Rédigez facilement des documents avec Word

Avant de vous lancer dans votre premier publipostage, je vous propose de prendre quelques minutes pour passer en revue les différentes étapes qui se trouveront sur votre chemin. Vous vous trouverez ainsi en terrain connu et tout vous paraîtra beaucoup plus simple.

Dans Word , le publipostage peut être utilisé pour créer des lettres, des enveloppes, des étiquettes ou des messages électroniques. Quel que soit le type du document à réaliser, la technique utilisée est assez proche :

1. Définition du fichier qui contient les données des destinataires (nom, prénom, adresse, e-mail, etc.). Ce fichier peut être créé dans Word, Excel, Access, voire même dans le Bloc-Notes de Windows ;

2. Rédaction du document de base qui contient les éléments (textes, images, liens, etc.) qui seront envoyés à tous les destinataires ;

3. Ajout éventuel, dans le document de base, de données provenant du fichier des destinataires ;

4. Fusion des données dans le document de base en vue d'une impression ou d'un envoi électronique.

Les données utilisées pour le publipostage peuvent provenir de très nombreuses sources :

• les contacts de la messagerie Outlook ;

• une feuille de calcul (ou une plage de cellules) Excel ;

• une table ou requête Access ;

• un tableau dans un document Word ;

• un fichier de texte contenant des données séparées par des caractères spécifiques, par exemple des « ; » entre les champs d'un même enregistrement et des sauts de ligne pour passer à l'enregistrement suivant ;

• l'Assistant publipostage de Word.

Les champs correspondent aux diverses informations concernant chaque personne. Un enregistrement regroupe les champs relatifs à une même personne. Imaginez par exemple que vous désiriez rassembler le nom, le prénom, l'adresse et le téléphone de plusieurs personnes en vue d'un futur publipostage. Vous aurez autant d'enregistrements que de personnes référencées et chaque enregistrement devra renseigner les champsNom,Prénom,AdresseetTéléphone. Dans la figure suivante par exemple, le tableau contient deux enregistrements remplis avec des données fantaisistes. La première ligne correspond à l'intitulé des champs. Elle permettra de les identifier lors du publipostage.

Étant donné que ce livre est dédié à Word, nous allons créer notre fichier de données sous… Word ! À titre d'exemple, nous allons réaliser des étiquettes.

Pour définir des étiquettes, les données nécessaires sont les suivantes :

• nom du destinataire ;

• prénom du destinataire ;

• adresse ;

• code postal ;

• ville ;

• pays.

Vous allez donc définir un tableau qui comportera six colonnes (une par champ) et autant d'enregistrements que d'étiquettes à réaliser. Comme je manquais d'inspiration pour les noms des contacts et les adresses, j'ai pioché des informations dans la base de données Microsoft Northwind. Rien ne vous empêche de créer vos propres données.

Télécharger la BDD

Cependant, pour les moins inspirés d'entre vous, je vous invite à télécharger le documentetiquettes.docx, afin de vous éviter d'écrire toutes ces données et d'en faire un tableau. À toutes fins utiles, je rappelle aux étourdis que la transformation d'un texte en tableau se fait sous l'ongletInsertiondu Ruban, en cliquant sur l'icôneTableaupuis en choisissantConvertir le texte en tableau.

Télécharger le document

Ca y est, la première étape est terminée. Si je vous dis que c'était la plus dure, j'espère que vous êtes impatients de passer à la suite.

Si le document dans lequel vous avez saisi les données est encore ouvert, fermez-le et ouvrez un autre document vierge, par exemple en appuyant simultanément sur les touches Ctrl et N du clavier.

Dans le cas d'un publipostage d'étiquettes, le document de base est on ne peut plus simple : il s'agit d'une feuille vide. Indiquez simplement à Word quel type d'étiquettes vous voulez utiliser. Pour ce faire, basculez sur l'ongletPublipostagedu Ruban, cliquez sur l'icôneDémarrer la fusion et le publipostageet, dans le menu, sélectionnezÉtiquettes. La boîte de dialogueOptions pour les étiquettess'ouvre alors, comme à la figure suivante.

Choisissez un fournisseur d'étiquettes et un numéro de référence pour les étiquettes (ce numéro devrait se trouver sur l'emballage des étiquettes). Ces deux informations renseignées, vérifiez que la hauteur et la largeur des étiquettes sont bien conformes aux informations dont vous disposez, comme illustré à la figure suivante.

Cliquez surOK. Les bords des étiquettes apparaissent immédiatement dans le document et un point d'insertion clignotant vous laisse entendre que Word attend des données pour compléter les étiquettes (voir figure suivante).

Les données concernant les destinataires ont été définies et le modèle d'étiquettes à utiliser a été spécifié. Il ne reste plus qu'à relier ces deux éléments entre eux pour que Word puisse compléter les étiquettes.

Assurez-vous que l'ongletPublipostageest sélectionné dans le Ruban, cliquez sur l'icôneSélection des destinatairesdans le groupeDémarrer la fusion et le publipostageet, dans le menu, choisissezUtiliser la liste existante. Désignez le fichieretiquettes.docxcréé durant la première étape.

La boîte de dialogueSélectionner la source de donnéesse ferme et l'inscriptionEnregistrement suivantapparaît dans toutes les étiquettes sauf la première, comme illustré à la figure suivante.

Nous allons maintenant indiquer à Word quelles informations il doit insérer.

Toujours sous l'ongletPublipostagedu Ruban, dans le groupeChamps d'écriture et d'insertion, cliquez sur l'icôneInsérer un champ de fusion. Comme par magie, les noms des six champs définis dans la première étape sont accessibles directement (voir figure suivante).

Vous allez donc les insérer dans la première étiquette.

Faites successivement un double-clic sur chacun des champsPrénom,Nom,Adresse,Code_Postal,VillepuisPays. La première étiquette doit maintenant ressembler à la figure suivante.

Si vous laissez les champs ainsi, les données vont apparaître les unes à la suite des autres et les étiquettes ressembleront à tout sauf à des étiquettes !

Heureusement, la zone réservée à la première étiquette peut être modifiée comme vous l'entendez.

1. Insérez un espace entre les champsPrénometNompuis entre les champsCode_PostaletPays;

2. Faites passer les champsAdresse, puisCode_Postalet enfinPayssur la ligne suivante.

Eh bien, ce n'est pas très compliqué. Par exemple, pour déporter le champAdressesur la ligne suivante, placez le point d'insertion juste avant les chevrons que se trouvent devant la lettreAdu motAdressepuis appuyez sur la touche Entrée du clavier.

Si vous avez suivi mes indications, la première étiquette devrait maintenant ressembler à la figure suivante.

Ne trouvez-vous pas qu'il manque quelque chose pour que l'adresse soit parfaite ?
Vous allez centrer les différentes lignes sur la largeur de l'étiquette. Sélectionnez les quatre lignes de l'adresse dans la première étiquette, basculez sur l'ongletAccueildu Ruban puis cliquez sur l'icôneCentrerdu groupeParagraphe.

Comme le montre la figure suivante, la première étiquette a maintenant son aspect définitif (cette fois-ci, l'icôneAfficher toutest désactivée).

Cette étape est la plus simple.

Basculez si nécessaire sur l'ongletPublipostagedu Ruban, cliquez sur l'icôneAperçu des résultatsdans le groupe de même nom. Les champs sont automatiquement remplacés par les données de la table.

N'ayez crainte, vous n'êtes qu'à un clic de la solution : cliquez surMettre à jour les étiquettesdans le groupeChamps d'écriture et d'insertion. Comme le montre la figure suivante, tous les enregistrements du tableau sont utilisés pour remplir les étiquettes.

Si le résultat vous convient, cliquez sur l'icôneTerminer et fusionnerdu groupeTermineret choisissezImprimer les documentsdans le menu.

Il est possible de n'imprimer que certains enregistrements en précisant les bornes inférieure et supérieure. Cliquez sur l'icôneTerminer et fusionner(dans le groupeTerminer, sous l'ongletPublipostagedu Ruban) et, dans le menu, choisissezImprimer les documents. Dans la boîte de dialogue affichée, cochez l'optionDe… Àet remplissez les deux champs. À titre d'exemple, pour imprimer les enregistrements50à100, la boîte de dialogueFusionner vers l'imprimantedoit être paramétrée comme dans la figure suivante.

En résumé

• Le publipostage (ou mailing) permet de créer des documents personnalisés pour plusieurs destinataires différents. Il peut être utilisé pour créer des lettres, des enveloppes, des étiquettes ou encore des messages électroniques.

• La première étape consiste à définir le fichier de données dans lequel se trouvent les coordonnées des correspondants.

• La deuxième étape consiste à rédiger le document de base. Ce document peut être réduit à sa plus simple expression dans le cas d'un publipostage d'étiquettes ou d'enveloppes. Il peut être plus conséquent lorsque l'on génère des lettres ou des e-mails.

• La troisième étape consiste à relier le fichier de données et le document de base.

• Enfin, la quatrième étape consiste à fusionner le document de base et le fichier de données pour obtenir les étiquettes, les enveloppes, les lettres ou les e-mails.