Automatisez un workflow simple avec Airtable

Dans ce dernier chapitre, vous allez créer un formulaire de saisie qui alimente votre CRM, et une automatisation qui notifie le chef de projet par email dès qu'une nouvelle demande arrive.

Imaginez que vous souhaitez permettre à un nouveau client de renseigner ses informations pour démarrer un onboarding. Vous ne pouvez pas lui donner accès à toute votre base Airtable : il verrait les données des autres clients, les champs internes, les notes de votre équipe.

La vue Formulaire résout ce problème. Elle génère une interface de saisie épurée, accessible via une URL publique, qui n'expose que les champs que vous choisissez. L'utilisateur remplit le formulaire depuis son navigateur, sans compte Airtable, et ses réponses arrivent directement dans votre table sous forme de nouveaux enregistrements.

Créez et personnalisez votre formulaire

Dans votre CRM, vous allez créer un formulaire destiné à un contact qui souhaite vous contacter. Il remplira ce formulaire depuis votre site ou un email, et ses informations arriveront directement dans la table  Contacts.

Suivez le tutoriel pour voir comment créer et personnaliser ce formulaire :

Récapitulons les étapes pour créer votre formulaire :

1. Allez sur l'onglet "Formulaires".

2. Nommez-la "Formulaire de contact".

3. Airtable génère automatiquement un formulaire avec tous les champs de votre table. Vous allez maintenant le personnaliser.

Voici quelques bonnes pratiques pour personnaliser votre formulaire :

• Masquez les champs inutiles pour l'utilisateur. Certains champs de votre table sont des champs internes ; par exemple un champ  Notes  ou  Date  (que vous renseignez vous-même), ou encore les champs de relation vers d'autres tables. Désactivez-les dans le formulaire en cliquant sur l'icône "œil" à côté de chaque champ. Ils restent dans votre table mais n'apparaissent pas dans le formulaire.

• Rendez certains champs obligatoires. Le prénom et le nom ainsi que l'email du contact sont indispensables. Pour chaque champ que vous souhaitez rendre obligatoire, activez l'option "Champ requis" dans ses paramètres. Si l'utilisateur tente de soumettre le formulaire sans remplir ces champs, il recevra un message d'erreur.

• Ajoutez des textes d'assistance. Sous chaque champ, vous pouvez ajouter une courte description pour guider l'utilisateur via l'option "Texte d'assistance". Par exemple, sous le champ  Poste Occupé  : "Sélectionnez le poste qui correspond le mieux à votre activité principale.". Ces textes réduisent les erreurs de saisie et les abandons.

• Réorganisez l'ordre des questions. L'ordre des champs dans le formulaire peut différer de l'ordre des colonnes dans votre table. Glissez-déposez les blocs de questions pour créer un enchaînement logique : d'abord l'identité, puis les informations de contact, puis le besoin.

Une fois votre formulaire configuré, cliquez sur Partager le formulaire en haut à droite de l'éditeur. Airtable génère une URL unique. Vous pouvez la copier et la partager par email, l'intégrer dans un site web, ou la transformer en QR code.

Diagnostiquez une automatisation qui ne fonctionne pas

Parfois, on active une automatisation, on soumet un formulaire, et… rien. Pas d'email.

Pas de panique : la plupart des problèmes se résolvent en suivant une liste de vérification simple.

Airtable conserve un historique des exécutions de chaque automatisation. Cliquez sur votre automatisation, puis sur l'onglet Historique. Vous verrez si l'automatisation s'est déclenchée, et si elle a échoué, un message d'erreur vous indique où le problème se situe.

Voici les quatre questions à vous poser dans l'ordre :

1. L'automatisation est-elle activée ? C'est la cause la plus fréquente. Vérifiez que le bouton en haut à droite de votre automatisation affiche bien Active.

2. Le déclencheur cible-t-il la bonne table ? Vérifiez que le déclencheur "Lorsqu'une nouvelle entrée est créée" est bien configuré sur la table  Prospects  et non sur une autre table de votre base.

3. Le formulaire alimente-t-il bien cette table ? Ouvrez votre formulaire et soumettez une réponse de test. Vérifiez qu'un nouvel enregistrement apparaît bien dans la table  Prospects. Si ce n'est pas le cas, le problème vient du formulaire, pas de l'automatisation.

4. Les champs utilisés dans l'action existent-ils et sont-ils bien remplis ? Si vous utilisez une variable comme  {Nom de l'entreprise}  dans le corps de l'email, ce champ doit exister dans la table et contenir une valeur. Un champ vide n'empêche pas l'envoi de l'email, mais la variable apparaîtra vide dans le message reçu.

À vous de jouer !

Pour ce dernier exercice, vous allez créer un formulaire de saisie directement rattaché à votre base  Conférence.

Contexte : Vous souhaitez permettre à de nouveaux intervenants de soumettre leur candidature pour participer à la conférence, sans leur donner accès à votre base Airtable.

Votre mission :

1. Dans la table  Intervenants, créez une nouvelle vue de type  Formulaire. Nommez-la "Candidature intervenant".

2. Configurez le formulaire :

   • Rendez les champs Prénom + Nom, Email et Expertise obligatoires.

   • Masquez tous les autres champs (notamment les champs de relation vers la table  Sessions).

   • Ajoutez un texte d'assistance sous le champ  Expertise  pour guider la saisie.

   • Personnalisez le message affiché après soumission.

3. Partagez le formulaire : copiez l'URL générée et ouvrez-la dans un nouvel onglet pour voir le rendu côté utilisateur.

4. Soumettez une candidature de test et vérifiez qu'un nouvel enregistrement apparaît bien dans votre table Intervenants.

5. Pour aller plus loin : créez une automatisation native qui envoie un email de confirmation à l'intervenant dès que sa candidature est reçue. Déclencheur : "When a record is created" sur la table  Intervenants. Action : "Send an email" à l'adresse email saisie dans le formulaire.

Dans le champ  Destinataire  de votre action email, cliquez sur l'icône + pour insérer une variable. Sélectionnez le champ  Email  de l'enregistrement qui vient d'être créé. Airtable utilisera automatiquement l'adresse saisie par chaque intervenant.

En résumé

• La vue Formulaire permet de collecter des données depuis l'extérieur, via une URL publique, sans exposer votre base. Vous pouvez masquer des champs, les rendre obligatoires, ajouter des textes d'aide et personnaliser l'ordre des questions.

• Les automatisations natives permettent de déclencher des actions (comme l'envoi d'un email) en réponse à des événements dans votre base, sans passer par un outil tiers.

• Diagnostiquer une automatisation qui ne fonctionne pas suit toujours la même logique : vérifier l'activation, le déclencheur, la source des données, et les champs utilisés.

Félicitations ! Vous êtes arrivé au terme de ce cours (enfin presque, il vous reste un quiz à passer).

Vous avez maintenant les clés pour prendre en main Airtable. Le CRM construit dans ce cours peut vous servir de point de départ pour vos futurs projets Airtable ; à vous de l'adapter à votre contexte et de l'enrichir avec ce que vous avez appris !