtes dans cette situation rapprochez vous de votre DSI pour vous accompagner au risque de vous perdre sous cette montagne de données.

• À qui allez-vous présenter vos visualisations ?

Si l’équipe RH est à l’aise avec la data, vous pouvez leur proposer un outil interactif, avec des filtres ou des vues dynamiques. Mais s’ils ne sont pas à l’aise, privilégiez des supports simples, lisibles, avec peu d’interactions et des messages clairs.

Testez, montrez, ajustez

Construisez quelques premières visualisations simples à partir des indicateurs que vous avez définis (ex. : le taux de postes décrits ou le temps moyen avant une évolution de carrière). Montrez-les à votre manager ou à un collègue RH. Est-ce que le message passe ? Est-ce que la donnée est compréhensible sans explication orale ? Si ce n’est pas le cas, revenez sur vos choix de graphique, de titre, ou de légende.

C’est aussi ce qui peut faire toute la différence lors d’un échange avec la DRH ou un membre de l’équipe RH. En un coup d’œil, ils doivent comprendre où vous en êtes, et pourquoi votre analyse compte.

Présentez rapidement un prototype au client

Vous commencez à y voir plus clair sur les données disponibles, les indicateurs pertinents, et la manière de les représenter. Maintenant, il est temps d’impliquer vos parties prenantes internes. 

Un projet d’exploitation de données n’est pas une mission solitaire : vous devez intégrer dès que possible votre “client interne” – ici, l’équipe RH, et en particulier votre manager ou la DRH Mme Kerpape pour co-construire votre vision du projet.

Pourquoi ? Pour éviter l’effet tunnel, ces longues semaines de travail dans votre coin qui débouchent sur une restitution qui ne répond pas aux attentes ou soulève des objections qu’on aurait pu anticiper.

C’est le bon moment pour organiser un premier atelier de cadrage avec l’équipe RH, dans lequel vous allez :

1. Valider ensemble les indicateurs du projet

Assurez-vous que les indicateurs choisis sont bien compris et jugés pertinents par vos interlocuteurs. Ce sont ces objectifs partagés qui orienteront votre travail d’analyse et donneront du sens à vos recommandations.

Par exemple :

• Une augmentation du taux de mobilité interne pour atteindre les 3 ans sur un poste en moyenne maximum.

• Une fréquence de communication élevée vers les collaborateurs sur leurs perspectives d’évolution.

• Une baisse de X % du taux de départs d’ici la fin de l’année (pour viser 15 % à terme).

2. Présenter une première maquette de tableau de bord ou de visualisation

Même simple, même incomplète, elle servira de point d’appui concret pour engager la discussion. Cela montre votre compréhension du besoin, et ouvre la porte aux retours et ajustements.

3. Anticiper les questions, les doutes, ou les résistances

Montrez les limites des données disponibles (ex. : problèmes de qualité des données, données manquantes, etc.), soyez transparent sur ce que vous pourrez (ou non) démontrer.

Vous pouvez aussi préparer quelques visuels pour vos indicateurs ou avoir des jeux de données partiels pour illustrer vos propos sur les limites liées à vos données. 

Mieux vaut désamorcer une objection dès que possible plutôt que de la découvrir le jour de la présentation finale.

À vous de jouer !

Contexte

C’est à votre tour de passer à l’action ! On vous demande de faire un point d’étape lors de la prochaine réunion de l’équipe RH. Vous décidez de réaliser une matrice avec les questions clés, une proposition d’indicateurs à calculer et les sources de données à collecter. Vous souhaitez animer cette séquence de façon interactive pour valider vos réflexions avec le groupe. 

Un template vous a été fourni pour présenter votre travail. 

Consignes

1. Listez des questions clés auxquelles le projet doit répondre.

2. Listez des indicateurs pertinents à calculer pour répondre aux questions clés du projet et des cibles à se fixer.

3. Listez les données nécessaires pour votre projet.

Livrable

Réalisez une maquette pour présenter la façon dont vous allez représenter ces indicateurs.

Ce corrigé en format PDF ne prétend pas vous apporter la seule option de maquette. Il en existe d’autres qui pourraient être tout aussi pertinentes pour votre objectif.

En résumé

• L'analyse RH doit être alignée sur les enjeux stratégiques de l'organisation.

• La qualité et la pertinence des données influencent directement les enseignements que nous pouvons tirer des données.

• Le choix de l'outil doit prendre en compte les besoins des utilisateurs et les contraintes spécifiques du projet.

• Impliquer les acteurs clés permet d'anticiper les attentes et d'assurer l'adhésion aux résultats.

• Un premier prototype permet d'affiner l'analyse et de garantir une présentation efficace des résultats.

Maintenant que votre mission est cadrée et vos sources de données RH identifiées, il est temps de passer à l’action : place à la préparation des données !