Créez et structurez votre première base Airtable

Dans ce chapitre, vous allez construire la structure de votre premier projet CRM. Pas à pas, vous allez créer vos tables, choisir les bons types de champs, puis relier vos tables entre elles pour obtenir une base cohérente et exploitable. À la fin, vous aurez un squelette solide sur lequel vous pourrez ajouter vos données.

Démarrez sur Airtable

Avant d'ouvrir Airtable, posez-vous une question simple : qu'est-ce que je veux suivre ? Dans notre projet fil rouge, vous construisez un CRM basique. Un CRM (Customer Relationship Management) est un outil qui permet de gérer vos contacts commerciaux, vos prospects et vos interactions avec eux.

Pour ce CRM, vous allez créer trois tables :

• Prospects: les entreprises ou personnes que vous démarchez

• Contacts: les interlocuteurs rattachés à ces prospects

• Services: les prestations que vous pouvez leur proposer

Suivez maintenant le tutoriel pour voir comment créer ces trois tables depuis votre espace de travail Airtable. Vous y verrez comment nommer chaque table et ajouter vos premiers champs :

Voici les étapes à suivre :

1. Céez une nouvelle base depuis votre espace de travail).

2. Renommez la première table  Prospects  en double-cliquant sur son onglet.

3. Ajoutez une deuxième table en cliquant sur le bouton + à droite des onglets de tables puis cliquez sur Démarrer de zéro. Nommez-la  Contacts  .

Répétez l'opération pour créer les autres tables.

Vous avez maintenant trois tables vides. Voyons comment les remplir avec les bons champs.

Choisissez les bons types de champs

C'est ici que beaucoup de débutants font leur première erreur : ils mettent tout en texte.

Rassurez-vous, cette erreur est classique car le champ texte est le plus familier. Mais si vous procédez ainsi, vous perdez l'essentiel de la puissance d'Airtable : la capacité à calculer et visualiser certaines de vos données.

La règle à suivre est simple :

1 table = 1 objet

1 champ = 1 information

Voici les types de champs essentiels que vous allez utiliser dans votre CRM :

Pour votre CRM, voici comment structurer vos trois tables :

Reliez les tables entre elles

Vous avez trois tables bien structurées. Mais pour l'instant, elles sont indépendantes les unes des autres. Un contact n'est pas rattaché à un prospect. Un service n'est pas associé à une discussion commerciale. Votre CRM manque encore d'un élément fondamental : les relations entre les tables.

Imaginez que vous deviez noter dans chaque contact le nom de son entreprise en texte libre. Si l'entreprise change de nom, vous devrez modifier chaque contact manuellement. Avec une relation, l'information n'existe qu'à un seul endroit (dans la table Prospects) et tous les contacts y sont simplement reliés.

Voici les deux relations que vous allez créer pour votre CRM :

1. Relation 1 : Contacts ↔ Prospects. Chaque contact appartient à une entreprise prospect. Dans la table  Contacts, ajoutez un champ  Lien à une autre entrée  que vous reliez à la table  Prospects. Vous pouvez ensuite, depuis la fiche d'un prospect, voir directement tous ses contacts associés.

2. Relation 2 : Prospects ↔ Services. Un prospect peut être intéressé par plusieurs services. Dans la table  Prospects, ajoutez un champ  Lien vers une autre table  que vous reliez à la table  Services.

La vidéo suivante vous montre comment créer un champ  Lien à une autre entrée  et comment vérifier que la relation fonctionne dans les deux sens :

Voici les étapes pour créer une relation :

1. Dans la table  Contacts, cliquez sur + pour ajouter un nouveau champ.

2. Choisissez le type  Lien à une autre entrée.

3. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez la table  Prospects.

4. Nommez ce champ  Entreprise.

5. Validez. Airtable crée automatiquement un champ miroir dans la table Prospects, nommé  Contacts.

Une fois vos relations en place, vous pouvez aller encore plus loin en ajoutant des champs de synthèse. Par exemple, dans la table  Prospects, vous pouvez ajouter un champ de type  Count  pour compter automatiquement combien de contacts sont rattachés à chaque prospect. Vous obtenez ainsi une vision d'ensemble sans aucune saisie manuelle.

À vous de jouer !

Contexte : Vous êtes chargé d'organiser une conférence d'une journée. Plusieurs sessions sont prévues, animées par des intervenants externes. Vous devez modéliser cette conférence dans Airtable pour suivre le programme et les intervenants.

Votre mission :

1. Créez une nouvelle base Airtable nommée "Conférence".

2. Créez deux tables :SessionsetIntervenants.

3. Dans la tableSessions, créez au minimum les champs suivants :

   • Titre de la session (Texte court)

   • Horaire de début (Date, avec heure)

   • Format (Sélection unique : Conférence / Atelier / Table ronde)

   • Statut (Sélection unique : Confirmé / En attente / Annulé)

4. Dans la tableIntervenants, créez au minimum :

   • Prénom + Nom (Texte court)

   • Expertise (Texte court)

   • Email (Email)

5. Reliez les deux tables : dans la tableSessions, créez un champ Lien à une autre entrée  relié àIntervenants. Nommez ce champ "Intervenant".

6. Vérifiez que la relation est bien bidirectionnelle : depuis la fiche d'un intervenant, vous devez voir les sessions auxquelles il participe.

Le défi supplémentaire : ajoutez un champ de typeCountdans la table  Intervenants  pour compter automatiquement le nombre de sessions animées par chaque intervenant.

En résumé

• Un projet CRM dans Airtable commence par la création de tables représentant les objets principaux à suivre, comme les prospects, les contacts et les services.

• Une table décrit un seul type d’objet et chaque champ contient une seule information.

• Le choix du type de champ (texte, sélection, date, email, pièce jointe, etc.) permet de mieux organiser les données et d’exploiter les fonctions de tri, filtre et calcul.

• Les tables sont reliées grâce au champ  Lien à une autre table, ce qui évite les duplications d’information et relie par exemple les contacts à leur entreprise.

• Les relations créées sont bidirectionnelles et permettent d’ajouter des champs de synthèse, comme un compteur indiquant automatiquement le nombre d’éléments associés.

Votre base est maintenant structurée. Mais pour l'instant, toutes vos données s'affichent de la même façon : une grille avec toutes les lignes et toutes les colonnes. Dans le prochain chapitre, vous allez apprendre à créer des vues pour n'afficher que ce qui vous intéresse, au bon moment, pour la bonne personne.