Consultez et sélectionnez les entreprises

Préparez la liste des entreprises

La première étape est d'identifier et qualifier les entreprises compétentes et fiables.

Faites l’inventaire des annuaires professionnels (RGE, Qualibat, etc.) et formations spécifiques

• Consultez les annuaires des organismes de qualification comme France Rénov' pour les labels RGE (Reconnu Garant de l'Environnement), essentiels pour les aides.

• Recherchez des certifications comme Qualibat ou des formations techniques spécifiques (étanchéité à l'air, ITE, VMC double flux) pour garantir l'expertise.

Exemple : Pour une rénovation globale visant un saut de trois classes DPE, vous rechercherez des entreprises RGE spécialisées ITE et pompes à chaleur, vérifiant leurs qualifications telles que "Qualibat 8611 Efficacité Energétique - Mention RGE" et "QualiPac".

Définissez un périmètre géographique cohérent par lot

• Ciblez des entreprises proches du chantier pour une meilleure réactivité et des coûts réduits.

• Le périmètre peut varier : local pour les lots courants, régional/national pour les techniques spécifiques.

Exemple : Pour l'isolation d'une maison à Angers, un rayon de 50 km suffit. Pour un système de ventilation complexe à Nantes, élargissez à la région, car les spécialistes sont plus rares.

Collectez des références de chantiers

• Demandez aux entreprises des références de projets similaires, idéalement avec des objectifs de performance mesurés.

• Si possible, contactez les anciens maîtres d'ouvrage pour un retour d'expérience et visitez des chantiers.

Exemple : Une entreprise pour une pompe à chaleur collective en copropriété : demandez des contacts de syndics pour vérifier la qualité de l'installation et la gestion du chantier en milieu occupé.

Échangez avec le maître d'ouvrage (MOA)

Intégrez les entreprises que le MOA a déjà sélectionnées ou avec lesquelles il a travaillé. 

Exemple : Votre MOA recommande une entreprise de menuiserie fiable. Ajoutez-la pour le lot "Menuiseries extérieures" en vérifiant sa compréhension des exigences thermiques RGE.

Figez une liste de 3 à 5 entreprises par lot

• Consultez entre 3 et 5 entreprises qualifiées par lot pour garantir la concurrence sans surcharger l'analyse.

• Privilégiez la qualité des entreprises (qualifications, références) à la quantité.

Exemple : Pour l'isolation et les façades d'un petit immeuble, vous figez une liste de 3 entreprises RGE ITE avec des références solides, garantissant une concurrence saine et gérable.

Diffusez le DCE

Une fois la liste établie, diffusez le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) avec rigueur et équité.

Établissez un rétroplanning de consultation

• Fixez une date limite claire pour la réception des offres (3 à 4 semaines pour des projets complexes).

• Prévoyez du temps pour l'analyse des offres et définissez un délai pour les relances.

Exemple : Envoi du DCE le 1er juin, réception des offres le 30 juin, première analyse du 1er au 7 juillet, relance des entreprises n'ayant pas accusé réception avant le 10 juin.

Envoyez les mêmes éléments à l'ensemble des entreprises

• Toutes les entreprises doivent recevoir le même DCE, au même moment, pour garantir l'équité.

• Privilégiez les plateformes dématérialisées telles que WeTransfer ou l'e-mail avec accusé de lecture pour la traçabilité.

Exemple : Envoyez le DCE complet (fichier ZIP) via un lien de téléchargement sécurisé ou une plateforme, en s'assurant que chaque entreprise a accès aux mêmes versions des documents.

Garantissez le suivi des dates clés

Créez un tableau de bord (avec Excel par exemple) pour suivre l'état de chaque entreprise : envoi du DCE, accusé de réception, relance, réception de l'offre.

Exemple : Pour le lot "Isolation Toiture", votre tableau de suivi indique les dates d'envoi, d'AR, de questions/réponses et de réception des offres pour chaque entreprise, permettant un reporting hebdomadaire précis au MOA.

Réceptionnez et analysez les devis

Une fois les devis reçus, procédez à une analyse critique et multicritère.

Vérifiez la conformité des offres 

Il s’agit de vérifier la conformité administrative, technique et financière des offres :

• Contrôlez que toutes les pièces administratives sont présentes (Kbis, assurances, RGE).

• Assurez-vous que les spécifications techniques du CCTP sont respectées (type d'isolant, rendement des équipements), surtout pour les lots ouvrant droit à des aides.

• Vérifiez la structure du chiffrage (DPGF/BPU) et la cohérence des prix.

Exemple : Si le CCTP exige un isolant de 140 mm (R=4,2) pour une ITE et que l'entreprise propose 120 mm, l'offre est non conforme et pourrait compromettre les aides. Notez-le immédiatement.

Notez les prix et vos remarques dans un tableau de synthèse

Créez un tableau comparatif (Excel) par lot, listant les prix HT/TTC, les délais, les remarques sur la conformité technique, les points forts/faibles, et les variantes.

Exemple : Pour le lot "Menuiseries", votre tableau peut : 

1. comparer prix, délais, valeurs Uw/Sw, conformité CCTP,

2. puis lister vos remarques (exemple : "propose un double vitrage de meilleure qualité").

Faites part de vos remarques et posez des questions aux entreprises

• Contactez les entreprises pour clarifier les ambiguïtés, demander des compléments d’information ou des justifications.

• Documentez tous les échanges pour assurer la traçabilité.

Exemple : Une offre de pompe à chaleur ne mentionne pas la marque et le modèle exact de l'unité intérieure. Demandez des précisions et la fiche technique pour vérifier la conformité acoustique et de rendement.

Triez les offres et échangez avec le MOA

• Pré-sélectionnez les offres conformes et pertinentes.

• Présentez au MOA la synthèse des offres, mettant en évidence les avantages et les inconvénients selon les critères définis (prix, technique, délais, etc.). La "qualité de l'offre" inclut pertinence des solutions et clarté du mémoire technique s'il est demandé.

Exemple : Vous présentez un comparatif au MOA : 

• une entreprise moins chère mais avec un isolant moins performant ; 

• une autre plus chère mais avec une solution innovante pour les relevés d'étanchéité et une meilleure performance.

Vous discutez des priorités (coût vs. performance durable).

Sélectionnez les entreprises

La sélection finale implique des vérifications et une décision collaborative avec le MOA.

Organisez un rendez-vous avec les entreprises les mieux disantes

• Rencontrez les 2-3 entreprises pré-sélectionnées (idéalement sur site) pour évaluer leur motivation, leur compréhension des enjeux spécifiques (ponts thermiques, site occupé), leur méthodologie et leur capacité à répondre aux questions.

• Évaluez leur "savoir-être" et le relationnel, essentiels pour le chantier.

Exemple : Lors d'un entretien pour le lot "Chauffage", interrogez les entreprises sur leur méthode d'équilibrage des réseaux et leur plan de mise en service. Une entreprise qui présente des schémas détaillés et un programme de formation spécifique démontre une meilleure compréhension.

Demandez les qualifications à jour et les attestations d'assurance

Avant la décision finale, demandez les documents les plus récents : Kbis, attestations fiscales/sociales, qualifications RGE à jour, attestations d'assurance (RC Pro, Décennale) couvrant spécifiquement les travaux de rénovation énergétique.

Exemple : Pour l'isolation de façade, demandez l'attestation d'assurance décennale à jour. Si la garantie "Isolation thermique par l'extérieur" n'est pas claire, demandez une clarification à l'assureur pour être certain que les travaux sont couverts.

Notez les délais d'intervention et contraintes spécifiques

Demandez un planning prévisionnel détaillé par lot, incluant les étapes clés, les durées des phases (préparation, pose, séchage, mise en service) et les contraintes spécifiques (délai de fabrication, temps de séchage).

Exemple : L'entreprise de menuiserie vous informe d'un délai de fabrication de 8 semaines après la prise de mesures. Cette information est cruciale pour le planning global du chantier, surtout si les pièces ne sont pas utilisables avant la pose.

Choisissez avec le MOA les entreprises retenues :

• Présentez au MOA une synthèse finale des offres, en pondérant les critères définis dans le RC (prix, valeur technique, délai).

• Argumentez au-delà des chiffres : qualité des produits, pertinence des solutions techniques, réactivité et relationnel. Une offre légèrement plus chère mais plus fiable peut être plus avantageuse à long terme.

Exemple : Pour "ÉcoLogis", vous conseillez l'Entreprise B. Bien que son prix ne soit pas le plus bas, son offre technique est la plus solide pour le BBC Rénovation, sa gestion du site occupé est rassurante, et le relationnel est excellent, des atouts majeurs pour ce type de chantier complexe.

En résumé

• Identifiez des entreprises qualifiées via des annuaires (France Rénov’, Qualibat...) et vérifiez leurs certifications (RGE, QualiPac, etc.).

• Définissez un périmètre géographique cohérent par lot pour favoriser la réactivité et maîtriser les coûts.

• Analysez les devis en vérifiant la conformité technique, administrative et financière, puis synthétisez les offres dans un tableau comparatif.

• Échangez avec le maître d’ouvrage pour intégrer ses recommandations et validez ensemble les entreprises à rencontrer.

• Organisez les entretiens de sélection, demandez les justificatifs à jour et définissez les délais d’intervention pour finaliser votre choix.

Dans le chapitre suivant, nous allons voir l’étape de contractualisation avec les entreprises que vous avez sélectionnées.