Appuyez la stratégie commerciale au quotidien
Pour poursuivre votre découverte des pratiques du métier d’assistant commercial chez NovaTextile, Xavier souhaite que vous approfondissiez votre rôle en participant à l’analyse et au suivi de la performance commerciale de l’entreprise. Après avoir contribué avec rigueur à la gestion des commandes et à leur suivi, vous allez désormais accompagner Yacine dans la collecte et l’interprétation des données, la planification des actions commerciales et le pilotage au quotidien.
En formant toujours ce binôme, vous observerez comment un assistant commercial peut devenir un véritable appui stratégique, en mettant en lumière les indicateurs clés, en optimisant l’organisation des équipes, et en préparant des dossiers essentiels comme les appels d’offres.
Cette nouvelle étape vous permettra de mieux comprendre l’impact concret de vos missions sur les résultats commerciaux et sur la performance globale de NovaTextile.
Suivez les indicateurs de performance
Avec cette vente de 20 000m² de tissus technique Yacine décide de remettre à jour l’ensemble des données commerciales. Selon lui, cette commande va avoir un vrai impact sur la performance commerciale du mois.
Quel est l’intérêt de revenir sur des commandes terminées ?
Revenir régulièrement sur les commandes terminées permet d’analyser concrètement les résultats obtenus, au-delà des simples chiffres.
Cela offre à NovaTextile l’opportunité d’identifier les produits qui se vendent le mieux, de comprendre les raisons de certains succès ou échecs, et de déceler des tendances ou des comportements d’achat récurrents.
Cette analyse rétroactive est essentielle pour affiner les prévisions, mieux adapter l’offre commerciale, et anticiper les besoins futurs des clients.
De plus, en examinant les commandes historiques, l’entreprise peut évaluer la qualité de son processus commercial, détecter les éventuels points de friction, et ainsi améliorer en continu la satisfaction client.
En somme, cette relecture critique des ventes passées est un outil précieux pour renforcer la performance et la réactivité de NovaTextile.
C’est ce que l’on appelle le suivi et le pilotage de la performance commerciale.
Comment réaliser ce pilotage ?
Pour piloter efficacement l’activité commerciale, il est indispensable de s’appuyer sur des données précises et pertinentes, que l’on appelle indicateurs de performance, ou KPI (Key Performance Indicators).
Yacine intervient pour expliquer concrètement leur utilisation chez NovaTextile :
Les KPI, ce sont nos repères pour mesurer l’efficacité de nos actions, repérer des tendances de marché et anticiper les évolutions. Concrètement, je collecte régulièrement des indicateurs comme le chiffre d’affaires réalisé, le taux de conversion des prospects en clients, ou encore les variations liées à la saisonnalité. Avec l’équipe commerciale et le management, on rassemble toutes ces données dans des tableaux de bord clairs et structurés. Ça nous donne une vision synthétique et toujours actualisée de la performance commerciale.
Voici quelques exemples d’indicateurs pertinents et utiles pour l’équipe commerciale notamment, récapitulé dans ce tableau à télécharger.
Où trouve-t-on ces données ?
À cette question, Yacine répond directement :
Pour collecter nos indicateurs de performance, je m’appuie surtout sur les systèmes d’information de NovaTextile. Le CRM centralise toutes les infos sur les prospects, les clients, les devis et les commandes. L’ERP, lui, regroupe les données financières, de production et de stock. Comme ces outils sont alimentés chaque jour par les équipes commerciales, administratives et logistiques, on peut leur faire confiance : les données sont fiables et à jour. Mais je ne me limite pas aux chiffres. J’intègre aussi des informations qualitatives, comme les retours des clients, des observations sur le terrain ou ce qui ressort des réunions internes. Ça donne une meilleure compréhension des tendances et permet d’affiner les analyses. Toutes ces données, je les consolide ensuite dans des tableaux de bord dynamiques. On peut les créer avec des logiciels spécialisés ou des outils bureautiques comme Excel, Power BI ou Google Data Studio. C’est ce qui permet de visualiser facilement les KPI, de suivre leur évolution dans le temps et de repérer rapidement les points d’attention. Au final, c’est ce travail de collecte et de traitement rigoureux qui nous donne une base solide pour piloter la performance commerciale, anticiper les opportunités et réagir vite quand il le faut.
Après vous avoir montré l’origine des données collectées, Yacine renseigne son tableau de bord pour le mois d’octobre qui vient de se terminer. Afin de permettre un suivi cohérent et pertinent, le modèle de tableau de bord ne change pas :
Indicateur | Résultat | Objectif mensuel (octobre) | Écart | Tendance | Commentaires |
Chiffre d’affaires (CA) | 675 000 € | 600 000 € | +75 000 € (+12,5 %) | ↗ Objectif dépassé | Le CA est supérieur à l’objectif fixé, signe positif |
Nombre de prospects | 170 | 200 | -30 (-15 %) | ↘ En dessous | Moins de prospects contactés que prévu |
Nombre de ventes | 5 | 8 | -3 (-37,5 %) | ↓ Très en dessous | Le nombre de ventes est nettement inférieur à l’objectif |
Taux de conversion | 2,9 % | 4 % | -1,1 pt | ↘ En dessous | Taux de conversion plus faible que la cible |
Durée moyenne cycle vente | 20 jours | ≤ 20 jours | 0 | → Stable | Le délai de conclusion des ventes est conforme à l’objectif |
Nombre de devis envoyés | 58 | 80 | -22 (-27,5 %) | ↓ Très en dessous | Nombre de devis émis en baisse par rapport à la cible |
Taux de réussite devis | 4 % | 5 % | -1 pt (-20 %) | → Stable | Taux de réussite des devis légèrement inférieur à la cible |
Ce premier tableau de bord est intéressant car il permet d’analyser les résultats sur une période assez courte d’un mois. Néanmoins, cela n’est pas suffisant pour un pilotage précis, avec une vision à plus long terme.
Pour ça, je mets à jour mon tableau de bord annuel. Il compile les données mois par mois, ce qui me donne une vision globale des tendances et me permet aussi de comparer avec les résultats de l’année précédente.
Il vous partage les tableaux mis à jour (format XLS / format ODS)
Grâce à ces deux approches : mensuelle et annuelle, vous avez désormais une bonne vision des performances de l’équipe commerciale dans son ensemble.
Attention, ce que je viens de te montrer ne suffit pas pour manager toute l’équipe. Xavier me demande aussi de compiler des statistiques sur les commerciaux, pour qu’on puisse suivre leurs performances individuelles. Et sache qu’il existe aussi des indicateurs pour analyser le travail des assistants commerciaux. Mais ceux-là, ce n’est pas moi qui les renseigne : c’est Xavier directement.
Une fois encore, Yacine utilise un modèle type, spécifique à l’entreprise, qui lui permet de pouvoir confronter mois par mois les mêmes statistiques pour les 3 commerciaux de l’entreprise.
Analysez les résultats commerciaux
Une fois que j’ai collecté toutes les données et que je les ai compilées dans des tableaux de bord, le travail n’est pas terminé. Pour moi, l’important, c’est de faire parler les chiffres.
Comment peut-on faire cela ?
Pour ça, j’utilise une approche visuelle simple et synthétique. J’ajoute toujours des graphiques, ça permet d’identifier les tendances d’un coup d’œil.
Il existe une multitude de représentations graphiques pour analyser les résultats commerciaux. Yacine choisit de vous présenter celles qu’il utilise le plus souvent, parce qu’elles lui permettent de mettre rapidement en évidence les écarts et d’expliquer les tendances principales.
Histogramme mensuel
Ce premier graphique compare, mois par mois, le chiffre d’affaires réalisé avec l’objectif fixé.
Il met en évidence des retards, comme en mai (400 000 € réalisés contre 430 000 € prévus), mais aussi des surperformances, comme en septembre (718 000 € pour un objectif de 640 000 €).
Cet histogramme me sert à voir tout de suite où on en est par rapport à l’objectif du mois. Si on est en retard, je cherche les causes. Si on surperforme, je cherche ce qui a marché pour le reproduire.
Courbe cumulée
Ce second visuel compare le chiffre d’affaires cumulé avec l’objectif cumulé sur l’année. Les deux courbes restant proches, NovaTextile est globalement sur la bonne trajectoire. Cependant, même un petit écart répété mois après mois peut représenter une somme très importante en fin d’année.
Cette représentation est précieuse car elle permet de piloter la trajectoire globale de l’entreprise, au-delà des seuls résultats mensuels.
Ce graphique en courbe me montre si on suit bien notre trajectoire annuelle. Même si l’écart est faible, il peut vite prendre de l’ampleur. C’est un peu comme un bateau : si on dévie légèrement sans corriger, on finit très loin de la destination prévue.
Graphique combiné (ventes / CA)
Ce troisième graphique croise le nombre de ventes avec le chiffre d’affaires généré.
En mars, 21 ventes ont produit 628 000 €, tandis qu’en octobre seulement 5 ventes ont généré 675 000 €.
Cela démontre que la quantité de ventes ne suffit pas : leur valeur est tout aussi déterminante. Il y a souvent une corrélation, mais pas toujours. Il faut être capable de l’identifier pour agir et réagir en conséquence.
Ici, on comprend qu’il ne faut pas se focaliser uniquement sur le volume des ventes. Octobre le prouve : avec peu de ventes mais de gros montants, le chiffre d’affaires reste élevé.
Comparaison N vs N-1
Enfin, ce dernier histogramme compare les résultats de l’année en cours avec ceux de l’année précédente.
En février, le CA a reculé (492 000 € contre 560 000 €), tandis qu’en septembre, il a progressé (718 000 € contre 600 000 €). Ce type de suivi permet de mesurer l’efficacité des actions commerciales dans la durée et d’identifier rapidement d’éventuels signaux d’alerte.
Ce visuel est pratique pour voir notre progression d’une année sur l’autre. Quand on recule par rapport à N-1, c’est une alerte. Quand on progresse, c’est la preuve que nos efforts portent leurs fruits.
Tous ces tableaux et ces graphiques, ça ne fait pas trop d’informations ?
Bien au contraire ! Ce sont des approches complémentaires, qui permettent de faire des constats beaucoup plus précis. Tu vois, chacun de ces graphiques apporte un angle de lecture différent. L’histogramme me montre les résultats mois par mois, la courbe me donne une vision cumulative sur l’année, le graphique combiné me permet de voir la relation entre le nombre de ventes et le chiffre d’affaires, et la comparaison avec l’année précédente me renseigne sur notre progression dans le temps. Pris séparément, chaque visuel a ses limites. Mais ensemble, ils me donnent une vision complète et cohérente de la performance commerciale de NovaTextile. Et surtout, ils m’aident à prendre de meilleures décisions au quotidien, en sachant exactement où on en est et où on doit aller.
Jusqu’ici, Yacine vous a montré comment collecter et présenter les données sous forme de graphiques clairs et parlants. Mais Xavier intervient pour rappeler que ce n’est qu’une première étape :
Les chiffres seuls ne suffisent pas. Dans toute activité commerciale, il est essentiel de s’appuyer sur des données fiables et précises pour piloter efficacement notre performance. Les rapports commerciaux détaillés, construits autour d’indicateurs clés de performance, jouent un rôle central dans cette démarche. Ces KPI – comme le chiffre d’affaires, le taux de conversion, le panier moyen ou encore le taux de rétention client – ne nous donnent pas seulement une vision chiffrée. Ils nous permettent aussi de comprendre ce qui fonctionne, ce qui doit être amélioré et d’anticiper les évolutions du marché. Le suivi mensuel nous aide à réagir rapidement aux écarts, le bilan annuel nous donne une vision stratégique à long terme, et l’analyse individuelle met en lumière les forces et axes d’amélioration de chacun. Mais surtout, au-delà des chiffres, l’analyse qualitative est indispensable : confronter les résultats au terrain, comprendre les causes des écarts et en tirer des conclusions opérationnelles. C’est ce travail qui transforme de simples données en véritables leviers de décision, de motivation et permet d’atteindre la performance recherchée.
Planifiez les activités commerciales
À la lumière des informations apportées par Yacine et son reporting commercial, Xavier s’interroge sur les raisons d’un écart si important sur le nombre de prospect rencontrés par les différents commerciaux. Pour cela, il soulève un point important : la planification des rendez-vous.
Il demande donc à Yacine de s’intéresser à cela, et d’en profiter pour vous partager ses connaissances.
En premier lieu, Yacine vous indique qu’il existe une multitude de façon de prospecter : appels téléphoniques, e-mails personnalisés, participation à des salons professionnels, visites sur site, réseaux sociaux, recommandations… Chaque commercial adapte sa méthode selon son style, sa cible et le contexte.
Mais dans notre cas précis, parmi les nombreuses missions des commerciaux, ce sont les déplacements qui sont ciblés.
D’ailleurs, quelles sont les missions des commerciaux que l’on accompagne ?
Yacine prend le temps de répondre :
Pour bien comprendre le travail des commerciaux que nous accompagnons, il faut savoir qu’ils n’ont pas de journée dédiée uniquement à la prospection. Leur activité principale, c’est d’être souvent sur le terrain, en visite chez nos clients et prospects.
Leurs principales missions sont :
Prospecter de nouveaux clients, en cherchant des entreprises susceptibles d’acheter nos tissus techniques, via appels, e-mails, visites ou réseaux professionnels.
Maintenir et développer le portefeuille clients existant, en assurant un suivi régulier, en proposant de nouvelles offres ou produits adaptés à leurs besoins. Cela assure la fidélité des clients et la pérennité de l'entreprise.
Conclure des ventes, en négociant les conditions, préparant les offres commerciales et les devis avec moi, et finalisant les commandes.
Représenter l’image de NovaTextile, notamment lors des rendez-vous et salons professionnels, pour présenter nos produits et valeurs comme la qualité des produits, l’écologie, l’innovation, etc.
Collecter les attentes sur le terrain, de nos clients mais aussi de ceux qui ne le sont pas, et du marché dans son ensemble (fournisseurs, concurrents, partenaires…)
Collaborer avec les équipes internes, comme nous, assistants commerciaux, mais aussi production, logistique ou marketing, pour assurer la bonne exécution des commandes et la satisfaction client.
Gérer leur planning et déplacements, en organisant leurs rendez-vous sur le terrain, qui ne sont pas dédiés uniquement à la prospection pure.
Ils passent beaucoup de temps sur le terrain, à visiter des clients, présenter des échantillons, et parfois livrer de petites commandes. Par conséquent, la prospection pure se fait souvent dans ce contexte, au fil des visites, et non comme une activité isolée. Cela peut rendre la planification complexe.
Tu as une idée de comment améliorer la situation ?
Oui, pour améliorer la situation, il faut mieux planifier les rendez-vous en utilisant des outils collaboratifs pour éviter les doublons et optimiser les déplacements. Une bonne coordination entre commerciaux et assistants est aussi clé. Enfin, il faut penser à limiter l’impact écologique en favorisant la visioconférence et en réduisant les trajets inutiles.
Quels types d’outils collaboratifs ?
Il existe une multitude d’outils. Après plusieurs recherches, Yacine a compilé les solutions qui lui semblent les plus pertinentes dans un tableau, qu’il présentera à Xavier.
Outil | Fonctionnalités principales | Avantages | Limites | Coût |
Google Calendar | Calendrier partagé, création et gestion de RDV, alertes automatiques | Facile d’accès, multiplateforme, gratuit | Nécessite une connexion internet stable | Gratuit |
Microsoft Outlook | Calendrier intégré à la messagerie, gestion des invitations, synchronisation avec Teams | Intégré aux outils Microsoft, adapté aux entreprises | Complexité un peu plus élevée pour débutants | Payant (souvent inclus dans Office 365) |
Trello | Gestion visuelle des tâches par cartes et tableaux, collaboration en temps réel | Simple et visuel, permet de suivre tâches et RDV | Moins centré sur les calendriers horaires | Gratuit (version de base), payant pour options avancées |
Microsoft Teams / Slack | Communication instantanée, partage fichiers, intégration calendriers | Facilite échanges rapides, centralise infos | Peut-être source de notifications fréquentes | Microsoft Teams : Payant (inclus dans Office 365) ; Slack : version gratuite limitée, payant pour options avancées |
Doodle | Sondage de disponibilités, organisation rapide de réunions | Simple à utiliser, facilite choix de créneaux | Fonctionnalités limitées au planning | Gratuit (fonctionnalités de base), payant pour fonctionnalités pro |
Au-delà de ces outils collaboratifs, NovaTextile peut aussi s’appuyer sur des applications dédiées à la planification des tournées commerciales. Yacine a déjà fait des recherches à ce sujet, et vous en parle :
Ces applications sont conçues pour organiser efficacement les déplacements. Elles regroupent les rendez-vous en fonction de leur localisation, optimisent les itinéraires et tiennent compte des contraintes horaires. Résultat : moins de temps perdu sur la route, moins de trajets inutiles, donc une réduction des coûts et de l’impact environnemental. Et ce n’est pas tout : en améliorant la gestion des tournées, on augmente la productivité des commerciaux. C’est cohérent avec notre démarche écoresponsable, et c’est même un argument qu’on peut valoriser auprès de nos clients.
Parmi la multitude de solutions sur ce marché, Yacine a choisi d’en présenter 3 à Xavier. Mais il vous précise que cette sélection n’est pas exhaustive.
Application | Fonctionnalités principales | Avantages | Limites | Coût |
Mapotempo | Optimisation itinéraires complexes, gestion contraintes horaires, suivi en temps réel | Interface intuitive, adaptée aux équipes moyennes/grandes | Nécessite formation, abonnement payant | Payant (tarifs variables) |
RoadWarrior | Création routes optimisées, intégration Google Maps, gestion multi-rendez-vous | Facile d’utilisation, mobile, améliore efficacité terrain | Fonctionnalités avancées payantes | Version gratuite limitée + abonnement payant |
Circuit | Interface claire, notifications en temps réel, export GPS | Simple, pratique, export facile | Limite nombre d’arrêts en version gratuite | Version gratuite limitée + abonnement payant |
Après vous avoir présenté oralement les différents outils possibles, Yacine décide de formaliser ses propositions dans un e-mail adressé à Xavier.
Il y compile les deux tableaux récapitulatifs (outils collaboratifs et applications de planification de tournées) et développe un argumentaire destiné à convaincre de l’intérêt concret de ces solutions, tant sur le plan commercial qu’écologique.
Préparez les dossiers d’appels d’offres
Maintenant que Yacine et vous avez apporté des pistes d’amélioration sur l’organisation des tournées commerciales, il est grand temps de reprendre les activités habituelles de l’assistant commercial.
Yacine vous indique qu’il doit répondre à des appels d’offres, une étape clé pour remporter de nouveaux marchés et renforcer la performance commerciale de NovaTextile.
L’objectif est de sélectionner le meilleur partenaire selon des critères précis, comme le prix, la qualité, les délais ou les garanties.
Un appel d’offre est généralement composé de plusieurs documents qui définissent précisément les attentes du client et les règles à respecter pour y répondre. Parmi les éléments essentiels, on trouve :
Le cahier des charges : décrit les besoins, les spécifications techniques, les contraintes et les objectifs du projet.
Le règlement de la consultation : précise les modalités de participation, les critères de sélection, les délais et la procédure d’évaluation des offres.
Les documents administratifs : formulaires à remplir, attestations fiscales et sociales, preuves de capacité juridique et financière.
Le bordereau des prix : document listant les prix demandés pour chaque prestation ou produit.
Le contrat type ou projet de marché : décrit les conditions générales qui régiront la prestation si l’offre est retenue.
Ces documents forment un dossier complet qui permet aux fournisseurs de préparer une offre conforme et compétitive.
Où et comment trouve-t-on des appels d’offres ?
Les appels d’offres sont publiés sur des plateformes spécialisées, accessibles aussi bien aux grandes entreprises qu’aux PME.
Sites officiels publics : par exemple, le BOAMP (Bulletin officiel des annonces des marchés publics) ou le Marchés publics.gouv.fr en France, où sont publiés les marchés publics émanant des administrations, collectivités territoriales, hôpitaux, etc.
Plateformes privées : il existe aussi des plateformes privées qui regroupent des appels d’offres de différents secteurs, avec parfois des services d’alerte personnalisée (exemples : France Marchés, Kompass, etc.).
Réseaux professionnels et chambres de commerce : les réseaux d’affaires, les syndicats professionnels, ou les chambres de commerce peuvent également diffuser des appels d’offres ciblés.
Veille personnalisée : les entreprises utilisent souvent des outils de veille et des abonnements pour recevoir automatiquement les appels d’offres correspondant à leur activité.
Pour répondre efficacement, il est important de bien analyser le profil de l’appel d’offres, ses exigences, et de s’assurer que l’entreprise peut y répondre dans les délais et conditions demandés.
Pour NovaTextile, répondre à un appel d’offres signifie préparer un dossier complet, rigoureux et conforme aux attentes du client, afin de convaincre que ses tissus techniques sont la meilleure solution proposée. Pour s’aider et ne rien oublier sur ces dossiers qui représentent souvent un enjeu important, Yacine s’est créé une liste des différentes étapes, et le rempli selon les exigences de cet appel d’offre :
Étape | Description | Exigences spécifiques à l’appel d’offres CebenCorp |
Recueillir les pièces administratives | Rassembler tous les documents demandés dans le cahier des charges | Extrait Kbis de moins de 3 mois, attestations URSSAF et TVA, certificats de conformité, références clients industrielles des 3 dernières années |
Respecter les formats et délais | Suivre strictement les modalités de présentation et les échéances | Offre à déposer au plus tard le 30 septembre 2025 à 12h00, format PDF obligatoire, validité des offres de 90 jours |
Collaborer avec les services concernés | Coordonner les contributions des différents départements | Coordination avec les services commercial, juridique, technique (achats, production, logistique…) et comptabilité pour un dossier complet et cohérent |
Rédiger une offre commerciale claire | Proposer une réponse précise et convaincante aux besoins exprimés | Offre technique détaillée avec conformité aux normes NF EN ISO 11612, prix au m² détaillé, respect des délais et garanties |
Relire et vérifier l’ensemble du dossier | Contrôler la conformité, l’absence d’erreurs, et la bonne mise en forme avant envoi | Vérification de la conformité, absence d’erreurs, respect des modalités de forme (PDF, pagination), et signatures |
Ce n’est qu’une fois que toutes ces étapes seront validées, qu’il pourra envoyer sa réponse au client, dans le délai prévu et ainsi maximiser les chances de NovaTextile de décrocher ce nouveau marché.
Et pour réaliser toutes ces étapes avec efficacité, il faudra faire preuve de rigueur dans son organisation, sa gestion du temps et des priorités.
Gérez votre temps et vos priorités
La gestion du temps est une compétence clé pour un assistant commercial, car les tâches sont nombreuses et les sollicitations constantes. Le risque ? Surcharges, urgences de dernière minute et erreurs.
Pour éviter cela, il est indispensable de distinguer ce qui est urgent de ce qui est important. Toutes les tâches ne se valent pas, et savoir les classer permet de mieux organiser son travail.
Une première méthode utile est la matrice d’Eisenhower, du nom du président américain qui affirmait :
Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.
Cette matrice repose sur quatre cadrans :
Urgent et important : à traiter immédiatement (ex. gérer un problème client majeur).
Important mais pas urgent : à planifier (ex. préparer un rapport, se former).
Urgent mais pas important : à déléguer si possible.
Ni urgent ni important : à limiter ou supprimer.
C’est une méthode simple mais efficace pour réduire la pression des urgences et améliorer la qualité du travail.
Dans la même optique, vient ensuite la méthode ABCDE.
Il s’agit d’une autre technique simple pour classer les tâches selon leur priorité, en leur attribuant une lettre :
A : Tâches très importantes - Ces tâches sont essentielles. Elles doivent être faites soi-même, car ne pas les faire peut avoir de graves conséquences. Par exemple : préparer une offre commerciale urgente pour un client clé.
B : Tâches importantes - Ces tâches sont importantes mais moins critiques que les A. Elles doivent aussi être faites soi-même, mais leur non-réalisation aurait des conséquences moins graves. Par exemple : répondre à certains emails non urgents.
C : Tâches souhaitables - Ce sont des tâches à accomplir si le temps le permet. Elles n’ont pas d’impact majeur si elles sont retardées ou non faites. Par exemple : organiser des documents ou ranger son bureau.
D : Tâches à déléguer ou externaliser - Ce sont des tâches qui peuvent être confiées à d’autres personnes, sans que cela nuise aux résultats. Par exemple : préparer un rapport simple ou organiser une réunion.
E : Tâches à éliminer - Ce sont des activités inutiles, chronophages ou distractions qui ne contribuent pas aux objectifs. Par exemple : naviguer sur les réseaux sociaux sans raison professionnelle.
Quelle que soit la méthode choisie pour créer son déroulé de priorités, il convient ensuite d’organiser ces tâches dans un planning structuré.
Un planning hebdomadaire bien construit aide à visualiser clairement les engagements à venir, à répartir les efforts de manière équilibrée, et à anticiper les imprévus qui peuvent survenir. Il agit comme une feuille de route, permettant de rester concentré sur les priorités sans se laisser submerger par la multitude de sollicitations quotidiennes.
Comment construire son planning ?
Pour construire un planning efficace, plusieurs étapes sont à respecter :
Étape | Description détaillée |
Identifier les rendez-vous réguliers | Recenser les activités fixes (réunions, points de suivi, tâches administratives) pour poser les bases du planning. |
Évaluer la durée des tâches | Estimer précisément le temps nécessaire pour chaque activité, en évitant de sous-estimer la charge réelle. |
Tenir compte du rythme naturel | Réserver les tâches exigeantes en concentration en début de journée, et planifier les tâches plus simples en fin de journée ou lors des baisses d’énergie. |
Anticiper les imprévus | Prévoir des plages horaires libres pour gérer urgences et demandes inattendues sans perturber le planning. |
Inclure des pauses régulières | Intégrer des moments de repos pour maintenir concentration, énergie et efficacité sur la durée. |
Considérer le planning comme un outil vivant | Ajuster quotidiennement le planning selon l’évolution des priorités et l’apparition de nouvelles tâches. |
Yacine vous explique aussi que pour lui, une des plus grandes difficultés qu’il a rencontrées était dans la gestion des e-mails. Sa boîte e-mail était constamment connectée, et il la consultait continuellement.
L’expérience lui a permis de se rendre compte qu’en essayant d’être trop réactif, il perdait l’efficacité de son travail, et perdait en productivité.
Il faut apprendre à doser réactivité et sa concentration sur les tâches en cours : cela a un impact direct sur la qualité du travail réalisé.
Il s’est ainsi fixé les règles suivantes pour la gestion de ses e-mails :
Règle | Description |
Planifier des créneaux dédiés | Consacrer des plages horaires spécifiques à la consultation et au traitement des e-mails, évitant les interruptions constantes. |
Utiliser des dossiers et des filtres | Organiser automatiquement les e-mails entrants selon des règles (expéditeur, sujet…) pour mieux prioriser la lecture. |
Prioriser et trier rapidement | Appliquer la règle des 2 minutes : traiter immédiatement les e-mails rapides, classer les autres pour traitement ultérieur. |
Écrire des réponses claires et concises | Répondre de façon structurée et synthétique pour limiter les échanges prolongés et gagner du temps. |
Utiliser des modèles et réponses rapides | Créer des modèles d’e-mails pour les réponses fréquentes, afin d’automatiser une partie du travail. |
Limiter les e-mails non essentiels | Éviter les échanges inutiles, privilégier les échanges directs ou messageries instantanées lorsque possible. |
Archiver et nettoyer régulièrement | Trier régulièrement la boîte de réception pour faciliter la gestion et la recherche future. |
Les e-mails c’est à double tranchant : ça peut te faire perdre du temps, mais aussi en gagner.
Par cette phrase, Yacine cherche à vous expliquer que certaines informations viennent modifier votre organisation, pourtant initialement parfaitement structurée.
En effet, gérer efficacement son temps ne consiste pas seulement à planifier au début de la semaine, mais aussi à ajuster en permanence ses priorités au fil des jours. Dans un environnement professionnel dynamique, les urgences apparaissent, les demandes évoluent, et les objectifs peuvent changer.
Il est donc indispensable de prévoir des moments réguliers, idéalement en fin de journée ou en début de semaine, pour faire un point sur le planning et les tâches en cours. Cette réévaluation permet de :
Vérifier que les priorités restent bien alignées avec les objectifs globaux.
Identifier les nouvelles tâches ou urgences à intégrer rapidement.
Décaler, déléguer ou supprimer les tâches devenues moins importantes.
Ajuster le temps alloué à chaque activité en fonction de son avancement.
La réévaluation régulière des priorités est une étape clé qui complète la planification initiale. Elle permet d’adapter le travail aux réalités du terrain et de rester performant dans un contexte souvent imprévisible. Cette démarche continue garantit une meilleure maîtrise du travail quotidien et évite le sentiment d’être débordé ou de perdre du temps sur des activités peu utiles.
C’est finalement ce que l’on a fait tout au long de ta période d’observation. Nous avons alterné des temps de travail focalisés sur une mission, puis nous avons dû ajuster nos priorités lorsque AquaDive a modifié sa commande. Et l’analyse des tableaux de bords nous a menés à une réflexion sur la planification des tournées, qui n’était pas prévue à l’origine.
Depuis qu’il utilise toutes ces méthodes Yacine se sent beaucoup plus efficace, et c’est aussi le ressenti que lui ont fait remonter ses collègues et responsables. C’est aussi peut-être pour cela que l’on vous a mis en binôme avec lui. Il est non seulement compétent, mais aussi très bien organisé !
À vous de jouer
Contexte
Maintenant que vous maîtrisez l’ensemble des missions d’un assistant commercial chez NovaTextile, Yacine vous propose de l’aider dans la planification de la semaine prochaine.
Pour vous aider, il a identifié l’ensemble des missions à réaliser, ainsi que les critères et impératifs à respecter, qu’il a synthétisé dans le tableau ci-après :
Il vous partage aussi un tableau Excel qui lui permet de vérifier si toutes les missions sont bien présentes dans son planning.
Mais il vous alerte sur le fait que le tableau ne tient pas compte des impératifs. C’est à vous que revient cette vigilance à avoir.
Consignes
À partir de la liste de missions et de critères communiquée par Yacine, vous devez réaliser son planning de la semaine prochaine directement sur son tableau Excel téléchargeable en format XLS ou en format ODS :
Une fois cela réalisé, vous pourrez comparer avec le planning que Yacine s’est lui-même créé.
En résumé
Les tableaux de bords et les indicateurs sont indispensables pour suivre les résultats commerciaux et améliorer la performance commerciale.
La plus-value des indicateurs n’est pas dans leur seule collecte, mais dans leur analyse et interprétation : ils doivent permettre la mise en place d’actions correctives et la valorisation des succès.
La réponse à des appels d’offres est une approche complémentaire de la prospection commerciale.
La performance commerciale ne passe pas que par la maîtrise de ses produits ou les techniques de vente : l’organisation et la planification sont aussi des facteurs clés de la réussite.
Félicitations, vous venez de terminer cette première partie de votre formation ! Le métier d’assistant commercial est riche, complet et polyvalent. J’espère que vous avez pris un réel plaisir à découvrir ces différentes missions, qui font un lien entre la plupart des services de l’entreprise.
Poursuivez et complétez votre formation, et devenez vous aussi un maillon fort de votre entreprise !
Mais avant cela, je vous propose un dernier quiz qui vous permettra de revoir une grande partie de ce que nous avons abordé dans ce cours.
