Rédigez facilement des documents avec Word

Le publipostage (ou mailing permet de créer des documents personnalisés pour plusieurs destinataires différents. C'est une solution rapide et pratique lorsqu'un même document doit être envoyé à plusieurs personnes. Considéré à tort comme une opération de haut vol, le publipostage a longtemps été boudé par les utilisateurs.

Si cette fonctionnalité vous intéresse, mais que vous n'avez jusque là pas trouvé le courage de vous y mettre, je vous invite à lire la suite. Vous verrez que la technique utilisée est simple et peut être envisagée par tous.
Le publipostage Word peut être utilisé pour créer des lettres, des enveloppes, des étiquettes ou des messages électroniques. Ce chapitre va vous montrer comment créer un publipostage d'étiquettes. Mais rassurez-vous, les autres types de publipostages sont quasiment similaires.
Haut les cœurs, il est temps de briser un tabou tout à fait injustifié ! Tournez vite les pages et découvrez à quel point il est simple et intuitif de réaliser un publipostage dans Word.

Les différentes étapes pour mettre en place un publipostage

Avant de vous lancer dans votre premier publipostage, je vous propose de prendre quelques minutes pour passer en revue les différentes étapes qui se trouveront sur votre chemin. Vous vous trouverez ainsi en terrain connu et tout vous paraîtra beaucoup plus simple.

Dans Word , le publipostage peut être utilisé pour créer des lettres, des enveloppes, des étiquettes ou des messages électroniques. Quel que soit le type du document à réaliser, la technique utilisée est assez proche :

1. Définition du fichier qui contient les données des destinataires (nom, prénom, adresse, e-mail, etc.). Ce fichier peut être créé dans Word, Excel, Access, voire même dans le Bloc-Notes de Windows ;

2. Rédaction du document de base qui contient les éléments (textes, images, liens, etc.) qui seront envoyés à tous les destinataires ;

3. Ajout éventuel, dans le document de base, de données provenant du fichier des destinataires ;

4. Fusion des données dans le document de base en vue d'une impression ou d'un envoi électronique.

Première étape – Définition du fichier de données

Les données utilisées pour le publipostage peuvent provenir de très nombreuses sources :

• les contacts de la messagerie Outlook ;

• une feuille de calcul (ou une plage de cellules) Excel ;

• une table ou requête Access ;

• un tableau dans un document Word ;

• un fichier de texte contenant des données séparées par des caractères spécifiques, par exemple des « ; » entre les champs d'un même enregistrement et des sauts de ligne pour passer à l'enregistrement suivant ;

• l'Assistant publipostage de Word.

Les champs correspondent aux diverses informations concernant chaque personne. Un enregistrement regroupe les champs relatifs à une même personne. Imaginez par exemple que vous désiriez rassembler le nom, le prénom, l'adresse et le téléphone de plusieurs personnes en vue d'un futur publipostage. Vous aurez autant d'enregistrements que de personnes référencées et chaque enregistrement devra renseigner les champs Nom, Prénom, Adresse et Téléphone. Dans la figure suivante par exemple, le tableau contient deux enregistrements remplis avec des données fantaisistes. La première ligne correspond à l'intitulé des champs. Elle permettra de les identifier lors du publipostage.

Étant donné que ce livre est dédié à Word, nous allons créer notre fichier de données sous… Word ! À titre d'exemple, nous allons réaliser des étiquettes.

Pour définir des étiquettes, les données nécessaires sont les suivantes :

• nom du destinataire ;

• prénom du destinataire ;

• adresse ;

• code postal ;

• ville ;

• pays.

Vous allez donc définir un tableau qui comportera six colonnes (une par champ) et autant d'enregistrements que d'étiquettes à réaliser. Comme je manquais d'inspiration pour les noms des contacts et les adresses, j'ai pioché des informations dans la base de données Microsoft Northwind. Rien ne vous empêche de créer vos propres données.

Télécharger la BDD

Cependant, pour les moins inspirés d'entre vous, je vous invite à télécharger le document etiquettes.docx, afin de vous éviter d'écrire toutes ces données et d'en faire un tableau. À toutes fins utiles, je rappelle aux étourdis que la transformation d'un texte en tableau se fait sous l'onglet Insertion du Ruban, en cliquant sur l'icône Tableau puis en choisissant Convertir le texte en tableau.

Télécharger le document

Ca y est, la première étape est terminée. Si je vous dis que c'était la plus dure, j'espère que vous êtes impatients de passer à la suite.

Deuxième étape – Rédaction du document de base

Si le document dans lequel vous avez saisi les données est encore ouvert, fermez-le et ouvrez un autre document vierge, par exemple en appuyant simultanément sur les touches Ctrl et N du clavier.

Dans le cas d'un publipostage d'étiquettes, le document de base est on ne peut plus simple : il s'agit d'une feuille vide. Indiquez simplement à Word quel type d'étiquettes vous voulez utiliser. Pour ce faire, basculez sur l'onglet Publipostage du Ruban, cliquez sur l'icône Démarrer la fusion et le publipostage et, dans le menu, sélectionnez Étiquettes. La boîte de dialogue Options pour les étiquettes s'ouvre alors, comme à la figure suivante.

Choisissez un fournisseur d'étiquettes et un numéro de référence pour les étiquettes (ce numéro devrait se trouver sur l'emballage des étiquettes). Ces deux informations renseignées, vérifiez que la hauteur et la largeur des étiquettes sont bien conformes aux informations dont vous disposez, comme illustré à la figure suivante.

Cliquez sur OK. Les bords des étiquettes apparaissent immédiatement dans le document et un point d'insertion clignotant vous laisse entendre que Word attend des données pour compléter les étiquettes (voir figure suivante).

Troisième étape – Ajout de données dans le document de base

Les données concernant les destinataires ont été définies et le modèle d'étiquettes à utiliser a été spécifié. Il ne reste plus qu'à relier ces deux éléments entre eux pour que Word puisse compléter les étiquettes.

Assurez-vous que l'onglet Publipostage est sélectionné dans le Ruban, cliquez sur l'icône Sélection des destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage et, dans le menu, choisissez Utiliser la liste existante. Désignez le fichier etiquettes.docx créé durant la première étape.

La boîte de dialogue Sélectionner la source de données se ferme et l'inscription Enregistrement suivant apparaît dans toutes les étiquettes sauf la première, comme illustré à la figure suivante.

Nous allons maintenant indiquer à Word quelles informations il doit insérer.

Toujours sous l'onglet Publipostage du Ruban, dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, cliquez sur l'icône Insérer un champ de fusion. Comme par magie, les noms des six champs définis dans la première étape sont accessibles directement (voir figure suivante).

Vous allez donc les insérer dans la première étiquette.

Faites successivement un double-clic sur chacun des champs Prénom, Nom, Adresse, Code_Postal, Ville puis Pays. La première étiquette doit maintenant ressembler à la figure suivante.

Si vous laissez les champs ainsi, les données vont apparaître les unes à la suite des autres et les étiquettes ressembleront à tout sauf à des étiquettes !

Heureusement, la zone réservée à la première étiquette peut être modifiée comme vous l'entendez.

1. Insérez un espace entre les champs Prénom et Nom puis entre les champs Code_Postal et Pays ;

2. Faites passer les champs Adresse, puis Code_Postal et enfin Pays sur la ligne suivante.

Eh bien, ce n'est pas très compliqué. Par exemple, pour déporter le champ Adresse sur la ligne suivante, placez le point d'insertion juste avant les chevrons que se trouvent devant la lettre A du mot Adresse puis appuyez sur la touche Entrée du clavier.

Si vous avez suivi mes indications, la première étiquette devrait maintenant ressembler à la figure suivante.

Ne trouvez-vous pas qu'il manque quelque chose pour que l'adresse soit parfaite ?
Vous allez centrer les différentes lignes sur la largeur de l'étiquette. Sélectionnez les quatre lignes de l'adresse dans la première étiquette, basculez sur l'onglet Accueil du Ruban puis cliquez sur l'icône Centrer du groupe Paragraphe.

Comme le montre la figure suivante, la première étiquette a maintenant son aspect définitif (cette fois-ci, l'icône Afficher tout est désactivée).

Quatrième étape – Fusion et impression

Cette étape est la plus simple.

Basculez si nécessaire sur l'onglet Publipostage du Ruban, cliquez sur l'icône Aperçu des résultats dans le groupe de même nom. Les champs sont automatiquement remplacés par les données de la table.

N'ayez crainte, vous n'êtes qu'à un clic de la solution : cliquez sur Mettre à jour les étiquettes dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion. Comme le montre la figure suivante, tous les enregistrements du tableau sont utilisés pour remplir les étiquettes.

Si le résultat vous convient, cliquez sur l'icône Terminer et fusionner du groupe Terminer et choisissez Imprimer les documents dans le menu.

Il est possible de n'imprimer que certains enregistrements en précisant les bornes inférieure et supérieure. Cliquez sur l'icône Terminer et fusionner (dans le groupe Terminer, sous l'onglet Publipostage du Ruban) et, dans le menu, choisissez Imprimer les documents. Dans la boîte de dialogue affichée, cochez l'option De… À et remplissez les deux champs. À titre d'exemple, pour imprimer les enregistrements 50 à 100, la boîte de dialogue Fusionner vers l'imprimante doit être paramétrée comme dans la figure suivante.

En résumé

• Le publipostage (ou mailing) permet de créer des documents personnalisés pour plusieurs destinataires différents. Il peut être utilisé pour créer des lettres, des enveloppes, des étiquettes ou encore des messages électroniques.

• La première étape consiste à définir le fichier de données dans lequel se trouvent les coordonnées des correspondants.

• La deuxième étape consiste à rédiger le document de base. Ce document peut être réduit à sa plus simple expression dans le cas d'un publipostage d'étiquettes ou d'enveloppes. Il peut être plus conséquent lorsque l'on génère des lettres ou des e-mails.

• La troisième étape consiste à relier le fichier de données et le document de base.

• Enfin, la quatrième étape consiste à fusionner le document de base et le fichier de données pour obtenir les étiquettes, les enveloppes, les lettres ou les e-mails.