Analysez des données RH avec l’IA

Recueillez les données RH disponibles dans l’entreprise

Chez Novacera, PME de 40 collaborateurs, nous avons récemment constaté une augmentation des arrêts maladie ainsi qu’un turnover plus important qu’auparavant.

Face à cette situation, il est essentiel d’approfondir notre analyse pour mieux comprendre les tendances et identifier d’éventuels leviers d’action.

Pour cela, l’exploitation des données issues de notre Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) avec l’appui de l’IA peut constituer un véritable atout.

Nous allons voir comment extraire, structurer et analyser ces données efficacement.

1. Extraction des données du SIRH

Le SIRH centralise de nombreuses informations relatives aux employés, allant du recrutement à la gestion des compétences, en passant par la formation et la paie. Il est possible d’extraire des données clés, notamment :

• La liste du personnel, comprenant les informations essentielles sur chaque collaborateur.

• L’historique d’événements RH, tels que les recrutements, les arrêts maladie, les entretiens d’évaluation, les formations suivies, les départs avec leurs raisons ou encore les mobilités internes.

2. Nettoyage et structuration des données

Pour garantir une interprétation fiable et pertinente, il est nécessaire de structurer les données extraites de manière homogène.
 

Cette étape comprend :
 

La vérification et l’harmonisation des formats : uniformisation des dates, correction des incohérences éventuelles.

Exemple de prompt :

Peux-tu vérifier et harmoniser les formats de date dans ce fichier Excel en les mettant tous sous la forme JJ/MM/AAAA ?

L’organisation en tableaux clairs et lisibles : l’utilisation de fichiers Excel bien structurés facilite leur exploitation aussi bien par l’équipe RH que par l’IA.

Exemple de prompt :

Peux-tu reformater ces données en un tableau structuré avec des en-têtes clairs et une présentation uniforme ?

3. Définition des objectifs et indicateurs d’analyse

Une fois les données préparées, il convient d’identifier précisément les objectifs de l’analyse RH.

Voici quelques indicateurs et requêtes types que l’IA peut traiter pour nous aider dans cette démarche :
 

Analyse des absences des collaborateurs
Exemple de prompt :

Peux-tu identifier les périodes où les absences ont significativement augmenté ?

 
Corrélation entre formation et évolution professionnelle
Exemple de prompt :

Peux-tu analyser si les collaborateurs ayant suivi une formation spécifique ont eu plus de promotions ou de mobilités internes que les autres ?

 
Tendances du turnover et facteurs explicatifs
Exemple de prompt :

Peux-tu identifier les principaux facteurs liés aux départs volontaires des six derniers mois ?

 
Anticipation des besoins en effectifs
Exemple de prompt :

En fonction des données historiques et des tendances de recrutement, peux-tu prévoir les besoins en effectifs pour les six prochains mois ?

 
En définissant clairement nos objectifs, nous pouvons tirer parti des capacités analytiques de l’IA pour mieux comprendre et anticiper les évolutions RH.

L’utilisation du SIRH associée à l’intelligence artificielle permet d’optimiser la gestion des ressources humaines en transformant les données brutes en informations exploitables.

Dans cette optique, la prochaine étape consistera à approfondir l’analyse des facteurs influençant le bien-être des collaborateurs afin de mettre en place des actions correctives adaptées. Cela nous permettra d’améliorer l’engagement et la rétention des talents au sein de Novacera.

Conduisez l’analyse des données à l’aide de l’IA

Depuis quelque temps, l'équipe RH de Novacera constate une augmentation des arrêts maladie et des départs de collaborateurs.

Afin de mieux comprendre cette tendance, il est essentiel d'analyser deux indicateurs clés : le taux de turnover et le taux d'absentéisme.

En s'appuyant sur des données fiables et des outils comme l'intelligence artificielle, nous pouvons non seulement mesurer ces phénomènes, mais aussi anticiper les risques et identifier des axes d'amélioration.

1. Mesurer le turnover et l'absentéisme : Formules de calcul

1.1 Le taux de turnover

Le taux de turnover, ou taux de rotation du personnel, permet d'évaluer le renouvellement des effectifs au sein de l'entreprise. Plusieurs formules de calcul existent.

Exemple de prompt pour déterminer la méthode de calcul à retenir :

Peux-tu me proposer plusieurs formules de calcul pour le turnover en entreprise, en me donnant leurs avantages et inconvénients ?

Vous devrez alors faire un choix en fonction de vos objectifs.

1.2 Le taux d’absentéisme

L’absentéisme correspond à l’ensemble des absences d’un salarié, hors congés autorisés. Il permet de mesurer l’écart entre la présence attendue et la présence réelle, et constitue un indicateur important du climat social.

Là aussi, nous pouvons utiliser des prompts pour travailler sur ce sujet.

Exemple de prompt :

Comment calcule-t-on l’absentéisme en entreprise ? Donne-moi différentes formules.

Là aussi, préciser vos objectifs à l’IA sera nécessaire pour aller plus loin.

Exemple de prompt :

Je ne sais pas si mon plan d’action doit se concentrer sur les arrêts maladies courts ou longs. Quelles formules de calcul peuvent m’aider à y voir plus clair ?

2. Fiabiliser les données pour une analyse pertinente

La pertinence des indicateurs RH repose sur la qualité et la fiabilité des données collectées. Des erreurs ou des omissions peuvent fausser l'analyse et conduire à de mauvaises décisions.

Pour garantir une analyse précise, il est essentiel :

• d’adopter des processus rigoureux de collecte et de vérification des données.

• de développer une culture du chiffre en interne, afin que chaque décision s’appuie sur des données objectives.

• d’affiner l’analyse en prenant en compte divers critères (ancienneté, département, statut, type de contrat, antécédents d’absence, etc.).

Exemple de prompt :

Vérifie la cohérence des données d'absentéisme de Novacera en comparant les absences d'une année à l'autre et en identifiant les incohérences potentielles.

La prochaine étape consiste à explorer les causes profondes des départs et des absences afin de mettre en place des actions concrètes pour améliorer la rétention et le bien-être des salariés.

Définissez les actions à mener

Cette démarche repose sur une comparaison des indicateurs RH actuels avec des benchmarks sectoriels, suivie de la mise en place d’un plan d’action adapté.

Ces résultats seront formalisés et présentés à la direction pour favoriser une prise de décision éclairée, ainsi qu’aux partenaires sociaux dans une démarche de transparence et de dialogue social.

• Benchmarking RH : le benchmarking RH est une méthode d’analyse comparative qui permet d’évaluer les pratiques internes en les confrontant à celles d’autres entreprises du secteur. Cette approche vise à identifier des axes d’amélioration pour optimiser le recrutement, la gestion des talents et la rétention des collaborateurs.

Exemple de prompt :

Peux-tu me fournir une analyse comparative des pratiques RH dans le secteur [nom du secteur] en matière de recrutement, de rétention et de gestion des talents ?

 Élaborez un plan d’action pour améliorer les résultats

Voici différentes tâches que vous pouvez confier avec votre assistant IA préféré avec les données adaptées :

• Identification des causes du turnover : comprendre les raisons qui poussent les employés à quitter l’entreprise est une priorité. Les entretiens de départ, les enquêtes de satisfaction et les discussions informelles peuvent permettre de recueillir des informations précieuses.

Exemple de prompt :

Quels sont les principaux facteurs de turnover dans les PME du secteur industriel ?

• Mise en place d’une politique de rémunération attractive : le salaire demeure un facteur clé de motivation et de fidélisation. Une politique de rémunération compétitive et des avantages sociaux adaptés peuvent renforcer l’engagement des collaborateurs.

Exemple de prompt :

Peux-tu me donner des recommandations pour une politique de rémunération compétitive adaptée aux PME ?

• Optimisation du processus de recrutement et d’intégration : les premiers jours au sein d’une entreprise sont déterminants. Un onboarding efficace réduit le risque de départs précoces et favorise une intégration réussie.

Exemple de prompt :

Quels sont les éléments clés d’un processus d’onboarding efficace pour maximiser la rétention des employés ?

• Développement d’une politique RSE fédératrice : les employés sont de plus en plus sensibles aux valeurs et aux engagements sociétaux de leur entreprise. Une politique RSE forte contribue à renforcer l’attachement des salariés à l’organisation.

Exemple de prompt :

Quels sont les leviers essentiels pour construire une politique RSE engageante et impactante pour les employés ?

• Formation des managers: les managers jouent un rôle central dans la satisfaction et la rétention des employés. Leur formation à l’écoute active et au feedback constructif peut améliorer significativement l’ambiance de travail.

Exemple de prompt :

Quels types de formations recommandes-tu pour aider les managers à améliorer leur communication et leur gestion d’équipe ?

• Amélioration des conditions de travail : l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, ainsi que l’organisation du travail, sont des éléments déterminants pour le bien-être des salariés. Des ajustements ciblés peuvent contribuer à réduire l’absentéisme et le turnover.

Exemple de prompt :

Quelles actions concrètes peut-on mettre en place pour améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle en entreprise ?

 Formalisation du plan d’action et présentation à la direction

Les KPIs permettent d’évaluer l’efficacité des actions mises en place et d’anticiper les évolutions.

Exemple de prompt :

Quels sont les KPIs RH les plus pertinents pour mesurer l’impact des actions visant à réduire le turnover et l’absentéisme ?

On pourra retrouver :

• Taux de rétention des nouveaux embauchés : Évalue l’efficacité du processus de recrutement et d’intégration.

• Taux d’évolution interne : Proportion de collaborateurs ayant bénéficié d’une promotion ou d’une mobilité interne, indicateur clé de la gestion des carrières.

• Score d’engagement des collaborateurs : Résultats d’enquêtes internes mesurant la motivation, l’adhésion aux valeurs de l’entreprise et la satisfaction au travail.

• Taux d’accès à la formation : Pourcentage de salariés ayant suivi une formation sur une période donnée, en lien avec les besoins de montée en compétences.

L’analyse des données et la mise en place d’un plan d’action structuré permettront d’améliorer la fidélisation des collaborateurs et de limiter l’absentéisme. La prochaine étape consistera à suivre l’évolution des KPIs définis afin d’ajuster les actions mises en place et d’assurer leur efficacité à long terme.

Exemple de prompt :

Comment structurer un suivi régulier des KPIs RH et adapter les actions en fonction des résultats obtenus ?

À vous de jouer

Contexte

Novacera compte désormais 400 salariés. En 2024, 100 employés ont quitté l’entreprise et 50 nouveaux collaborateurs ont été recrutés.

L’objectif est d’étudier les causes des départs, d’évaluer leur impact et de proposer un plan d’action pour améliorer la rétention des employés.

Consignes

Dans cette activité, vous devez construire les prompts adaptés pour traiter les tâches suivantes :

1/ Calcul du turnover

• Demandez à l’IA la formule de calcul du turnover.

• Demandez à l’IA d’appliquer cette formule à votre fichier Excel.

• Vérifiez que le calcul est correct.

2/ Visualisation des types de départ

• Demandez à l’IA de générer un graphique en camembert représentant la répartition des types de départ.

3/ Analyse du graphique camembert

• Demandez à l’IA une analyse des raisons de départ

4/ Recommandations et plan d’action

• Demandez à l’IA des idées d’actions pour améliorer la rétention des employés et réduire le turnover.

En résumé

• L’extraction, le nettoyage et la structuration des données issues du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) permettent d’assurer la fiabilité des analyses et d’identifier des tendances pertinentes pour optimiser la gestion des ressources humaines.

• L’intelligence artificielle facilite la mesure et l’analyse des indicateurs RH en identifiant des tendances, en détectant des signaux d’alerte et en proposant des actions correctives adaptées.

• L’identification des KPIs RH pertinents permet d’optimiser la prise de décision et d’anticiper les risques.

• Comparer les résultats RH avec les benchmarks sectoriels aide à identifier les axes d’amélioration et à mettre en place des stratégies efficaces.

• Un suivi régulier des KPIs RH et une communication transparente avec la direction et les parties prenantes permettent d’assurer l’efficacité des actions et d’adapter les stratégies en fonction des résultats obtenus.

Dernière étape de ce cours dans le chapitre suivant : utiliser l’IA efficacement pour communiquer correctement en interne comme en externe !