Assistez la maîtrise d'ouvrage d'un projet SI

Jusqu’à présent, vous avez :

• analysé votre existant ;

• tenu compte des règles d’architecture et de sécurité de votre client ;

• fait un benchmark objectif ;

• et imaginé au moins 2 solutions potentielles.

Il vous reste maintenant à présenter vos deux scénarios et les argumenter devant le COPIL (Comité de Pilotage) afin d’obtenir une décision.

Comparez la couverture fonctionnelle

Pour construire votre argumentation, la première étape consiste à évaluer quelle est la proportion des fonctionnalités attendues qui est couverte par chaque scénario. Pour cela, reprenons notre grille de benchmark, à télécharger aux formats pdf, xls ou ods,  et pour chaque ligne, revoyons notre évaluation (de 0 à 3) pour la partie “Étude fonctionnelle”. 

Pour chacune de nos fiches de scénario, nous renseignons le taux de couverture fonctionnelle en associant le score de chaque composant entrant en jeu.

Pour mon scénario n° 1, “Déployer ODOO Ventes”, j’associe les scores des lignes “ODOO ERP” et “ODOO Ventes”, qui couvrent respectivement 43 % et 48 % du besoin.

L’analyse approfondie de ces deux composants met en évidence qu’il manquera à notre solution une interface de gestion des flux. Cependant, cette solution étant totalement intégrée, la gestion des flux devient secondaire, voire inutile. Je reporte donc le score de 43 + 48 = 91 % sur ma fiche.

Procédez de la même manière pour chacune de vos fiches et passons à la suite.

Évaluez la charge et les besoins en ressources

Cette évaluation est primordiale pour votre projet. Elle vous permettra :

• de compléter votre équipe en fonction des compétences requises ;

• d’évaluer un indice de complexité (subjectif) ;

• de construire votre planning en cohérence avec les attentes de votre client ;

• de dresser la liste des composants nécessitant un achat ;

• de coller le plus possible au budget alloué et, le cas échéant, d’aller chercher une rallonge.

Je vais poursuivre ma démonstration avec le scénario n° 2 : “90 % web - 10 % services Windows : 100 % fonctionnel”.

Je commence par lister l’ensemble des composants de mon projet en y attribuant un indicateur de risque et une explication simple :

• Rouge = très risqué

• Orange = risqué

• Vert = pas de risque identifié

Le risque est un danger potentiel plus ou moins prévisible qui peut affecter le déroulement du projet sur les aspects planning, coût, ressource, sécurité ou même juridique.
Le risque zéro n’existe pas, il ne sera pas toujours possible de l’éliminer. Néanmoins, l’une de vos responsabilités sera de proposer des axes de travail en vue de supprimer ou réduire le risque.

J’utilise ici une méthode simple qui consiste à évaluer le risque selon une matrice de décision basée sur la probabilité que le danger se produise, et la gravité occasionnée par ce danger.

Vous pouvez juger cette méthode subjective, mais elle fonctionne. L’essentiel est que chacune de vos fiches présente le risque selon la même méthode d’évaluation. Ainsi, la comparaison sera objective.

Revenons à notre projet ! L’étape suivante est de renseigner un tableau des ressources identifiées ainsi que le niveau de charge (cliquez sur l'image pour l'agrandir) :

Je calcule mon niveau de risque en attribuant un poids à chaque couleur :

• Rouge = 2

• Orange = 1

• Vert = 0

Risque = ((valeur rouge * nombre) + (valeur orange * nombre)) / (nombre total * 2) 
Soit dans notre cas : ((2*2) + (1*4))/(20*2) = 20 %

Je représente ce risque sous la forme d’un indice de confiance = 80 % (100 % - Risque) et je le renseigne sur ma fiche de benchmark :

Construisez le planning

Il est fort probable que votre cahier des charges fonctionnel comporte d’ores et déjà les grands jalons de votre projet… C’est donc une contrainte qu’il faudra respecter.
Sinon, à vous d’être force de proposition et de proposer un planning en adéquation avec votre projet.

À ce stade du projet, nous n’allons pas encore être très précis sur notre planning. En effet, nous n’avons pas tous les éléments entre les mains pour cela. Par ailleurs, aucune décision n’a encore été prise quant à la solution définitive qui sera mise en œuvre. Inutile donc d’utiliser des outils de type Grant, nous nous contenterons de nous assurer de la cohérence de ce macro-planning et de notre capacité à le respecter, puis de le représenter graphiquement sur notre fiche en mettant en avant les grands jalons.

Pour chacune de vos propositions de solutions, vous devrez prendre en compte :

• le séquencement des tâches ;

• les délais de livraison de vos composants (serveurs, licences, etc.) ;

• les phases de construction de vos serveurs ;

• la capacité à paralléliser certaines tâches ;

• les phases de tests pour les développements ;

• etc.

Dans le cas de mon scénario n° 2

• La phase de conception commence à réception du CCF.

• La commande des serveurs ne pourra pas intervenir AVANT la décision du COPIL.

• Mais rien n’empêche de commencer les développements d’extraction des devis dès le début de la phase de réalisation.

• Par contre, les développements web ne pourront commencer QUE lorsque les serveurs web et bases de données de développement seront opérationnels.

• Etc.

De cette manière, nous évaluons la charge projet à 55 jours… Je vous conseille d’y ajouter 10 % de gestion de projet (votre propre charge) !

Évaluez les aspects financiers

Vous avez une bonne idée de votre planning et de l’organisation de votre projet, il est temps de vérifier si vous serez dans le budget !

• Renseignez-vous sur le coût unitaire de chacune de vos ressources (humaine, matérielle et logiciel).

• Évaluez les éventuels frais de déplacement que votre projet devra supporter (déplacement sur site, hôtel, repas, etc.)

• Évaluez les éventuels frais de festivité (petits-déjeuners, pots de succès, etc.)

• Pensez à votre propre charge.

Un petit tableau, toujours pour notre proposition n° 2… Et hop !

Je calcule le pourcentage de ce coût par rapport à une base de 100 k€ :

Évaluation globale

C’est la dernière étape de votre analyse.
Vous avez au moins 2 solutions à proposer. Pour chacune d’entre elles, vous avez rassemblé tous les éléments qui vont vous permettre de défendre votre solution devant le COPIL.  

Il vous reste à faire votre évaluation globale sur chacune de vos fiches benchmark.

Ma méthode : je fais la moyenne du taux de couverture et de l’indice de confiance, puis je minore le résultat, dans le cas d’un dépassement de budget, ou je le majore, dans le cas inverse :

Évaluation globale = moyenne de (couverture + confiance) - (% budget utilisé / 100)

Voici mes deux fiches finalisées, elles seront intégrées dans ma présentation au COPIL.

Si vous avez plus de 2 scénarios, ce qui est fortement recommandé, vous allez maintenant construire une fiche de synthèse pour mettre en évidence les 2 solutions les plus pertinentes.

Je vous propose deux axes d’analyse : la couverture fonctionnelle et le budget.

La taille de mes bulles dépendra de mon évaluation globale, la couleur du niveau de confiance.

Voici ma fiche de synthèse, où j’ai ajouté un 3e et un 4e projet pour l’exemple. Je reporte, à l’intérieur de chaque bulle, la charge en jours de chaque solution étudiée :

Construisez votre “Pros-Cons”

Reprenez maintenant vos fiches benchmark et faites votre propre synthèse.

Nous allons maintenant construire notre “Pros-Cons” de la manière la plus objective possible. Sur une diapo, commençons par partager la page en deux :

• à gauche en vert, les pros (pour) ;

• à droite en rouge, les cons (contre).

Puis, pour chacune des solutions que vous présenterez, listez les arguments “pour” et “contre” qui vous semblent les plus appropriés pour une décision éclairée.

Pour finir, annoncez clairement votre préconisation.

Et voilà ! Vous avez fini votre analyse. Il ne vous reste plus qu’à préparer votre présentation et à défendre votre projet devant le COPIL.

Présentez et argumentez vos préconisations

Le COPIL, c’est le Comité de Pilotage. C’est une instance qui regroupe généralement :

• Le sponsor du projet (souvent un directeur métier)

• Le représentant fonctionnel

• Le sponsor IT (le DSI, son adjoint, le directeur infrastructure)

• Le directeur informatique de la branche métier

• Le chef de projet (vous !)

Le rôle du COPIL est de prendre les grandes décisions relatives à la stratégie du projet.

• Budget

• Planning

• Orientations techniques

• Go/NoGo sur les grandes phases du projet

Votre présentation devra être claire et synthétique : le COPIL n’a pas pour vocation à entrer dans le détail, il compte sur vous pour cela. Elle doit néanmoins être suffisamment précise pour permettre au COPIL de prendre la bonne décision.

Il n’y a pas de science exacte en la matière. Voici la structure de la présentation que j’utilise lorsque je suis confronté à cet exercice. Pour être efficace, votre présentation devra contenir :

• Une page d’en-tête

• Un agenda

• Un rappel des objectifs et enjeux du projet

• Vos deux scénarios incluant budget, planning et dispositif

• Votre pros-cons et votre préconisation

• Questions-réponses

Voici la présentation COPIL de notre projet, vous pouvez la télécharger au format ppt ou au format odp.

En résumé

Nous sommes arrivés au bout de cette première partie !

Vous savez maintenant :

• analyser un cahier des charges fonctionnel ;

• analyser l’existant et prendre en compte les contraintes ;

• faire un benchmark efficace pour compléter votre analyse ;

• proposer des scénarios au comité de pilotage.

En bref : vous savez proposer une solution technique qui répond au besoin du client.

Je vous propose maintenant, avec votre propre analyse, de réaliser la présentation que vous feriez à votre COPIL.