Découvrez l’utilisation du reporting au sein de l’entreprise

Grâce aux conseils de Raphaël, ainsi que grâce à vos premières expériences, vous avez saisi l’intérêt et l’importance du CRM, des comptes rendus d’entretien et du rapport d’activité commerciale en vue de servir au mieux vos clients, et ainsi améliorer vos performances individuelles.

Mais l’utilité de ces outils ne s’arrête pas là.

Percevez l’intérêt du reporting pour une entreprise

Pour parfaire votre formation, Marina, la responsable commerciale de DigiTech Horizons, décide de vous expliquer comment sont ensuite exploitées les données que vous avez apportées.

Dans un premier temps, elle rassemble toutes les informations collectées par l’ensemble des commerciaux, puis elle en crée différents reportings, qui peuvent répondre à des objectifs très différents :

• Suivre les réalisations individuelles : Examiner les performances de chaque vendeur et les comparer avec celles de l’équipe pour évaluer les résultats et identifier les points d’amélioration.

• Piloter les performances de l’entreprise : Suivre les performances de l’entreprise pour identifier les points forts et les axes d’amélioration, et ainsi prendre des décisions opérationnelles pour améliorer une situation immédiate, et stratégiques pour améliorer les résultats à long terme.

• Identifier des évolutions : Analyser les tendances et changements pour prévoir et anticiper des opportunités et menaces.

Suivre les réalisations individuelles : Un vendeur a conclu 10 ventes de modules ce mois-ci, contre 15 le mois dernier, un reporting permet de repérer les écarts et de comprendre si des actions d'accompagnement sont nécessaires pour améliorer ses résultats.

Piloter les performances de l’entreprise : Les ventes du module chutent de 30 % ce mois-ci. Le reporting permet de réagir rapidement en ajustant les stratégies de communication et de promotion pour relancer les ventes et prendre des décisions à long terme sur le produit.

Identifier des tendances : Si le nombre de demandes de démonstration du module augmente de manière continue, le reporting aide à anticiper une demande croissante et à ajuster la production ou la logistique pour y répondre efficacement.

Appréhendez l’importance d’un reporting efficace

Comme vous venez de le voir, le reporting revêt une importance capitale pour l’entreprise, et ce quel que soit le niveau ou le poste :

Reprenons l’exemple de DigiTech Horizon.

Grâce aux rapports d’activité commerciale réguliers de Raphaël et des autres commerciaux, Marina a identifié une tendance importante.

En analysant toutes les données commerciales, elle s’est rendu compte que Raphaël était en contact avec des transporteurs de marchandises "poids lourds", des transporteurs de marchandises "express", des autocaristes, des ambulanciers, des loueurs de véhicules…

Cependant, les retours les plus positifs, qui se concrétisent par des demandes de devis et des ventes, proviennent principalement des autocaristes. Cela s’observe grâce aux données recueillies à travers les différents reportings, qui, cumulées, donnent les indications suivantes :

Pour rendre ces données plus faciles à appréhender, Marina les a compilées dans plusieurs types de graphiques :

Grâce à l’utilisation et la présentation efficace de ces informations, Marina a réorienté la stratégie commerciale en demandant aux équipes marketing de mieux comprendre le profil des autocaristes, en incitant le service communication à adapter ses messages en fonction de ces nouvelles données, et en orientant les commerciaux à prospecter en priorité ce segment.

Cette réorientation a permis d’avoir des rendez-vous beaucoup plus ciblés et efficaces, entraînant une forte augmentation des ventes. Ainsi, le reporting a permis non seulement de clarifier les priorités commerciales, mais aussi d’ajuster l’ensemble de la stratégie pour maximiser les résultats des salariés et donc de l’entreprise.

Si l'entreprise n’avait pas mis en place ce type de reporting, même si les commerciaux à titre individuels avaient identifié la tendance, rien n’aurait permis la traçabilité et la communication sur ce sujet. Ainsi, DigiTech Horizon n’aurait pas pu prendre de décision pertinente, et aurait pu s’orienter à l’aveugle sur une voie de moins bon augure.

Distinguez les différents types de reporting

Non, on peut retrouver des reportings spécifiques sur l’ensemble des services de l’entreprise : commerciaux donc, mais aussi administratifs (nombre de litiges en attente par exemple), comptables (capacité d’autofinancement, délais de paiement clients et fournisseurs…), concernant la production (nombre de produits fabriqués / capacité des machines…), etc. En fait, on parle ici plutôt de reporting de type opérationnel, mais il en existe d’autres.

Faisons un tour d’horizon des principaux types de reporting qui existent :

1/ Reporting opérationnel

• Définition : Le reporting opérationnel fournit des données à court terme pour évaluer les activités quotidiennes et les résultats immédiats. Il aide à ajuster les actions sur le terrain.

• Exemple pour DigiTech Horizon :

Marina, la responsable commerciale, reçoit chaque semaine un tableau récapitulatif des ventes réalisées par ses commerciaux. Elle remarque que Raphaël a vendu 10 modules cette semaine, mais que ses taux de conversion sont inférieurs à ceux de ses collègues. Elle décide d’organiser une session de formation rapide pour renforcer ses techniques de closing (conclusion de la vente, en Français).

2/ Reporting tactique

• Définition : Le reporting tactique analyse les performances sur une période plus longue (mensuelle ou trimestrielle) et permet d’évaluer les stratégies en place.

• Exemple pour DigiTech Horizon :

Après un trimestre, les rapports montrent que les autocaristes représentent 60 % des ventes, tandis que les ambulanciers, pourtant très prospectés, n’achètent que rarement. Marina ajuste donc la stratégie en réduisant les efforts sur les ambulanciers et en renforçant les actions marketing ciblant les autocaristes.

3/ Reporting stratégique

• Définition : Le reporting stratégique fournit une vision globale de l’entreprise, souvent sur une base annuelle ou pluriannuelle, pour guider les décisions à long terme et l’orientation générale.

• Exemple pour DigiTech Horizon :

Lors de la réunion annuelle des dirigeants, le reporting montre une forte dépendance aux ventes en France (80 % du chiffre d’affaires). La direction décide d'investir dans une campagne internationale pour diversifier les revenus et réduire les risques liés à un seul marché.

Tout à fait, il existe deux types de reporting différents :

• Le reporting interne s’adresse aux équipes de l’entreprise (direction, managers, employés) pour suivre la performance, piloter les activités, et prendre des décisions stratégiques ou opérationnelles. Il est souvent détaillé et fréquent (mensuel ou hebdomadaire).

• Le reporting externe est destiné aux parties prenantes externes (investisseurs, actionnaires, partenaires, autorités). Il vise à communiquer des informations synthétiques sur la santé financière, les performances globales ou les engagements de l’entreprise. Ce type de reporting est généralement normé et publié moins fréquemment (trimestriel ou annuel). 

Dans les deux cas, gardez en tête que le reporting est un outil facilitant la communication. À ce titre, il doit être pertinent, compréhensible et attrayant.

À vous de jouer

Contexte

Grâce à son expérience, DigiTech Horizon a constaté que son module, riche en fonctionnalités, pouvait être perçu comme trop coûteux par certains clients ou inclure des options qui ne les intéressaient pas tous.

Pour mieux répondre à leurs attentes, l’entreprise a décidé de modulariser ses services. Désormais, les fonctionnalités telles que la réduction des émissions, la géolocalisation, l’optimisation de la consommation, la baisse des coûts d’entretien ou encore l’amélioration des habitudes de conduite seront proposées à travers plusieurs formules adaptées :

• La solution intégrale, qui permet d'avoir accès à toutes les fonctionnalités ;

• La solution premium, qui permet d’avoir accès à 3 fonctionnalités ;

• La solution initiés, qui permet d’avoir accès à 2 fonctionnalités ;

• La solution découverte, qui permet d’avoir accès à une seule fonctionnalité.

Après une première période de commercialisation, Marina utilise les différentes données de vente des commerciaux, et les synthétise dans ces tableaux et graphiques :

Consignes

Comme vous souhaitez améliorer vos performances commerciales, vous décidez de consulter ces différentes informations.

À partir de celles-ci, quelles sont les deux solutions qui vous paraissent les plus pertinentes à proposer à vos clients, et pourquoi ?

En résumé

• Le reporting est essentiel pour qu’une entreprise comprenne ses forces et ses faiblesses, et puisse agir dessus pour améliorer son niveau de performances.

• Le reporting permet d’accroître l’efficacité individuelle et collective.

• Quel que soit le type de reporting, celui-ci se base sur des données chiffrées objectives, et s’accompagne d’une analyse.

Ce cours est désormais terminé ! Vous avez pu y découvrir quelques outils essentiels dans le travail d’un vendeur, mais aussi appréhender de façon simplifiée l’exploitation qui peut en être faite sur un poste managérial. Prêts à vérifier votre compréhension du sujet ? Alors foncez réaliser le quiz, avant de mettre tout cela en pratique dans votre métier ou futur métier.