Assurez le suivi de votre plan de prospection

Un bon plan de prospection ne se suffit pas à lui-même. Il doit être suivi du début jusqu'à la fin, pas seulement par le manager, mais surtout par le commercial lui-même.

Stéphanie vous explique la politique de Restoconta sur le sujet :

Tu auras des outils à ta disposition pour remonter tes résultats mais aussi d'autres indicateurs, de façon hebdomadaire. Je te conseille même de compter au jour le jour, ce qui est plus facile pour le suivi. Nous ferons bien sûr des points réguliers ensemble. Alors : es-tu prêt à te lancer ?

Assurez le suivi de prospection

Le suivi de prospection est une étape cruciale dans le processus de vente. Il permet de mesurer l'avancement de vos actions commerciales et d'identifier les opportunités à saisir. Voici quelques conseils pour vous aider à mettre en place un suivi efficace :

1/ Mise en place d'un outil de suivi

Le premier pas pour assurer un suivi efficace de votre prospection est de choisir un outil adapté. Vous pouvez opter pour un CRM (Customer Relationship Management) ou un simple tableur. Le CRM vous offre une solution complète avec des fonctionnalités de suivi, de qualification des prospects et de personnalisation des messages. Le tableur est une option plus simple et économique, mais il peut vite devenir fastidieux à gérer.

Chez Restoconta, nous avons choisi de créer et suivre l’avancée de notre prospection avec Trello, comme tu as pu déjà le voir. Mais sache que nous utilisons également un CRM (Hubspot) pour gérer la base de données clients.

2/ Automatisation des tâches répétitives

L'automatisation des tâches répétitives vous permet de gagner du temps et d'augmenter votre productivité. La plupart des CRM proposent des fonctionnalités d'automatisation vous permettant d'envoyer des relances automatiques, de créer des campagnes d'emailing ou de synchroniser vos données avec votre agenda.

3/ Suivi des interactions

Il est important d'enregistrer chaque contact avec votre prospect, y compris la date, le canal utilisé, le sujet abordé et les réponses obtenues. Cela vous permettra de créer un historique d'échanges et de personnaliser vos messages ultérieurement.

Stéphanie souhaite vous donner un conseil à ce sujet :

Il est important que tu complètes tes fiches prospects/clients au fur et à mesure afin de bien garder toutes les données importantes récoltées mais aussi de ne pas oublier de programmer des rendez-vous ou des relances.

4/ Qualification des prospects

La qualification des prospects vous permet d'identifier ceux qui sont les plus susceptibles d'être intéressés par vos produits ou services. Vous pouvez utiliser des critères tels que leur secteur d'activité, leur taille d'entreprise ou leur besoin.

5/ Personnalisation des messages

La personnalisation des messages est un élément clé du suivi de prospection. En vous basant sur les informations recueillies sur vos prospects, vous pouvez adapter vos messages à leurs besoins spécifiques et démontrer votre intérêt.

6/ Segmentation des listes de contacts

La segmentation des listes de contacts vous permet de cibler vos messages à des groupes de prospects ayant des caractéristiques similaires. Vous pouvez segmenter vos contacts en fonction de leur comportement, de leur intérêt ou de leur stade dans le cycle de vente.

Il est important que tu maîtrises dans ton outil la possibilité de filtrer les types de prospects, par exemple les cafés. Ainsi, tu pourras te concentrer sur une phase de prospection que vers ce type de clients et garder le même discours. Car tu n’utiliseras pas forcément les mêmes arguments face à des gérants d'hôtels, qui n’ont pas les mêmes problématiques.

7/ Utilisation de variables dynamiques

Les variables dynamiques vous permettent de personnaliser vos messages en fonction des informations spécifiques à chaque prospect. Vous pouvez utiliser des variables pour personnaliser les salutations, les noms d'entreprise ou les produits mentionnés.

Stéphanie souhaite ajouter quelques mots sur le sujet :

Le suivi de prospection est une étape essentielle pour augmenter votre taux de conversion. En mettant en place un suivi efficace, vous pouvez identifier les opportunités à saisir et développer des relations durables avec vos prospects.

Mesurez l’efficacité de la prospection

Après avoir défini vos objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis), il est crucial de suivre attentivement vos progrès pour vous assurer que votre stratégie de prospection porte ses fruits. L'analyse des indicateurs clés de performance (KPI) vous permettra d'évaluer l'efficacité de vos actions et d'identifier les axes d'amélioration.

1/ Définition des indicateurs de performance clés (KPI)

Voici quelques KPI essentiels pour mesurer l'efficacité de votre prospection :

• Taux de réponse : Ce KPI mesure le pourcentage de prospects qui ont répondu à votre premier contact (email, appel téléphonique, message LinkedIn, etc.). Un taux de réponse élevé indique que votre message initial est pertinent et suscite l'intérêt.
  Exemple : Si vous envoyez 100 emails et que vous recevez 20 réponses, votre taux de réponse est de 20%.

• Taux de transformation : Il s'agit du pourcentage de prospects qualifiés qui se sont convertis en clients. Ce KPI vous permet d'évaluer la performance de votre processus de vente, de la qualification à la conclusion de la vente.
  Exemple : Si vous avez 50 prospects qualifiés et que 10 d'entre eux deviennent clients, votre taux de transformation est de 20%.

• Durée moyenne d'un cycle de vente : Cet indicateur mesure le temps nécessaire pour convertir un prospect en client, de la première prise de contact à la signature du contrat. Une durée de cycle de vente courte est généralement synonyme d'efficacité.
  Exemple : Si vous avez besoin en moyenne de 3 mois pour convertir un prospect en client, votre durée moyenne d'un cycle de vente est de 3 mois.

2/ Choisir les KPI pertinents

Il est important de choisir les KPI les plus pertinents en fonction de vos objectifs spécifiques. Par exemple, si votre objectif principal est d'augmenter la notoriété de votre marque, le taux de réponse sera un KPI crucial. En revanche, si votre priorité est de générer des ventes, le taux de transformation et la durée moyenne du cycle de vente seront des indicateurs plus importants.

C’est une excellente question ! Voici ce que nous avons décidé de suivre en priorité et donc ceux sur quoi tu dois être vigilant :

• Taux de réponse aux sollicitations : que ce soit par téléphone, e-mail ou via les réseaux sociaux, ce taux indique l'efficacité des approches

• Nombre de rendez-vous obtenus : c'est l'étape cruciale pour présenter le logiciel de caisse et ses avantages.

• Taux de conversion prospects qualifiés/clients : c'est l'indicateur ultime de l'efficacité de la prospection et de la qualité de l'offre.

• Durée du cycle de vente : mesurer le temps nécessaire pour transformer un prospect en client permet d'identifier les éventuels points de blocage

• Valeur moyenne d'un contrat : ce KPI permet d'évaluer la rentabilité des ventes et de cibler les prospects à fort potentiel.

3/ Analyse des résultats

Une fois que vous avez collecté les données relatives à vos KPI, il est essentiel de les analyser en profondeur :

• Comparer les résultats obtenus avec les objectifs initiaux : Cette comparaison vous permettra de déterminer si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.

• Identifier les forces et les faiblesses de votre stratégie : L'analyse des KPI peut révéler les points forts de votre approche, mais aussi les points faibles qui nécessitent des ajustements. Par exemple, un faible taux de réponse peut indiquer que votre message initial n'est pas assez percutant.

• Visualisation des données : L'utilisation de tableaux de bord et de graphiques peut faciliter l'analyse des données et vous aider à identifier des tendances et des corrélations. Par exemple, un graphique montrant l'évolution du taux de transformation au fil du temps peut vous permettre de visualiser l'impact de vos actions sur les performances de votre prospection.

Bravo ! Vous êtes arrivés au terme de votre campagne de prospection. Que vous ayez atteint vos objectifs ou non, il est temps de prendre du recul et d'analyser votre stratégie afin de l'optimiser pour vos prochaines actions. Ce processus d'amélioration continue est la clé du succès en prospection.

Adaptez votre stratégie de prospection

Stéphanie vous répond :

Un bon plan de prospection ne s’arrête pas à la vente mais doit considérer une analyse des bonnes et mauvaises pratiques, ce qui permet de sans cesse nous améliorer. Laisse-moi t’expliquer :

1/ Collecte des retours

Avant toute modification, il est crucial de recueillir un maximum d'informations sur le déroulement de votre campagne.

• Difficultés rencontrées : Organisez des entretiens individuels avec vos commerciaux. Demandez-leur d'identifier les obstacles qu'ils ont rencontrés : manque d'engagement des prospects, objections difficiles à gérer, outils inadaptés... Leur expérience terrain est une mine d'or !

• Analyse des résultats : Plongez-vous dans les données de votre campagne. Quels canaux ont généré le plus de leads qualifiés ? Quels messages ont suscité le plus d'intérêt ? Identifiez les facteurs de succès et les points faibles de votre approche.

• Feedbacks des prospects : N'hésitez pas à solliciter l'avis des prospects, qu'ils soient devenus clients ou non. Un court questionnaire de satisfaction ou quelques questions posées lors d'un appel téléphonique peuvent vous apporter des informations précieuses sur la perception de votre entreprise et de votre offre.

Les feedbacks des clients sont très importants ! Ils nous permettent de nous améliorer pas seulement sur notre produit, mais aussi dans la relation qu’ils ont avec leur commercial ou la façon de communiquer avec nous. Nous les interrogeons souvent pour savoir s’ils sont satisfaits à la fois du service mais aussi de la relation !

2/ Adaptation de la stratégie

Fort de ces précieux retours, vous pouvez maintenant affiner votre stratégie.

• Optimisation des messages : Vos messages ont-ils été clairs, concis et percutants ? Ont-ils suscité l'intérêt de vos cibles ? Adaptez votre discours en fonction des retours des prospects et des commerciaux. Testez de nouvelles accroches, de nouveaux arguments, de nouvelles formulations.

• Diversification des canaux : Avez-vous utilisé les bons canaux de communication pour atteindre votre public cible ? Explorez de nouvelles pistes : réseaux sociaux, emailing, événements professionnels, etc. L'objectif est de multiplier les points de contact et de maximiser vos chances de toucher vos prospects.

• Ciblage plus précis : Votre ciblage était-il suffisamment précis ? Affinez vos critères de sélection pour vous adresser aux prospects les plus susceptibles d'être intéressés par votre offre. Segmentez votre audience et personnalisez vos messages pour chaque segment.

• Tests A/B : Pour comparer l'efficacité de différentes approches, mettez en place des tests A/B. Par exemple, testez deux versions d'un email avec des objets différents, ou deux landing pages avec des calls to action différents. Analysez les résultats et conservez la version la plus performante.

• Itération continue : La prospection est un processus d'amélioration continue. Analysez régulièrement vos résultats, ajustez votre stratégie en fonction des retours du terrain et n'ayez pas peur de tester de nouvelles approches.

Lors de notre dernière campagne pour lancer la version 3.2 de notre solution Restoconta, les équipes Marketing avaient rédigé 2 mails différents pour proposer notre solution aux restaurants d’île De France. Ne sachant pas quel mail était le plus efficace, nous avons essayé sur un seul département : la moitié des restaurants allaient recevoir le mail A et l’autre le mail B.

Puis nous avons étudié les différents résultats de cette campagne : c’est le mail B qui avait eu un plus fort taux d’ouverture et taux de réponse. Nous avons décidé d’envoyer uniquement le mail B aux autres départements.

3/ Montée en compétences

Les commerciaux sont en première ligne de la prospection. Investissez dans votre développement pour vous aider à améliorer vos performances.

• Formations régulières : Suivez des formations sur les techniques de vente, la communication persuasive, la gestion des objections, la connaissance des produits, etc. Maintenez vos compétences à jour et renforcez votre confiance en vous.

• Ateliers de vente : Demandez la mise en place d’ateliers pratiques pour vous permettre de vous entraîner et de développer vos compétences en situation réelle. Simulez des entretiens de vente, des négociations, des présentations de produits.

• Coaching individuel : Demandez un accompagnement personnalisé pour vous aider à identifier vos points forts et vos axes d'amélioration. Un coach peut aider à développer vos compétences, à surmonter vos difficultés et à atteindre vos objectifs.

La politique de Restoconta est de proposer a minima une fois par an une formation sur les nouveautés techniques de nos solutions afin que vous soyez toujours à la pointe des informations du produit. Et tous les commerciaux font 1 atelier de vente par an pour continuer à se former soit sur les nouvelles techniques de vente, soit à bien adapter leurs discours aux nouveaux besoins clients.

Vous avez réussi à mener votre première prospection jusqu’au bout. Il est important maintenant que vous puissiez tracer les éléments récoltés et la situation de vos prospects dans votre outil de suivi Trello. Regardons cela ensemble !

À vous de jouer

Contexte

Vous avez mené votre première campagne et Stéphanie vous en donne les informations et résultats. Afin de terminer votre action de prospection jusqu’au bout, vous devez finir de compléter les fiches de vos prospects et les déposer dans les bonnes listes de votre tableau Trello.

Consignes

De retour de prospection, vous avez documenté dans ces notes l'ensemble des informations récoltées. Complétez à présent les éléments manquants sur les fiches correspondantes dans Trello tout en les déplaçant sur les listes de votre tableau si besoin.

En résumé

• Lorsque vous lancez une prospection, refaites bien un état des lieux des étapes importantes du plan de prospection avec des outils d’analyses de suivi

• Utilisez des KPI pertinents en fonction de votre produit ou service mais aussi de votre secteur d’activité

• Suivez vos KPI toute la durée de la prospection avec des outils d’analyses

• Tirez des leçons des réussites et des échecs

• Améliorez-vous en continu en questionnant votre pratique et en vous formant régulièrement

Vous avez maintenant tout ce dont vous avez besoin pour vous lancer dans la planification de votre premier plan de prospection.

Chaque étape a son importance. Ainsi, en les respectant, vous serez certain de respecter un processus clair et de ne rien oublier pour mener à bien vos prospections commerciales.