Prenez le temps de communiquer en amont
Cela est plus facile à dire qu’à faire, mais le mois précédant votre lancement de programme ou de campagne devrait être consacré à 100 % à la communication.
Cela veut donc dire qu’il vous faudra anticiper bien en amont tous les aspects techniques, les contraintes et les résolutions. Ou tout du moins le maximum.
Imaginez que personne ne vienne au concert que vous avez préparé pendant des mois avec votre orchestre ?
C’est durant ce mois que vous allez progressivement dévoiler les supports de communication que vous avez prévus :
vidéo de teasing ;
premières communications sur les canaux de distribution (articles, e-mails, affiches…) ;
présentations sous forme ludique (pour le lancement de l’une de mes campagnes, j’avais réalisé un support à destination des membres du top management sur le thème de Mission Impossible pour présenter le programme et leur donner le défi, sous la pression d’un chronomètre, de relayer à leurs équipes un mail de lancement que je venais de leur transmettre. Le succès fut au rendez-vous !).
Mais en parallèle, il vous faut bien synchroniser vos interlocuteurs clés pour les mobiliser : une présentation détaillée du programme est indispensable. Ces personnes joueront un rôle crucial pour soutenir, promouvoir et légitimer la campagne au sein de leurs équipes respectives.
Profitez également des réunions de direction ou de management pour annoncer officiellement la campagne. Cela valorise l'importance que l'entreprise accorde à la cybersécurité, et donne l'occasion aux leaders d'endosser la démarche et de s'y engager personnellement. Une présentation en présentiel ou en visio aura plus d’impact qu’une simple communication par e-mail.
De plus, en sollicitant en amont les managers, vous pouvez espérer plus facilement leur soutien pour réaliser des relances auprès de leurs équipes si ces dernières ont un faible taux de participation.
Assurez-vous que tout fonctionne correctement
Imaginez-vous à la veille d'une grande représentation orchestrale. Tout semble prêt : les musiciens sont au point, les instruments bien accordés, les partitions en place. Mais avant le jour J, le chef d'orchestre insiste pour une dernière répétition générale. Pourquoi ? Pour s'assurer que tout fonctionne comme prévu.
De la même façon, même après avoir soigneusement orchestré chaque étape de votre programme de sensibilisation, une phase de vérification s'impose avant le grand lancement :
Les outils de e-learning ou les quiz doivent être minutieusement testés. Que cela concerne la compatibilité sur diverses plateformes, des smartphones aux ordinateurs de bureau, ou la prise en charge de différentes langues, chaque élément doit fonctionner sans accroc.
Pensez aussi aux e-mails : leur envoi, leur réception, et même leur affichage, doivent être irréprochables.
Mais les tests techniques ne suffisent pas :
Tout comme un chef d'orchestre fait appel à quelques auditeurs triés sur le volet pour assister aux répétitions et fournir un retour objectif, envisagez de solliciter un groupe pilote composé de personnes représentatives de votre audience cible.
De plus, déployer votre programme sur une entité spécifique avant de le généraliser peut vous offrir une vision précise des éventuelles difficultés en situation réelle. Pour le déploiement d’une solution technique, vous avez l’habitude de réaliser un pilote. C’est exactement la même chose ici.
Prenez le temps nécessaire pour cette phase de vérification et mettez en œuvre ces tests préliminaires. Lorsque le moment viendra de dévoiler votre campagne au grand jour, vous serez plus serein.
Lancez votre programme et contrôlez son bon fonctionnement
En résumé
N’utilisez pas les derniers jours avant votre lancement pour préparer vos activités. Cela doit être planifié avant. Ces derniers jours sont là pour s’assurer que votre lancement sera un succès.
Prenez le temps de communiquer en amont et synchronisez vos équipes.
Testez tous les aspects techniques et le bon fonctionnement auprès de populations pilotes.
Monitorez dès les premiers instants du lancement le bon fonctionnement pour réagir au plus vite en cas de souci.
Il y aura toujours des imprévus. À vous donc de bien prévoir votre dispositif pour y répondre, et surtout d’anticiper le plus possible dans votre planning.
Maintenant que votre programme est lancé, il n’est pas question de se reposer ! Voyons tout de suite ensemble comment faire vivre et faire rebondir votre programme !
