Mis à jour le 13/04/2018
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Facturez un client

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Votre auto-entreprise est créée ? Félicitations ! 👏

Maintenant, il va falloir bosser ! Trouvez des clients, car ils ne viendront pas tous seuls !

Ne dites pas "non mais l'aspect commercial ce n'est pas pour moi". Si vous êtes entrepreneur, vous ne pouvez tout simplement pas avoir ce discours... sinon vous risquez de rester à 0€ de chiffre d'affaires dans 2 ans et vous vous demanderez pourquoi. Vous devez avoir faim de trouver des clients.

Mais au fait, comment fait-on payer un client ?

Le processus de facturation

A travers votre entreprise, vous allez fournir un service. Dans le cas de Jeanne Dupont, c'est le développement d'applications mobiles, mais ça peut être n'importe quoi d'autre !

Si vous avez créé votre auto-entreprise, votre but est soit :

  • D'avoir un complément de revenus (si vous êtes salariés à côté)

  • D'avoir de vrais revenus (si c'est votre activité principale)

Dans les deux cas, il va falloir gagner de l'argent à un moment ou à un autre, mettez-vous bien ça en tête. 🤑

Une entreprise gagne de l'argent en vendant des objets ou des services. A chaque fois qu'elle reçoit de l'argent d'un client, on dit qu'elle fait du chiffre d'affaires. Plus vous faites de chiffre d'affaires, plus vous gagnez d'argent.

Ce que je dis est un peu simpliste. En fait, l'entreprise établit des factures pour demander à ses clients de les payer.

Le processus de facturation
Le processus de facturation
  1. Vous trouvez un client qui veut vous acheter un service, vous lui faites un devis pour lui indiquer combien ça va lui coûter.

  2. Le client accepte le devis et vous le retourne signé, généralement avec la mention "Bon pour accord". Félicitations : vous venez de faire signer un bon de commande à votre client, qui s'engage ainsi à vous payer par la suite.

  3. Vous faites le travail demandé.

  4. Vous envoyez la facture pour votre travail.

  5. Le client vous envoie l'argent.

Bien sûr, vous pouvez toujours faire le travail sans signature du client au départ, mais c'est vraiment plus risqué. En général, le client signe un contrat ou un bon de commande.

Vous pouvez aussi demander un acompte, c'est-à-dire une avance. Par exemple, il arrive qu'on demande 30% d'acompte (sur le montant total de la facture) au début de la prestation. Ca vous permet d'avoir un peu d'argent dès le départ. C'est quelque chose qui se justifie d'autant plus si vous êtes un entrepreneur qui démarre.

Au fait, à quoi ressemble une facture ?

C'est un document, sur feuille A4 en général, qui indique que vous vendez quelque chose à quelqu'un et donc que vous attendez de recevoir de l'argent. Il doit obligatoirement être marqué "Facture" dessus.

Vous pouvez facilement trouver des modèles de facture n'importe où sur internet. Voici un exemple :

Un modèle de facture
Un modèle de facture

En tant qu'entreprise, vous avez l'obligation de créer des factures dès que vous vendez quelque chose.

La facture est le document principal que vous allez conserver. C'est un peu la base de la comptabilité. 😉

Avec quoi doit-on créer des factures ?

Beaucoup de gens les créent "à la main" sous Word par exemple... mais il existe aussi de nombreux logiciels pour vous aider à construire vos factures. Cherchez simplement "logiciel facturation" sur Google et vous verrez que ce n'est pas le choix qui manque !

Configurer Zoho Invoice

Pour être concret, je vous propose de découvrir ensemble un logiciel : Zoho Invoice. C'est un service en ligne que vous pouvez utiliser gratuitement pour gérer vos factures : jusqu'à 25 clients, ce qui me semble parfait pour débuter. Si vous préférez un autre logiciel, pas de souci (vous pouvez par exemple regarder Freelancer-app si vous voulez une alternative).

Zoho est une suite assez connue de logiciels pour les entreprises :

Page d'accueil de Zoho
Page d'accueil de Zoho

Nous n'avons pas besoin de tout ça. Seul Zoho Invoice nous intéresse. On va créer un compte gratuit.

Lors du lancement, on vous demande quelques renseignements pour configurer le logiciel. C'est assez simple, vous devriez pouvoir remplir cela tous seuls !

Configuration de Zoho Invoice
Configuration de Zoho Invoice

Ensuite, on vous demande d'indiquer si vous percevez des taxes (comme la TVA). Si vous avez bien suivi, l'auto-entrepreneur ne collecte pas la TVA, il n'y a donc pas de taxes. Ca simplifie les calculs et les factures !

Laissez donc les champs vides et passez à la suite :

Il n'y a aucune taxe à configurer en auto-entrepreneur
Il n'y a aucune taxe à configurer en auto-entrepreneur

On vous propose ensuite de configurer les paiements en ligne. A quoi ça sert ? Eh bien Zoho Invoice vous permet d'être payé directement en ligne par vos clients (plutôt que par chèque ou virement), ce qui peut vous simplifier la vie :

Les méthodes de paiement possibles pour vos clients
Les méthodes de paiement possibles pour vos clients

Entre nous, je trouve que c'est un peu tôt pour configurer ça. C'est pratique d'être payé par PayPal ou Stripe certes, mais vous pourrez toujours activer ça par la suite. Ne vous prenez pas la tête et passez donc à la dernière étape :

Choix du modèle de facture
Choix du modèle de facture

Vous pouvez ici choisir à quoi ressembleront vos factures.  Prenez le modèle qui vous plaît le plus et qui vous paraît le plus lisible.

Utiliser Zoho Invoice

Voici ce que vous voyez quand vous arrivez sur Zoho Invoice pour la première fois :

Le menu de Zoho Invoice
Le menu de Zoho Invoice

Les menus qui nous intéressent le plus sont :

  • Devis : pour créer un devis pour un client avant de réaliser la prestation

  • Facture : pour demander à être payé après avoir réalisé la prestation

Nous allons ici nous intéresser aux factures. Cliquez donc sur "Factures" puis sur "Créer une nouvelle facture" :

Nouvelle facture
Nouvelle facture

Voici les informations importantes que vous devez remplir :

  • Nom du client : vous allez devoir en créer un la première fois. Indiquez un nom, une adresse, etc. C'est la personne à qui vous facturez (ou le nom de l'entreprise à qui vous facturez).

  • Numéro de facture : toute facture doit avoir un numéro unique ! Les numéros doivent se suivre. Ici, la première facture s'appelle INV-00001. Je vous propose de laisser Zoho gérer la numérotation lui-même.

  • Date de facture : la date à laquelle la facture doit être établie. Par défaut, c'est la date du jour, mais il peut arriver que vous ayez besoin d'ajuster cette date (parfois pour des raisons comptables certains clients peuvent insister pour être facturés plus tôt ou plus tard, à vous d'accepter.

  • Détails : indiquez les produits que vous avez vendus, leur quantité et leur prix. Il doit au minimum y avoir une ligne (ex : "Réalisation d'une application mobile"). Pour un auto-entrepreneur, il n'y a pas de taxe à indiquer.

  • Conditions générales : si vous voulez indiquez notamment d'autres options de paiement, comme le paiement par virement (vous pouvez donc rentrer votre IBAN ici).

Une fois la facture créée, vous la retrouvez dans la liste :

La facture une fois créée
La liste des factures

Voici à quoi ressemble ma facture ici :

La facture créée
La facture créée

Vous notez au passage la présence de la mention obligatoire "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" qui explique pourquoi il n'y a pas de TVA sur la facture.

Et maintenant ?

Il ne vous reste plus qu'à envoyer la facture au client !

Zoho propose même d'envoyer la facture par e-mail depuis l'interface :

Envoi de la facture depuis Zoho Invoice
Envoi de la facture depuis Zoho Invoice

Je vous recommande d'adapter le contenu du mail. Celui par défaut est... disons... très moyen. Ecrivez le mail avec vos propres mots pour demander aimablement le règlement de la prestation.

Enfin, le jour où vous recevez l'argent, pensez à marquer la facture comme "réglée" en cliquant sur le bouton "Enregistrer un paiement" :

Enregistrez le paiement
Enregistrez le paiement

Bravo, vous avez envoyé votre première facture et vous avez été réglé ! 😀

Tenir à jour sa comptabilité

En tant qu'auto-entrepreneur, vous devez tenir à jour une comptabilité (allégée, certes, mais quand même). Ca veut dire que vous devez :

  • Avoir la liste de vos factures

  • Avoir la liste de vos dépenses

  • Avoir un compte en banque dédié

N'oubliez pas : toutes les factures doivent être obligatoirement conservées pendant plusieurs années. Il est possible qu'un jour on vous contrôle : il faudra être en mesure de donner la liste de toutes les factures que vous avez établies. Le fait d'utiliser un outil en ligne comme Zoho Invoice est un bon moyen de centraliser ces factures pour ne pas les perdre.

Vous pouvez aussi utiliser Zoho Invoice pour enregistrer vos dépenses (par exemple si vous achetez un ordinateur pour travailler). Cliquez sur "Dépenses" pour en ajouter une :

Création d'une dépense sur Zoho Invoice
Création d'une dépense sur Zoho Invoice

Ici c'est encore plus simple : indiquez le montant de la dépense et la date. Vous pouvez joindre un justificatif aussi (c'est conseillé si vous voulez faire les choses proprement !).

Voilà ! En ayant la liste de ce que vous gagnez (les factures) et la liste de vos dépenses, vous pouvez dire que vous tenez une comptabilité allégée. 🙂

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite