Remplissez le rapport d’activité commerciale
Comme vu dans le chapitre précédent, le compte rendu d’entretien est un élément essentiel à disposition d’un commercial, lui permettant d’assurer un meilleur suivi client. Mais ce compte rendu seul ne suffit pas : il doit être utilisé, notamment en mettant à jour le CRM, puis servir à la réalisation d’un rapport d’activité commerciale comme l’illustre le schéma ci-dessous.
Mettez à jour les données dans le CRM
Mettre à jour les données dans le CRM, c’est renseigner les informations nouvelles, mettre à jour les données existantes et centraliser les échanges principaux sur les prospects et clients pour permettre un suivi structuré et une coordination optimale entre les équipes. L’état d’avancement du client dans le pipeline de vente de l’entreprise est aussi mis à jour.
Apports pour le commercial et les parties concernées :
Pour le commercial : Avoir un historique complet des interactions, des données client, et un rappel des actions à venir.
Pour le manager : Obtenir une vue d’ensemble de l’activité commerciale pour suivre les performances et optimiser les stratégies.
Pour l’entreprise : Garantir une base de données actualisée et exploitable pour d’autres équipes (marketing, service client, etc.).
Utilisation concrète :
Après chaque interaction, le commercial renseigne ou met à jour les informations sur le CRM : coordonnées, besoins exprimés, potentiel commercial, actions effectuées ou prévues, ainsi que l’évolution du statut du client.
Contenu essentiel :
Données clients (nom, coordonnées, secteur d’activité).
Historique des interactions (visites, appels, e-mails).
Opportunités identifiées et état d’avancement (devis envoyé, négociation, etc.).
Actions programmées (rendez-vous, relance).
Risques si on ne l’utilise pas ou mal :
Informations dispersées ou obsolètes, rendant le suivi inefficace.
Risque de doublons dans les démarches, frustrant les clients.
Moins de coordination entre équipes, impactant la performance globale.
Exemple pour DigiTech Horizon :
Lors du rendez-vous avec les transports DI MARCO que vous avez mené avec Raphaël, vous avez appris que l’entreprise était dirigée par une nouvelle personne, qui était absente lors de cet entretien. À vos côtés, Raphaël renseigne ses coordonnées dans le CRM, et indique qu’il s’agit désormais de la personne à contacter afin de vendre les produits DigiTech Horizon. Il crée ensuite un rappel pour penser à préparer la proposition commerciale, un autre pour recontacter cette nouvelle gérante, et programme l’envoi automatique de la plaquette de présentation de la société.
Renseignez le rapport d’activité commerciale
Le rapport d’activité commerciale est un document synthétique qui permet de faire le point sur les actions et résultats de chaque commercial sur une période donnée.
La raison principale qui vous pousse à réaliser ce type de rapport d’activité commerciale est de fournir une vue d’ensemble des actions commerciales réalisées sur une période (généralement à la semaine) pour évaluer les efforts, performances et ajuster les priorités. Ce rapport peut être réalisé directement par le commercial, ou un service spécifique, ou encore généré automatiquement si le CRM le permet et est maintenu correctement à jour.
Apports pour le commercial et les parties concernées :
Pour le commercial : Suivre ses propres performances et identifier les points à améliorer.
Pour le manager : Analyser l’efficacité des démarches commerciales et ajuster les objectifs à court terme.
Pour l’entreprise : Obtenir une vision consolidée des efforts commerciaux pour évaluer les progrès et prioriser les actions à moyen et long terme.
Utilisation concrète :
Chaque semaine, le commercial résume ses rendez-vous, appels, opportunités générées et ventes conclues. Ce rapport est envoyé au manager pour suivi et évaluation.
Contenu essentiel :
Nombre de rendez-vous effectués.
Opportunités identifiées et leur état d’avancement.
Ventes conclues et chiffre d’affaires généré.
Points bloquants rencontrés et besoins spécifiques d’accompagnement.
Risques si on ne l’utilise pas ou mal :
Manque de visibilité sur l’activité commerciale réelle.
Difficultés à mesurer la progression vers les objectifs.
Retards dans la détection de problèmes ou d’opportunités à saisir.
Exemple pour DigiTech Horizon :
Raphaël indique dans son rapport hebdomadaire qu’il a rencontré cinq autocaristes, identifié deux opportunités sérieuses et conclu une vente. Il signale également qu’un prospect hésite à cause des coûts, nécessitant une intervention de la direction pour négocier une offre personnalisée.
Vous trouverez à ces deux liens :
un exemple de template à télécharger (au format DOC et au format ODT)
Une version remplie par Raphaël en rapport avec le client précédent.
À vous de jouer
Contexte
En plus de votre recrutement, DigiTech Horizon a aussi intégré Manuella, une commerciale junior qui découvre elle aussi le métier. Au moment de rendre son premier rapport d’activité commerciale, elle vous confie manquer d’aisance sur ce type d’outil. Elle vous demande si vous pouvez le vérifier pour lui indiquer si elle a commis des erreurs, et l’aider à les corriger.
Consignes
Relisez le rapport d’activité commerciale hebdomadaire de Manuella, et identifiez les erreurs qu’elle a pu commettre afin de les corriger.
En résumé
La mise à jour des données dans le CRM est capitale pour partager les informations essentielles sur vos prospects et clients, et ainsi maximiser vos chances de réaliser de vente.
Le rapport d’activité commerciale permet d’analyser et comparer l’efficacité des différents commerciaux.
Grâce au rapport d’activité commerciale, les commerciaux peuvent prendre du recul sur leur travail, et mettre en place des méthodes pour améliorer leurs performances, en demandant par exemple conseil à leurs collègues et responsables.
Vous voilà outillés pour bien suivre les attentes de vos clients, et ainsi développer vos ventes. Comme nous l’avons vu, ces différents dispositifs ne sont pas utiles que pour vous, mais aussi pour d’autres niveaux de l’entreprise. Prêt à découvrir les différents usages ? Alors commencez le chapitre suivant !
