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Mis à jour le 07/03/2019

Clôturez et évaluez vos actions de formation

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Dernière phase, l'évaluation... de quoi ? Une vaste question qui fait couler beaucoup d'encre depuis des années.
Plusieurs étapes vont constituer cette phase d'évaluation ; selon les entreprises, elles seront plus ou moins utilisées ou approfondies.
La notion de ROI, le retour sur investissement de la formation est complexe. On peut déterminer facilement de nombreux indicateurs quantitatifs mais l'évaluation essentielle est celle de notre tout premier objectif : la montée en compétences sur le poste de travail.
Et là, c'est plus compliqué à mettre en oeuvre parce que nous avons affaire à des êtres humains et à leur nature imprévisible parfois ... 

Le modèle de Kirkpatrick et Phillips

Le modèle de Donald L. Kirkpatrick (professeur à l’Université du Wisconsin) définit quatre niveaux d'évaluation de la formation : Le modèle de Kirkpatrick - kirkpatrickpartners.com

  1. la satisfaction  : dans quelle mesure les stagiaires sont satisfaits du stage, de son utilité professionnelle

  2. l’apprentissage : dans quelle mesure les stagiaires ont acquis plus de confiance, d'implication, les connaissances visées et des compétences accrues suite à la formation

  3. le comportement : dans quelle mesure les stagiaires appliquent ce qu'ils ont appris de retour à leur poste de travail

  4. les résultats : dans quelle mesure les résultats obtenus suite au stage apparaissent comme de vraies valeurs ajoutées pour le salarié et pour l'entreprise

Le modèle de Kirkpatrick et Phillips
Le modèle de Kirkpatrick et Phillips

Mener une évaluation "à chaud"

Concernant la satisfaction des stagiaires, l’évaluation « à chaud » est la méthode la plus utilisée. 
La quasi-totalité des formations se terminent par cette évaluation qui est souvent imposée par les entreprises ou les organismes financeurs. 
A la fin du stage, le formateur vous réservera environ 30 minutes et vous pourrez rejoindre le groupe et animer vous-même l'évaluation.

Animer une évaluation en salle

Elle peut se dérouler de la façon suivante :

Etapes

Actions à réaliser 

1

Vous présentez votre intervention et l'objectif de l'évaluation de façon positive, constructive, gagnant-gagnant afin de permettre d'améliorer en permanence le dispositif de formation ! 

2

Vous distribuez aux stagiaires une fiche d'évaluation ou vous les connectez à un outil digital afin qu'ils répondent à plusieurs questions, fermées et ouvertes ; prévoyez les deux...

3

Vous animez un tour de table afin de collecter les impressions, les feedbacks des stagiaires concernant le stage mais aussi l'organisation globale de la formation.

Quels aspects évaluer ?

L'objectif est d'évaluer le niveau de satisfaction des stagiaires concernant l'animation, la pédagogie utilisée, le contenu du stage mais aussi l'organisation globale de la formation.
Selon vos moyens, vous utiliserez des outils digitaux ou des fiches d'évaluation imprimées ; elles seront complétées en salle avant le départ des stagiaires.
Ce sera beaucoup plus difficile à réaliser ensuite s'ils sont déjà repartis dans leur quotidien, donc imposez ce temps d'évaluation finale en vous coordonnant avec le formateur à l'avance.

Votre fiche intégrera des questions ouvertes et fermées.
L'avantage des questions fermées est que cela permet une synthèse quantitative : "30 % de très satisfaits"... 
L'avantage des questions ouvertes est de collecter plus d'idées, de suggestions, de détails... 

Vous devrez décider si vous demandez aux stagiaires d'indiquer leurs noms ; anonyme ou pas ? Laissez leur le choix ? A moins que votre direction n'impose une option.

Quelques thèmes pouvant être intégrés à cette évaluation :
 

Thèmes évalués 

Pas satisfait 

Plutôt satisfait

Satisfait

Très satisfait

L'organisation

 

 

 

 

La salle de formation 

 

 

 

 

L'accueil 

 

 

 

 

Les horaires 

 

 

 

 

La restauration

 

 

 

 

Le stage

 

 

 

 

L'animation 

 

 

 

 

Le contenu 

 

 

 

 

Les méthodes pédagogiques 

 

 

 

 

L'utilité professionnelle 

 

 

 

 

Des questions ouvertes suivront, par exemple :
  • Parmi les thèmes abordés, quels sont ceux qui vous ont le plus intéressé(e)? 

  • En quoi ce stage vous aidera-t-il à mieux exercer votre métier ? Qu'allez-vous changer ? 

  • Quelles actions concrètes allez-vous mettre en place dès demain ?

  • Quelles sont vos suggestions pour améliorer la formation ?  

Il sera indispensable ensuite de consolider les résultats, analyser les niveaux de satisfaction mais aussi les motifs d'insatisfaction afin d'y apporter des solutions. 
Un feedback pourra être apporté aux managers, au formateur, à la DRH... 

Quelles évaluations ensuite ?

Comment va-t-on mettre en place l'évaluation de l'apprentissage, de la mise en application au poste de travail et du ROI pour l'entreprise ?
Les niveaux 2 à 5 du modèle de Kirkpatrick et Phillips sont plus complexes et requièrent du temps, de l'observation et la définition de critères objectifs d'évaluation adaptés aux situations de travail. 

Il s'agit donc d'évaluation à froid, c'est-à-dire décalée dans le temps par rapport à la formation.

L’évaluation pédagogique

Le responsable formation devra impérativement évaluer l'atteinte des objectifs pédagogiques fixés au départ avec le formateur.
Ils pourront être repérés dans le déroulement de la formation, les méthodes et outils pédagogiques utilisés, les retours des stagiaires dans les évaluations à chaud...

L'évaluation du dispositif de formation

L'objectif est de savoir dans quelle mesure le dispositif global de formation a été satisfaisant et permis d'optimiser le développement des compétences. 
Il intégrera l'évaluation de la formation, de la pédagogie mais aussi de l'organisation matérielle, la logistique, la gestion administrative et financière. 

L’évaluation du développement des compétences en situation de travail

Le manager sera systématiquement impliqué dans cette démarche d'évaluation au poste de travail. Il doit être partenaire voire pilote du dispositif.
On reviendra au développement des compétences visées dans l'ingénierie de formation.
Il faudra définir :

  • des tâches concrètes intégrant les nouvelles compétences

  • des critères d'évaluation objectifs

  • un dispositif permettant d'observer, évaluer puis consolider les résultats

Le lien devra être clair entre les compétences observées et évaluées sur le poste de travail et les connaissances et les compétences développées en formation.

Clôturer la formation

Il s'agit aussi d'effectuer un certain nombre de tâches administratives et financières...
Vous devrez réaliser le suivi de votre plan de formation, compléter vos tableaux de bord, effectuer un reporting auprès de votre direction et plus tard, auprès des représentants du personnel.

La gestion des formations

Dans de nombreuses entreprises, la formation mobilise des moyens importants : des moyens financiers, matériels, humains. Vous devrez pouvoir rendre compte à tout moment des actions prévues, en cours et réalisées. Votre gestion devra donc être irréprochable, elle intégrera plusieurs actions.

Conventions, fiches de présence, factures…

Les formations génèrent des contrats, des conventions, des factures à régler dans les délais, des suivis de la présence et de la satisfaction des stagiaires.
Si certains stages font l'objet de financements, gérez vos dossiers ; complétez les demandes de prises en charge, envoyez les justificatifs relatifs aux coûts et les attestations de présence. 

Tout cela devra être centralisé, vérifié afin d'éviter les erreurs, les oublis et la non conformité avec les obligations légales ou les procédures en place dans l'entreprise.

Compléter les informations dans le SIRH

Votre SIRH va suivre tout le déroulement des actions de formation. 
De stage prévu, vous étiez passé à stage engagé, c'est-à-dire programmé et lancé ; il est temps de clore le sujet et d'indiquer stage réalisé !

Il faudra intégrer tous les coûts, noter les présences réelles en formation et vérifier les données relatives aux prestataires internes ou externes.

Le reporting

Il est temps de compléter les tableaux de bords mais aussi de tirer des enseignements qui vous permettront d'améliorer votre plan de formation.

Vous utiliserez des critères quantitatifs par stages, domaines de formation, directions et services, par catégories de personnel ... Ils comptabiliseront :

  • les effectifs formés

  • les coûts de formation

  • les durées de formation 

  • le taux d'avancement par rapport aux demandes 

  • la répartition de vos actions par prestataires...

Votre SIRH vous proposera un certain nombre de tableaux, notamment ceux qui sont nécessaires aux consultations annuelles du CE/CSE. 

En résumé

L'évaluation des stages va être importante pour préparer l'avenir. Soyez réactif et créatif afin de faire évoluer votre plan de formation ainsi que tout le dispositif autour.

N'hésitez pas à communiquer avec vos partenaires, partager les informations collectées durant l'évaluation, proposer et co-construire de nouvelles propositions de formation.
Ce sera un facteur clé de votre réussite en tant que "pilote du plan de formation".

Exemple de certificat de réussite
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