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Last updated on 11/28/19

Évaluez et itérez sur votre dispositif

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Évaluer le dispositif de GPEC peut s'avérer très complexe ; cette phase est cependant indispensable, afin de faire évoluer un dispositif cyclique qui va accompagner, dans le temps, l'évolution de l'entreprise et de ses équipes.

Que va-t-on évaluer ?

Il faudra évaluer l'atteinte des objectifs fixés au démarrage du projet, suite au diagnostic de la stratégie "emploi-compétences" de l'entreprise.
Vous évaluerez aussi les différentes étapes du processus déployé, les objectifs intermédiaires, les moyens et les méthodes utilisés ainsi que les délais. 
Le cycle de la GPEC - Etape 5 "Evaluer" - openclassrooms.com

Évaluer l'atteinte de l'objectif initial

L'objectif initial de votre démarche de GPEC exprime souvent une intention ; il peut être très ambitieux et rédigé globalement, par exemple :

Plus vous aurez détaillé sa rédaction en précisant un délai, des étapes ou des modalités, plus il sera facile de construire son évaluation :

Des critères quantitatifs

Pour évaluer l'atteinte de ces objectifs, vous commencerez par vérifier vos indicateurs quantitatifs :

Des critères qualitatifs

Définir des critères d'évaluation qualitatifs sera indispensable pour compléter votre évaluation. Ils analyseront en aval la qualité des livrables et leurs spécificités : 

Le ROI pour l'entreprise

Le ROI (Return On Investment) devra être examiné avec attention. Vous avez affecté un budget prévisionnel à votre projet, tous les coûts directs et indirects devront être globalisés et analysés.

Une démarche de GPEC a un coût :
  • le temps passé par les collaborateurs sur la conception de la démarche, puis sur le déploiement ; il peut se chiffrer en coûts salariaux ;

  • les coûts matériels : salles pour organiser les réunions, achats de logiciel, outils de collecte puis de traitement des données, etc. ;

  • les dépenses de communication : création de supports, élaboration d'un site, honoraires d'experts, etc. ;

  • les dépenses de conseil, si vous faîtes appel à des consultants externes.

Un retour sur investissement en quantité et en qualité

D'un point de vue quantitatif, vous pourrez constater les bénéfices, par exemple :

  • en évaluant une augmentation de productivité ;

  • en utilisant des ratios de mesure de la compétitivité ;

  • en quantifiant un nombre de réponses satisfaisantes apportées aux clients grâce aux compétences  développées.

Tous les critères quantifiables permettant de constater les effets de votre démarche de GPEC sont utiles pour quantifier les bénéfices et donc évaluer le ROI. 
Les contrôleurs de gestion seront les premiers à vous conseiller sur ce sujet ! 

La difficulté réside, de nouveau, dans l'évaluation des bénéfices "immatériels" ! Par exemple : 

  • en quoi la démarche de GPEC a développé la motivation de vos collaborateurs ?  

  • quel impact a la GPEC sur votre image employeur

  • quels sont les effets de la GPEC concernant la relation avec les managers ou entre les collaborateurs ? 

  • en quoi la qualité de vie au travail s'est améliorée ? 

Évaluer le processus

Pour déployer votre démarche de GPEC, vous avez fonctionné en "mode projet", fixé des objectifs intermédiaires, programmé des étapes, défini un planning.
Un plan d'action a été élaboré et communiqué aux salariés, aux managers et aux représentants du personnel : des objectifs, des moyens et des méthodes, des délais et des indicateurs de réussite.

Les composantes du plan d'action
Les composantes du plan d'action
Évaluer le processus va impliquer l'évaluation de chaque élément de votre plan d'action :
  • les étapes prévues ont-elles été respectées ? quels sont les résultats pour chacune ? 

  • les objectifs intermédiaires sont-ils atteints ? que disent mes indicateurs de réussite ?

  • les délais sont-ils respectés et quels sont les écarts ? les raisons de ces écarts ?

  • les moyens utilisés ont-ils été efficaces ? quelles ont été les difficultés rencontrées ? comment avons-nous résolu les problèmes rencontrés ?

  • les méthodes de travail ont-elles été efficaces ? comment ont fonctionné les groupes projets et le comité de pilotage ?

  • la communication a-t-elle été suffisante ? quelles ont été les meilleures pratiques ? quels sont les retours enregistrés ?

  • quels sont les résultats constatés concernant les formations, les recrutements, les mobilités réalisées ?

  • quels sont les indices de satisfaction exprimés par les managers et les salariés ?

Faire évoluer le dispositif

Le dispositif de GPEC doit évoluer en permanence afin d'accompagner l'évolution de l'entreprise et de ses équipes. Votre évaluation devra donc permettre de capitaliser sur l'expérience vécue :

  • quels sont les résultats atteints ?

  • quelles sont les bonnes pratiques à retenir ? 

  • quelles sont les difficultés rencontrées et donc les adaptations à envisager ? 

La boucle va se boucler ;). Vous devez préparer les éléments nécessaires au démarrage d'un nouveau cycle du dispositif de GPEC. Bientôt, de nouveaux objectifs seront fixés !

Le cycle de la GPEC
Le cycle de la GPEC

Présenter les résultats et les adaptations du dispositif de GPEC aux représentants du personnel

Plusieurs niveaux d'information seront mis en place en fonction de la qualité du dialogue social au sein de l'entreprise.

Les informations obligatoires

La négociation triennale intègrera un retour d'information concernant toutes les actions engagées et, notamment, la mise en place d'un dispositif de GPEC et son adaptation nécessaire. 
Le cadre légal de la GPEC - openclassrooms.com

Vous détaillerez les mesures d’accompagnement intégrées au dispositif de GPEC :

  • les actions relatives à la formation, pouvant intégrer un abondement du Compte Personnel de Formation (CPF), des dispositifs de VAE (Validation des Acquis de l’Expérience), des bilans de compétences ;

  • les dispositifs encourageant la mobilité professionnelle et géographique des salariés, les mesures d'accompagnement, les passerelles définies, les congés de mobilité ;

  • les évolutions des effectifs au sein de l'entreprise : type de contrats, évolution par métiers ;

  • l'intégration des jeunes afin de favoriser l'accès à l'emploi : stages, alternance ;

  • les conditions de travail des salariés âgés et les mesures favorisant la transmission des compétences ;

  • les orientations stratégiques de l'entreprise en matière d'emploi, de métiers et de compétences : les emplois menacés, les métiers émergents, les engagements de l'entreprise.

Une collaboration rapprochée

Dans les entreprises où le dialogue social est de qualité, les représentants du personnel participeront au comité de pilotage ou à des groupes de travail. Ils seront alors partenaires tout au long du dispositif de GPEC.

Ils pourront contribuer à l'évaluation du dispositif en termes de résultats et en termes de processus. Ils pourront remonter une information précieuse : leur retour d'expérience en tant que représentants du personnel. Ils enrichiront l'évaluation concernant : 

  • la qualité de la communication avec les dirigeants, les salariés, les managers ;

  • leurs contributions aux groupes de travail et au comité de pilotage ;

  • les échanges directs avec les salariés en tant que représentants du personnel, notamment les satisfactions et les insatisfactions exprimées.

La maintenance

Un enjeu fort est la maintenance du dispositif. Vous avez créé une cartographie métiers, inventorié et décrit les emplois, défini un référentiel de compétences, etc. Tout cela change perpétuellement, un peu tous les jours et parfois radicalement !

Comment garantir la qualité de l'information dans 6 mois, dans 1 an et plus ?  De nombreuses entreprises y ont renoncé, abandonnant des dispositifs trop lourds à gérer dans le temps.

En résumé

L'évaluation devra donc se faire, afin de garantir une bonne adaptation du dispositif aux futurs enjeux de l'entreprise mais aussi aux besoins des salariés.

N'oubliez pas l'objectif de base de la GPEC : garantir la bonne adaptation des emplois et des compétences aux besoins de l'entreprise, mais aussi permettre aux salariés de manager leur "pool de compétences" afin de garantir leur employabilité et leur évolution professionnelle. 

Cette phase d'évaluation permettra de mettre en valeur les résultats obtenus. Ce sera le bon moment pour mettre en place une campagne de communication expliquant les actions réalisées afin de promouvoir le dispositif et encourager tous les salariés à faire vivre la démarche. Communiquer, une fois encore, sera crucial pour la pérennité du dispositif de GPEC. Soyez donc vigilants ! 

Example of certificate of achievement
Example of certificate of achievement