Afin de compléter notre vision du métier de gestionnaire de paie, nous allons nous pencher sur un aspect à la fois extérieur au cœur du métier mais qui s’inscrit tout de même dans sa continuité, à savoir le contrôle Urssaf.
Nous allons donc voir dans un premier temps ce qu’est un contrôle Urssaf et quelle en est la finalité, pour ensuite nous pencher sur les modalités du contrôle en lui-même et enfin en étudier les conséquences.
Qu’est-ce qu’un contrôle Urssaf ?
Cela est dû entre autres au fait que le système en France est un système déclaratif. En effet, comme vous devez le savoir maintenant, toute entreprise doit calculer et payer les ressources nécessaires au financement des prestations sociales, sous forme de cotisations et de contributions sociales. Cela se traduit par une déclaration transmise régulièrement aux organismes de recouvrement de la Sécurité sociale.
Le fait de fonctionner via une déclaration implique pour les organismes de recouvrement de devoir s’assurer du respect :
De la législation de la Sécurité sociale.
Des règles des contributions d’assurance chômage.
Et éventuellement des contributions recouvrées par d’autres organismes de protection sociale (Maison des Artistes, Agessa, Fnal, Fonds CMU...).
Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par 3 ans à compter de l’expiration civile au titre de laquelle elles sont dues.
Exemple :
Un contrôle d’un travailleur indépendant est exercé avant le 30 juin 2018. Il va donc porter sur les années 2014 à 2016. S’il est exercé après le 30 juin 2018, alors il portera sur les années 2015 à 2017.
Qui exerce le contrôle?
Nous l’avons dit, le contrôle est exercé par les organismes de recouvrement du régime général de la Sécurité sociale.
En pratique, cela signifie qu’il peut être exercé par :
les Urssaf : unions de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales ;
les CGSS : caisses générales de Sécurité sociale (Réunion, Guyane, Martinique et Guadeloupe) ;
la CSS de Mayotte : caisse de Sécurité sociale.
Le contrôle est donc exercé par un ou deux agents du contrôle, placés sous l’autorité de l’organisme de recouvrement en question.
Il existe deux types de contrôle :
Le contrôle sur place : il se déroule en grande partie dans les locaux de l’entreprise.
Le contrôle sur pièces : il se déroule exclusivement dans les locaux de l’organisme de recouvrement.
Qui est contrôlé ?
Sachez que tout le monde peut être contrôlé, indépendamment de la nature de l’activité et du nombre de salariés de l’entreprise.
Sont donc concernés :
tout employeur – personne morale ou physique – privé ou public, à titre professionnel ou en tant que particulier employeur ;
tout travailleur indépendant ;
toute personne versant des cotisations ou contributions auprès des organismes de recouvrement des cotisations du régime général ;
toute personne redevable de contributions spécifiques ou contrôlées par les organismes de recouvrement.
Le déroulement du contrôle Urssaf
Avant le contrôle
Le contrôle peut intervenir à n’importe quel moment de l’activité professionnelle d’un employeur ou d’un travailleur indépendant.
La première étape d’un contrôle est la communication sur le contrôle en lui-même.
En effet, l’organisme de recouvrement est tenu de communiquer au préalable un avis de contrôle au minimum 15 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur.
L’avis envoyé par l’organisme de recouvrement doit préciser l’adresse à laquelle la charte du cotisant contrôlé peut être consultée et téléchargée, ainsi que la possibilité pour l’employeur de faire appel à un conseil de son choix afin d’être accompagné pendant le contrôle.
En cas de contrôle sur place, le cotisant contrôlé doit absolument recevoir les agents chargés du contrôle, sous peine de pénalités financières.
Pendant le contrôle
Afin de vérifier le respect de la législation en vigueur, il faut remettre aux inspecteurs tout document ou donner l’accès à tout support considéré comme nécessaire à la réalisation du contrôle.
Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des documents susceptibles d’être demandés :
documents sociaux : déclaration sociale nominative (DSN), bordereaux de cotisations (DUCS), déclarations de régularisation annuelle (TRA), bulletins de salaire, dossiers du personnel, contrats de travail... ;
documents comptables : bilans, grands livres comptables, balances comptables, fichier des écritures comptables... ;
documents fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition... ;
documents juridiques : statuts des sociétés, transactions, jugements de conseils de prud’hommes... ;
factures des sous-traitants et honoraires, factures émises par un travailleur indépendant, justificatifs de frais (notes de restaurant, certificat d’immatriculation des véhicules...).
Après le contrôle
Après avoir suivi les modalités de la procédure du contrôle et échangé avec le contrôleur de l’organisme de recouvrement, ce dernier va naturellement arriver à une certaine conclusion, qui va décider des étapes postérieures au contrôle.
Les différentes conclusions possibles sont les suivantes :
Le constat d’une bonne application des législations en vigueur.
Des recommandations pour l’avenir.
Des régularisations de cotisations/contributions, que ce soit en la faveur du cotisant contrôlé ou des organismes chargés du recouvrement.
La lettre d’observations doit mentionner :
L’objet du contrôle.
Les documents consultés.
La période vérifiée.
La date de la fin du contrôle.
La mention du délai de 30 jours dont le cotisant contrôlé dispose pour faire part de ses remarques à l’organisme.
La mention selon laquelle le cotisant contrôlé peut être assisté d’un conseil de son choix.
La mention éventuelle de la constatation, par l’agent chargé du contrôle de l’application, de majorations de redressement dues en cas de travail dissimulé, ou de l’absence de mise en conformité suite à un précédent contrôle.
Une fois les cotisations réglées, il est toujours possible de rédiger une demande de remise gracieuse à l’attention de l’organisme de recouvrement. En d’autres termes, cela permettra d’obtenir un remboursement, généralement de 5 %, de la majoration.
Quelques exemples des redressements les plus fréquents
Les avantages en nature.
Les frais professionnels.
Les indemnités de rupture de contrat.
Le versement transport.
Les prestations du comité d'entreprise.
Le calcul de la réduction Fillon.
En résumé
Le contrôle Urssaf est une procédure par laquelle les organismes dits de recouvrement vont venir contrôler le respect des règles de la Sécurité sociale.
Il existe deux contrôles : le contrôle sur place et le contrôle sur pièces.
Tout le monde peut être contrôlé.
En cas d'irrégularité, le contrôle va se conclure par un redressement.
