Rédiger une fiche de poste peut donc avoir des enjeux importants pour une entreprise. La collecte des informations devra être méticuleuse et structurée pour être efficace et fiable.
De nombreuses sources d'information sont à intégrer à votre processus. Bien entendu, la taille de l'entreprise, son secteur d'activité, l'utilisation que les dirigeants ou la DRH souhaitent en faire influenceront votre travail de collecte de l'information.
L'observation des situations de travail
La phase la plus importante sera l'observation des situations de travail. Cela suppose un partenariat étroit entre les RH, le manager et les collaborateurs observés et titulaires du poste. On partira de l'inventaire des tâches effectuées qui seront ensuite regroupées et classées en plusieurs missions.
Vous devrez veiller à organiser ces phases d'observation :
informer le manager et les collaborateurs de façon à clarifier mais aussi rassurer et valoriser leurs rôles ;
planifier les phases d'observation à des moments représentatifs de l'activité du collaborateur ;
veiller à votre comportement afin de vous rendre "transparent", de façon à ne pas perturber le collaborateur ;
effectuer un compte-rendu de votre observation auprès du manager et idéalement des collaborateurs observés. Ils vous aideront à valider ; cette implication favorise aussi l'adhésion au processus !
Le rôle du manager
Le manager est un partenaire clé dans la rédaction des fiches de poste. Vous devrez l'associer, le responsabiliser quant aux enjeux pour la bonne gestion des talents et de la performance au sein de l'entreprise, et à l'utilité de cet outil dans le management opérationnel de ses équipes.
Des réunions d'information seront peut-être utiles selon la taille de l'entreprise.
Le manager est en contact au quotidien avec la réalité du travail de ses collaborateurs.
En lien avec la rédaction des fiches de poste, il sera appelé à :
organiser avec vous la phase de collecte de l'information auprès de ses équipes ;
valider le contenu des fiches de poste ;
vous alerter de la nécessité de les mettre à jour.
Il fera vivre le dispositif et est donc le garant de sa crédibilité auprès des salariés en les utilisant :
durant les entretiens d'évaluation pour clarifier les rôles et fixer des objectifs ;
lors de l'intégration de ses nouveaux collaborateurs pour veiller au développement des compétences ;
lors de la mise en place de plans de formation pour ses équipes.
Le rôle de la DRH
Il est indispensable que la DRH pilote les opérations afin que la méthodologie utilisée soit commune à tous les services de l'entreprise. C'est un gage de qualité et de cohérence pour les salariés, les managers et les partenaires concernés.
La DRH a pour rôle de fournir un processus global en termes :
de présentation du projet d'entreprise dans lequel s'intègre cette décision de rédiger des fiches de poste ;
de cadre légal : une information sur les utilisations possibles des fiches de poste, le cadre juridique ou conventionnel qui accompagne le dispositif ;
d'outils à utiliser, notamment pour l'observation des situations de travail : un guide intégrant les informations à fournir, une grille d'entretien avec le manager et les collaborateurs, un formulaire d'observation des situations de travail, un logiciel permettant d'effectuer ce travail "on line", une maquette commune de fiche de poste... ;
de méthode : pour mener les entretiens, rédiger les comptes-rendus et les fiches de poste elles-mêmes, expliquer les utilisations possibles de la fiche de poste... ;
de planning des différentes phases du projet et des dates des différents livrables.
Dans une plus petite entreprise où une DRH n'est pas en place, la rédaction des fiches de poste se fera parfois par les dirigeants ou les managers eux-mêmes dans un souci d'optimisation de la gestion des ressources humaines, notamment lors de phases de recrutement. Le conseil d'un consultant RH ou d'un avocat peut être utile, afin d'éviter des erreurs qui seraient ensuite dommageables à l'entreprise.
Les cadres juridiques, conventionnels...
La rédaction des fiches de postes peut être liée à des dispositifs légaux, des contrats de travail déjà signés, des objectifs fixés, des dispositifs RH en place qui vont impacter votre travail de rédaction. Vous devrez donc intégrer l'existant, consulter tous ces documents et contrôler votre marge de manœuvre !
Que dit le droit du travail ?
Le droit du travail n'impose pas la rédaction de fiches de poste. Par contre, la fiche de poste remise au salarié lors de son embauche pourra être utilisée lors d'un conflit employeur-salarié face au conseil de prud'hommes, et donc figurer dans des jugements de jurisprudence.
Que disent les conventions collectives et accords collectifs ?
La convention collective doit toujours être consultée... par précaution !
Qu'est-ce qu'une convention collective ?
Une convention collective est un accord écrit émanant d’une négociation entre les syndicats des salariés et des employeurs.
La convention collective peut s’appliquer au niveau :
géographique : national, régional ou départemental ;
professionnel : interprofessionnel, branche, entreprise.
La plupart des conventions collectives sont nationales. On les appelle communément des conventions collectives nationales (CCN). Mais, dans certains secteurs, elles sont complétées par des conventions et accords régionaux ou départementaux.
La convention collective peut également s'appeler accord collectif.
Comment déterminer la convention applicable dans l’entreprise ?
L’entreprise doit appliquer les conventions collectives étendues au niveau national (CCN), sauf s’il existe des conventions plus spécifiques au niveau régional ou départemental.
La convention collective nationale est déterminée en fonction de l'activité de l’entreprise. Elle est choisie en fonction du code APE (anciennement code NAF) présent sur le Kbis ou l’avis Siren.
Les CCN sont identifiées par des numéros de codes identifiants de la convention collective (IDCC), et des numéros de brochure que l’on retrouve directement sur les conventions collectives.
Comment identifier la rémunération applicable ?
La convention collective comportera un chapitre sur les modalités de classification et de rémunération. Ce dispositif intégrera un inventaire des fonctions, une méthode de description des fonctions, puis une liste de critères de cotation de ces fonctions qui permettra la définition de grilles de rémunération communes à la profession.
Vous le savez déjà, chaque poste est rattaché à une fonction, un emploi ou un métier selon les sources d'informations utilisées. La fiche de fonction est donc à étudier en amont de la rédaction de la fiche de poste, afin de s'intégrer dans le cadre déjà défini.
Dans les grandes entreprises, un dispositif de classification des fonctions est souvent en place
C'est un travail monumental qui suppose le respect des phases suivantes :
L'observation des situations de travail.
La rédaction des fiches de poste et la définition des intitulés de poste.
Le regroupement des postes de travail au sein de fonctions.
L'inventaire et la description des fonctions ainsi que des intitulés de fonctions.
La cotation de ces fonctions au moyen de critères conventionnels.
L'élaboration de classification des fonctions et de grilles salariales.
L'enjeu reste ensuite la mise à jour régulière de tout cela !
Un exemple : extrait de la convention collective des salariés des établissements d'enseignement privés – 2015 (CC SEP 2015).
Convention collective des établissements privés- journal-officiel.gouv.fr
Un autre exemple : dans le secteur de l'automobile cette fois. Vous pourrez observer de nombreux intitulés de fonctions (qualifications) qui peuvent générer facilement vos intitulés de postes.
RÉPERTOIRE NATIONAL DES QUALIFICATIONS DES SERVICES DE L'AUTOMOBILE – legifrance.gouv.fr
Dans de nombreuses entreprises, ce dispositif de classification des fonctions est inexistant ou obsolète
Vous consulterez alors les fiches métier du secteur d'activité. Elles sont facilement accessibles sur le site de Pôle Emploi, celui de l'Apec, sur des sites tels que l'Onisep, toutes les fédérations professionnelles et leurs observatoires de métiers, les sites spécialisés dans le recrutement...
Ces fiches métier vous serviront de cadre de référence pour rédiger les fiches de poste ; vous repérerez les missions confiées, les mots clés à utiliser, les profils conseillés en termes de diplômes ou de formations, les niveaux de rémunération pratiqués sur le marché...
Par exemple : l’annuaire des métiers de l’Apec qui répertorie les fiches métier de différents secteurs d’activité, ou encore le site de Pôle Emploi.
Les dispositifs propres au groupe ou à l'entreprise
Dans les grandes entreprises, des directives peuvent être données au niveau Groupe, voire au niveau international. Il sera alors judicieux de les consulter, et de veiller à ce que votre rédaction des fiches de postes s'intègre à la politique et la stratégie du groupe. Mais en général, votre DRH y veillera pour vous lors de la transmission de votre feuille de route !
Enfin, examinez ce qui a déjà été fait et surtout écrit, transmis aux partenaires sociaux. Il peut être nécessaire de les informer officiellement, voire de les consulter.
Des fiches de poste ont peut-être été transmises aux salariés en place lors de la signature de leur contrat de travail. Regardez ce qui a été fait !
Enfin, la consultation des entretiens d'évaluation et des objectifs fixés sera une mine d'informations pour collecter les livrables attendus selon les postes, les missions confiées, les tâches réalisées et les remarques concernant les environnements de travail.
En résumé
L'observation de postes de travail devra être bien organisée : informer, planifier, veiller à vous rendre "transparent", effectuer un compte-rendu.
Le manager est votre meilleur partenaire pour collecter, valider et faire vivre le dispositif.
La DRH est le garant de la qualité du dispositif, et doit l'encadrer.
Le droit du travail, les conventions collectives, des accords d'entreprise peuvent influencer la rédaction des fiches de poste.
Dans les grandes entreprises, des directives Groupe peuvent exister.
Un conseil, examinez tous les écrits : contrats de travail, entretiens d'évaluation...
Vous avez collecté toutes les informations dont vous avez besoin… Passez maintenant à la rédaction de votre fiche de poste !
