Pour définir votre rôle dans l'équipe, vous devez partir de l'organigramme, qui vous donne des informations sur les rôles de chacun.
Décryptez l'organigramme
Situez-vous dans l'organigramme fonctionnel
Votre poste prévoit une ou plusieurs missions. Pour les accomplir, vous réalisez des tâches, seul ou à plusieurs, suivant des procédures (méthodes, normes qualité, etc.) et des délais déterminés. Dans le travail en équipe, différentes tâches accomplies par plusieurs équipiers contribuent à la réalisation d'une mission commune. Vous devez donc comprendre très clairement la nature de la mission commune et de votre contribution individuelle.
Pour chaque tâche, vous devez savoir répondre aux questions suivantes :
Quoi : quelle tâche ?
Pourquoi : à quoi sert l'exécution de cette tâche ? En quoi contribue-t-elle à la mission ?
Comment : quelles procédures, méthodes, normes ?
Qui : qui est impacté par mes actions dans le cadre de cette tâche, et qui m'impacte ?
Où : quel est le périmètre géographique d'action impliqué par cette tâche ?
Quand : délai de réalisation, deadlines, quels délais dois-je moi-même fixer à ceux dont je dépends pour l'exécution de ma tâche ?
La définition de fonction, sur la base de laquelle vous avez été recruté, apporte un complément d’information sur les liens fonctionnels et les relations internes et externes :
Fonction (exemple : assistant commercial, ingénieur qualité, gestionnaire paye, etc.)
Statut : cadre, non cadre.
Position : encadrement d'équipe ou pas.
Activité : mission et tâches, objectifs fixés avec votre N+1.
Relations à assurer : rapports fonctionnels, reporting.
Profil : compétences validées par l’entretien de recrutement.
Et bien sûr, votre manager et vos coéquipiers pourront compléter ces données, vous présenter vos interlocuteurs, vous former sur les procédures et méthodes.
Observez la réalité et repérez les vrais leaders
Pour le reste, il vous faut observer et déchiffrer, car tout n’est pas visible immédiatement, encore moins écrit ou dit. Quand on arrive dans une nouvelle équipe, on a toujours cette sensation que tout le monde connaît les règles du jeu sauf soi. Votre intégration dépend de ce décryptage dans lequel prudence et patience sont de rigueur.
Une des questions fondamentales à vous poser : qui sont les vrais leaders ?
En effet, ignorer les vrais leaders peut vous mettre dans l'embarras.
Récemment intégré, vous pensez que vous ne devez informer que votre manager de vos actions. Si vous n'incluez pas les vrais leaders dans la boucle d'information de votre mission, vous risquez de manquer du support nécessaire.
À vous d'identifier les leaders ! Ils changent aussi en fonction des situations et des contextes.
Trouvez votre rôle
Le rôle est différent de la fonction
Les rôles sont parfois explicites, parfois implicites, et il faut du temps pour les construire.
Selon Belbin (2003), il y a 9 rôles utiles à la réussite d’une équipe.
Concepteur : apporte les nouvelles idées.
Analyste : évalue avec logique et objectivité les options.
Expert : apporte une connaissance approfondie d'un domaine clé pour la mission.
Organisateur : structure la répartition des tâches, le planning, la logistique.
Propulseur : propose des solutions créatives et innovantes pour régler les problèmes.
Perfectionneur : assure le polissage des fins de projets et veille au respect des normes de qualité.
Coordinateur : garant de la réalisation des objectifs, met en place les délégations.
Promoteur : conçoit et met en œuvre la stratégie.
Soutien : coéquipier par excellence, apporte sa contribution partout où elle est utile.
Vous reconnaissez-vous actuellement dans l’un d’eux ?
Le rôle que vous occupez dépend à la fois :
Du poste : votre fonction prédispose à un type de rôle. Certains postes sont analytiques, ou créatifs, en rapport avec l’organisation ou la communication... Mais la fonction de comptable peut être exercée sous l’angle « organisateur » ou « perfectionneur », tandis qu’un assistant marketing peut tenir un rôle de « coordinateur » autant que de « promoteur » ou de « soutien ».
De votre affinité : instinctivement, vous remplissez votre fonction sous un angle singulier correspondant à la conscience que vous avez de vos compétences du moment, à votre niveau d’introversion, à votre résistance au stress, à vos aptitudes intellectuelles, à votre fonctionnement émotionnel, à votre système de valeurs.
De la dynamique du groupe : on ne décide pas complètement du rôle que l’on va tenir. On y est poussé parfois malgré soi, soit parce que c’est ce que les autres voient en vous, soit parce que votre rôle d’affinité est déjà pourvu. Notez que vous augmentez le risque de conflit si vous prenez un rôle déjà occupé.
Les rôles dysfonctionnels
Le rôle de leader
Il reste un rôle que l'on associe trop souvent à celui de manager : celui de leader. Il est donné par les autres : on ne choisit pas seul d'être leader.
Il n'est pas nécessaire d’avoir une autorité formelle pour être leader. Dans les structures plus horizontales, le leader émerge naturellement en fonction des projets et des situations.
Voici les attitudes du leader qui n'a pas nécessairement d'autorité hiérarchique :
pose les bases, clarifie les objectifs ;
est inspirant, a une vision ;
favorise les échanges, fait participer, reformule, facilite, rassemble autour de lui ;
travaille par alternative : a plusieurs options et une marge pour accepter les idées des autres ;
sait gérer les désaccords ;
recherche chez les autres ce qui compensera ses lacunes, sait s’entourer des compétences clés ;
assure l’harmonie interne et fait progresser chacun.
Mode d'emploi du rôle : attention !
Si vous vous investissez totalement dans votre rôle sans maintenir un minimum de distance, vous risquez de ne plus faire la distinction entre le rôle et votre moi propre, ce qui vous expose à trois inconvénients :
Vous perdre vous-même, croire que vous n’êtes que votre rôle.
Par exemple, le rôle d’un contrôleur de gestion à qui l'on confierait une mission de cost-killing (identifier les surcoûts et les éliminer) est de considérer les processus et les personnes comme des centres de coûts et de licencier des collaborateurs dans des conditions favorables à l’entreprise. S’identifier totalement à ce rôle risque de faire perdre son sens de l’humain à celui qui le tient. Les professions de soin (médicales, sociales, éducatives, sauveteurs, etc.) présentent le risque opposé du sacrifice systématique de soi, ce qui est contre-productif à terme.
Vous empêcher de tenir d’autres rôles.
Croire que vous êtes totalement votre rôle vous empêche de saisir les opportunités de tenir un autre rôle. Or, un parcours professionnel épanouissant implique de changer de rôle périodiquement, car chaque rôle affermit votre identité, développe de nouvelles compétences et d’autres aspects de votre personnalité. Se confronter à des rôles différents participe à l’accomplissement de soi, le 5e besoin de Maslow.
Vous fragiliser en cas de perte involontaire du rôle.
Ce rôle peut en effet vous être retiré du fait d’un changement de poste, d’un licenciement, d’une restructuration.
Il faut apprendre à mettre de la distance entre vous et le script de votre rôle. C'est pour cela que développer votre maturité émotionnelle est important, comme vous l'avez fait au chapitre précédent. Maitriser les techniques d’incarnation du rôle (comment communiquer et s'organiser) vous aide également à trouver le bon équilibre. C’est le programme de la partie suivante.
À tout de suite ! :D
