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J'ai tout compris !

Mis à jour le 18/02/2022

Optimisez la mise en forme de votre document

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Savez-vous qu’il existe des techniques pour réduire le temps passé à mettre en forme un texte ?

C’est ce que vous allez découvrir dans ce chapitre.

Je vous propose une méthode simple et qui a fait ses preuves : la mise en forme du général vers le particulier.

Présentez votre document du général vers le particulier

Vous avez appris à dissocier saisie et mise en forme, afin de vous focaliser sur le fond lors de la frappe.

Vous savez également appliquer des polices et présenter les paragraphes ; reste à ordonner le tout.

L’idée est de réaliser la mise en forme en traitant d’abord tous les blocs de texte qui partageront une mise en forme commune, puis par styles de blocs (titres principaux, sous-titres, citations…).

En général, le corps de texte de votre document contient plus de paragraphes que vos titres.

Sélectionner les blocs de texte communs vous permet de les mettre en forme en une seule fois, plutôt que de répéter l’opération à chaque fois que vous en rencontrez un.

Capture d'écran des paragraphes présentés en une seule fois grâce à une sélection multiple
Les paragraphes de ce texte ont été présentés en une seule fois grâce à une sélection multiple.

Utilisez le pinceau de recopie pour reproduire une mise en forme

Vous venez d’appliquer une mise en forme spécifique à un paragraphe et souhaitez la reproduire à un autre ? Le pinceau de recopie est l’outil qu’il vous faut.

Représenté par un rouleau à peinture dans les différents traitements de texte, il vous permet de copier une mise en forme et de l'appliquer à une autre partie du texte.

Capture d'écran de l'icône du pinceau de recopie dans Google Docs (icône la plus à droite)
Le pinceau de recopie dans Google Docs (icône la plus à droite)

Comment l’utiliser :

  • sélectionnez le texte dont vous voulez copier la mise en forme (mot, paragraphe) ;

  • activez l’outil en cliquant sur son icône ;

  • surlignez le texte à mettre en forme pour appliquer les paramètres copiés.

Employez la gestion des styles pour gagner en efficacité

Vous pouvez aller encore plus loin en efficacité en enregistrant vos paramètres de mise en forme.

C’est ce que l’on appelle les styles, qui regroupent sous un nom un ensemble de caractéristiques de mise en forme.

Certains styles sont prédéfinis et disponibles depuis l’interface de votre traitement de texte.

Vous pouvez les utiliser directement depuis votre barre d’outils de mise en forme.

Utilisez différents styles sous Google Docs et Word 2019
Utilisez différents styles sous Google Docs et Word 2019

Vous avez également la possibilité de créer vos propres styles très simplement :

  • définissez une mise en forme et appliquez-la à l’un de vos paragraphes ;

  • attribuez-lui un nom et  enregistrez-le en tant que  nouveau style.

Capture d'écran d'un exemple de création de style d’après une mise en forme avec Microsoft Word 2010
Exemple de création de style d’après une mise en forme avec Microsoft Word 2010

Dans l’exemple ci-dessus, un style nommé “MonStyle” est créé à partir d’une mise en forme appliquée à un paragraphe. L’ajout aux styles disponibles est réalisé via la fenêtre Styles du logiciel.

Capture d'écran présentant la mise à jour d’un style dans Google Docs
Mise à jour d’un style dans Google Docs

Voilà, vous connaissez désormais la méthode et les outils pour mettre en forme vos documents efficacement. Bravo de m’avoir suivi jusque là !

Je vous invite à me rejoindre pour un nouveau chapitre, consacré à la gestion des documents longs, dans lequel vous apprendrez à insérer une table des matières et à modifier l’orientation des pages de votre document.

En résumé

Pour être le plus efficace possible, soyez méthodique :

  • Sélectionnez les blocs de texte qui auront une mise en forme commune afin de les traiter ensemble.

  • Utilisez le pinceau de recopie pour reproduire la mise en forme de vos paragraphes.

  • Personnalisez et appliquez des styles à vos paragraphes.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite