Contractualisez avec les entreprises suite à la consultation

Préparez les clauses administratives

Cette phase consiste à formaliser toutes les conditions générales et spécifiques qui régiront la relation entre le maître d'ouvrage et les entreprises. Votre rôle est d'assurer que tous les aspects juridiques, financiers et logistiques sont clairement définis.

Définissez le cadre d’engagement des 2 parties avec le Maître d’ouvrage (acompte et échéance de règlements, pénalités, réceptions…)

Exemple : Pour la rénovation d'un immeuble de bureaux, vous convenez avec le maître d'ouvrage (une société foncière) d'un acompte de 15% à la signature. Les situations de travaux seront réglées mensuellement à 45 jours fin de mois. Des pénalités de 0,8‰ du montant HT par jour de retard s'appliqueront après 12 mois. La réception sera conditionnée par des tests d'étanchéité à l'air (Q4Pa-surf < 0,6 m3/(h.m²)) et la fourniture du DOE. Une garantie de performance énergétique de 3 ans sera incluse, avec des pénalités si l'objectif de 70 kWh/m².an n'est pas atteint.

Consignez ces éléments dans l'acte d'engagement ou le contrat avec les futures entreprises

• Acte d'Engagement (AE) et Contrat de travaux / Marché : L'Acte d'Engagement, signé par l'entreprise, formalise son offre.

• Clauses spécifiques : Assurez-vous que toutes les clauses négociées, notamment les garanties de performance énergétique, sont clairement intégrées et mesurables.

Exemple : Le contrat de travaux pour la rénovation d'une école inclura :

1. l'Acte d'Engagement signé par le dirigeant de l'entreprise, 

2. le CCAP (précisant la retenue de garantie de 5%, 

3. le délai de paiement à 30 jours, 

4. les pénalités de 0,2% par jour de retard par lot), 

5. le CCTP (exigences de performance thermique et acoustique), 

6. la DPGF et tous les plans/études. 

Une clause spécifique obligera l'entreprise à fournir des rapports de test d'étanchéité à l'air et de thermographie avant la réception provisoire.

Ajoutez les annexes concernant la sécurité et la logistique

L’objectif est de rappeler à l'ensemble des entreprises les consignes à respecter lors du chantier.

Exemple : Pour une copropriété en site occupé, le contrat inclura : 

• Un règlement intérieur de chantier précisant :

  • Les horaires de travail (8h-12h et 13h30-17h30, du lundi au vendredi, pas de week-end)

  • L’obligation de maintenir les accès propres et protégés, 

  • L'interdiction de stocker des matériaux dans les parties communes

• Une annexe "Logistique" détaillera les zones de stockage et les créneaux de livraison.

Mettez à jour le planning, si nécessaire

• Planning contractuel : Le planning prévisionnel du DCE doit être affiné et intégré au contrat, devenant ainsi le planning contractuel.

• Contraintes et jalons : Assurez-vous que ce planning intègre toutes les contraintes spécifiques soulevées par l'entreprise (délais de fabrication, temps de séchage) et définissez des jalons clairs et mesurables (tels que la fin de l'isolation ou la mise en service chaufferie).

Exemple : L'entreprise retenue pour les menuiseries a un délai de fabrication de 10 semaines. Le planning contractuel sera mis à jour pour intégrer ce délai, avec un jalon "Commande Menuiseries" et un jalon "Livraison Menuiseries" conditionnant la pose. Des jalons "Fin des travaux par logement" seront définis pour minimiser les désagréments aux occupants.

Annoncez et organisez le lancement du chantier

Une fois les documents contractuels prêts, cette phase vise à officialiser le démarrage des travaux et à aligner toutes les parties prenantes.

Contactez les entreprises sélectionnées pour confirmer leur intérêt pour le projet

Avant l'envoi des contrats pour signature, contactez les entreprises retenues pour confirmer leur intérêt et leur disponibilité.

Exemple : Vous appelez l'entreprise "ÉcoBâti", confirmant qu'elle a été retenue pour l'Isolation et Façades. Vous lui demandez si la date de lancement prévue (dans 3 semaines) lui convient toujours et si elle a des questions avant la signature.

Organisez un rendez-vous de lancement du projet

• Réunion de lancement : C'est une réunion formelle et informelle qui réunit le maître d'ouvrage, vous (coordinateur), et les représentants des entreprises (chefs d'entreprise, conducteurs de travaux).

• Signature des contrats : L'objectif principal est la signature de tous les contrats de travaux, en s'assurant que tous les paraphes et signatures sont apposés.

• Présentation du projet et des équipes : Profitez de cette réunion pour présenter le projet, ses objectifs (énergétiques), les attentes du maître d'ouvrage, les contraintes majeures et pour permettre aux équipes de se présenter.

• Rappel des règles : Rappelez les règles de sécurité, les consignes logistiques et les modalités de communication sur le chantier.

Exemple : Pour le projet "Rénov'Habitat", vous organisez une réunion de lancement avec le directeur de la société HLM, vous-même, l'entreprise générale et les entreprises des lots spécifiques. Après une brève présentation du projet, vous distribuez les contrats pour signature. Une fois signés, vous rappelez les objectifs BBC Rénovation, les contraintes de travail en site occupé, et les modalités de communication (réunions hebdomadaires).

Programmez les premiers rendez-vous de démarrage du projet et les prochaines échéances

• Ordre de service (OS) : Émettez l'ordre de service (OS) de démarrage des travaux, marquant officiellement le début du délai contractuel.

• Première réunion de chantier : Fixez la date et l'heure de la première réunion de chantier sur site pour aborder les détails opérationnels.

• Jalons initiaux et communication : Définissez les premières échéances (installation base vie, livraison matériaux, début démolition) et confirmez les canaux de communication.

Exemple : Lors de la réunion de lancement du projet "ÉcoLogis", vous émettez l'Ordre de Service pour le 15 juin. La première réunion de chantier est fixée au 17 juin. Vous demandez un planning détaillé des installations de chantier pour le 10 juin. Vous confirmez les réunions hebdomadaires (tous les mardis à 9h00 par exemple) et les tests d'infiltrométrie intermédiaires après la mise hors d'eau/hors d'air du premier bloc.

En résumé

• Définissez avec précision les clauses administratives, financières et juridiques (acompte, pénalités, réceptions, garanties) dans un contrat complet et structuré.

• Intégrez au contrat toutes les annexes obligatoires : sécurité (PPSPS), règlement intérieur de chantier, gestion des déchets et logistique en site occupé.

• Mettez à jour le planning contractuel avec les jalons clés et les contraintes spécifiques des entreprises (délais de fabrication, mise en service).

• Contactez les entreprises sélectionnées pour confirmer leur engagement et organisez une réunion de lancement avec signature des contrats et présentation du projet.

• Émettez l’ordre de service, programmez la première réunion de chantier et fixez les premières échéances opérationnelles et les modalités de communication.

C’est la fin de cette première partie de cours ! Avant de passer à la suite, et de voir comment suivre et piloter le chantier, nous vous proposons un quiz pour évaluer vos acquis. Bonne chance !