Conduisez un entretien de recrutement

Analysez les candidatures

Recruter le bon comptable pour Novacera, une PME dynamique spécialisée dans les matériaux innovants et la construction durable, est une étape cruciale. Avec plusieurs candidatures intéressantes en main, il est essentiel d’adopter une approche structurée pour comparer et trier efficacement les profils.

Trouver la personne qui correspond le mieux aux besoins de l’entreprise, tant sur le plan des compétences que de l’adéquation avec la culture interne.

Pour cela, nous allons suivre trois grandes étapes :

• évaluer la correspondance des candidatures avec le poste,

• comparer les profils entre eux

• et les positionner dans un référentiel de compétences.

1. Évaluer la correspondance des candidatures avec l’offre d’emploi

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de bien cerner ce que nous recherchons.

Pour cela, rien de mieux que d’imaginer la journée type du futur collaborateur :

• Quelles seront ses missions ?

• Avec qui travaillera-t-il ?

Une fois cette vision en place, on peut dresser la liste des compétences techniques et des savoir-être indispensables.

L’intelligence artificielle peut être une alliée de taille à ce stade. En s’appuyant sur les données disponibles (expériences, compétences, parcours), elle calcule un taux de correspondance entre chaque candidat et le poste proposé. C’est un excellent moyen d’obtenir un premier filtre.

Un système hybride qui combine tri automatique et examen manuel des CV retenus.

Voici ce que ça pourrait donner avec un prompt :

2. Comparer les candidatures entre elles

Une fois les candidatures présélectionnées, vient l’étape de la comparaison. Pour garder un regard objectif et éviter les biais, plusieurs outils peuvent être mis en place :

• Un tableau de bord clair et efficace : Dans un document Excel, on peut organiser les critères de sélection en colonnes et les candidats en lignes. Un système simple (1 = compétence acquise, 0 = non acquise, AV = à vérifier) aide à classer rapidement les profils.

• Un système de notation : Attribuer des points à chaque CV en fonction de critères clés (expérience pertinente, compétences spécifiques) permet de prioriser les candidatures les plus intéressantes.

• Un tri en trois catégories : Classer les CV en trois piles (très pertinents, moyennement pertinents, et peu pertinents) est une technique simple et efficace.

• L’Applicant Tracking System (ATS) : Ce logiciel centralise les candidatures et facilite leur tri en appliquant des filtres basés sur des mots-clés, des années d’expérience ou encore des compétences spécifiques. Un vrai gain de temps pour traiter un grand volume de candidatures.

Voici ce que cela pourrait donner avec un prompt :

Compare ces CV entre eux en fonction des critères suivants : expérience, formation, compétences clés et adéquation avec les besoins de Novacera. Crée un tableau avec un score global pour chaque candidat et suggère les trois meilleurs profils à interviewer.

3. Positionner les candidatures dans un référentiel de compétences

Pour garantir un tri juste et rigoureux, il est essentiel d’avoir dès le départ un référentiel de compétences aligné sur les attentes du poste. Ce document liste les compétences attendues pour le poste de comptable chez Novacera.

En un prompt, voilà ce que ça pourrait donner :

Avec l’aide du référentiel de compétences du comptable, crée un tableau Excel structuré pour comparer ces candidats. Les colonnes doivent inclure : Nom | Années d’expérience | Formation | Compétences clés | Positionnement dans le référentiel de compétences | Soft Skills | Note globale. Classe les candidats en fonction de leur pertinence pour le poste.

Nous maximisons ainsi nos chances de recruter le comptable qui s’intégrera parfaitement à Novacera. Le bon équilibre entre outils automatisés et évaluation humaine nous permet d’allier rapidité et justesse dans notre sélection. 

Bonne question ! Nous allons à présent approfondir l’analyse des candidats présélectionnés à travers des entretiens structurés et des mises en situation pour affiner encore davantage notre choix final.

Préparez l’entretien grâce à l’IA

Il ne s’agit pas seulement de trouver quelqu’un avec les bonnes compétences techniques, mais aussi une personne qui s’intègrera parfaitement à l’équipe et aux valeurs de l’entreprise. 

Pour y parvenir, il est essentiel de bien préparer l’entretien de recrutement. 

Voici comment structurer cette étape pour maximiser vos chances de faire le bon choix.

1. Poser les bonnes questions : comprendre qui est vraiment le candidat

Un bon entretien commence bien avant la rencontre. Il est essentiel d’analyser le CV et la lettre de motivation pour :

• Repérer les points forts et les éventuelles zones d’ombre à éclaircir.

• Vérifier la cohérence des informations et voir si le candidat sait vraiment tirer parti de ses expériences.

• Préparer des questions adaptées aux compétences clés du poste.

• Sonder la motivation du candidat et comprendre ce qui l’attire chez Novacera.

• Évaluer son adéquation avec l’équipe et la culture d’entreprise.

Quelques questions incontournables :

• Pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?

• Qu’avez-vous compris du poste et de notre entreprise ?

• Pourquoi avez-vous postulé chez Novacera ?

• Quels sont les atouts de votre expérience pour ce poste ?

• Comment êtes-vous perçu par vos anciens collègues et managers ?

• Quelles évolutions envisagez-vous à moyen et long termes ?

• Quelles sont vos attentes en matière de rémunération ?

Votre assistant IA peut également vous donner des idées de questions.

Voici un prompt intéressant :

Voici la fiche de poste du comptable chez Novacera, le référentiel de compétences et le CV du candidat. Quelles questions pourrais-je poser en entretien ? Structure ta réponse en trois parties : compétences techniques, soft skills, adéquation avec l’entreprise.

2. Structurer l’entretien : garder un cadre clair et efficace

Un entretien bien structuré permet d’éviter les digressions et d’assurer une évaluation équitable des candidats. Voici comment l’organiser :

• Définir les objectifs de l’entretien : quelles compétences et qualités recherchez-vous ?

• Prévoir un déroulement en plusieurs étapes :

  • Accueil du candidat et présentation de l’entreprise.

  • Discussion sur son parcours et ses motivations.

  • Présentation du poste et des attentes.

  • Échange libre et questions du candidat.

  • Conclusion et prochaines étapes du recrutement.

• Utiliser une grille d’évaluation pour comparer les candidats de manière objective.

• Préparer l’espace d’entretien afin de mettre le candidat à l’aise et favoriser un échange naturel.

Là aussi, votre assistant IA va vous aider !

Exemple de prompt :

Je souhaite une grille d’évaluation pour comparer les candidats de manière objective en entretien.

3. Aller au-delà des mots : tester les compétences en conditions réelles

Parfois, les entretiens classiques ne suffisent pas pour juger les aptitudes d’un candidat. Ajouter un exercice ou une mise en situation peut aider à mieux évaluer ses compétences. Voici quelques options :

• Test d’aptitude : évaluer les capacités analytiques et de résolution de problèmes.

• Test de jugement situationnel : observer la prise de décision dans des situations concrètes.

• Test technique : vérifier les connaissances comptables essentielles au poste.

• Étude de cas : proposer un problème métier à résoudre.

• Jeu de rôle : simuler une interaction avec un client ou un collaborateur.

Exemple de prompt :

Propose-moi un test technique pour un candidat à un poste de comptable. Il s’agit d’un candidat junior, donc le test doit être adapté à son niveau de compétences.

Ou au contraire :

Il s’agit d’un candidat très expérimenté. Le test doit lui permettre de démontrer ses compétences techniques avancées.

Vous pouvez également ajouter vos critères :

Nous sommes particulièrement intéressés par sa capacité à interpréter les données financières et à formuler des recommandations stratégiques.

Un entretien bien préparé est un atout majeur pour identifier le candidat idéal.

En structurant les questions, en utilisant une grille d’évaluation et en intégrant des mises en situation adaptées, vous optimisez vos chances de trouver la personne qui correspondra à la fois aux exigences du poste et à l’esprit Novacera.

Après cette étape, il ne reste plus qu’à comparer les candidatures et avancer vers la sélection finale. Bonne recherche du futur comptable de Novacera !

Menez les tâches post-entretien avec l’IA

Pour que ce recrutement se déroule dans les meilleures conditions, il est essentiel d’organiser efficacement vos notes d’entretien, de répondre aux candidats avec tact et de leur fournir un feedback constructif.

1. Transformer vos notes d’entretien en un compte rendu clair et structuré

Pendant l’entretien, vous aurez pris beaucoup de notes sur les compétences du candidat, ses points forts et faibles, et le contenu de vos échanges. Pour éviter toute confusion et garder une trace précise, structurer ces notes est une priorité. Heureusement, plusieurs outils peuvent vous aider à rendre cet exercice plus fluide et efficace.

En prompts, voici ce que ça pourrait donner :

Voici mes notes brutes d'un entretien de recrutement : [copier-coller les notes]. Peux-tu structurer ces notes sous forme de compte rendu clair et organisé, en mettant en évidence :

• Les points forts

• Les points d’attention

• Les souhaits d’évolution du candidat

• Ses attentes

Ajoute un ton professionnel et concis. Si certains éléments manquent de clarté, propose des reformulations.

2. Comment refuser un candidat avec respect et professionnalisme

Dire « non » à un candidat n’est jamais facile, mais une réponse bien formulée et envoyée rapidement peut faire la différence. Chez Novacera, nous voulons que chaque candidat, même non retenu, garde une bonne image de notre entreprise. Voici quelques conseils pour rédiger une réponse à un candidat qui n’a pas été invité à passer un entretien :

• Les ingrédients d’un e-mail de refus réussi : Un bon message de refus doit remercier le candidat pour son intérêt, annoncer clairement la décision, donner une raison et encourager la personne pour la suite de son parcours.

• Personnaliser pour plus d’impact : Un message impersonnel peut être décevant. Si vous le pouvez, une réponse personnalisée sera très appréciée.

• Ne pas faire attendre inutilement : Dès que la décision est prise, autant envoyer la réponse rapidement. Cela évite au candidat une attente inutile.

Avec un prompt, voilà comment vous pourriez vous y prendre :

Peux-tu rédiger un e-mail de refus de candidature professionnel et bienveillant ? Voici les détails :

• Nom du candidat : [Nom]

• Poste : Comptable chez Novacera

• Motif du refus : [exemple : manque d’expérience sur un logiciel spécifique]

• Ton souhaité : Professionnel et respectueux, avec un mot d'encouragement pour l’avenir.

Ajoute une touche personnalisée pour que le message ne paraisse pas trop standardisé.

3. Donner un feedback constructif aux candidats reçus en entretien

Accorder un retour aux candidats qui ont passé un entretien est une manière de valoriser leur démarche et de renforcer la réputation de Novacera. Un bon feedback est un mélange d’honnêteté, de bienveillance et de conseils utiles pour la suite de leur parcours.

• Un bon feedback, c’est quoi ? Être direct tout en restant respectueux, mettre en avant les points forts et proposer des pistes d’amélioration, voilà les clés d’un retour efficace.

• La structure idéale d’un retour d’entretien :

1. Annoncer clairement la décision.

2. Demander au candidat son ressenti.

3. Récapituler les points positifs et ceux à améliorer.

4. Donner des conseils pour ses futures candidatures.

Plutôt que de dire "Vous manquez de clarté", on peut formuler : "Certains de vos propos auraient gagné à être plus structurés pour mieux mettre en valeur vos compétences."

Rien ne vaut une conversation directe pour expliquer une décision et permettre au candidat de poser ses questions. C’est plus humain et plus constructif.

En partageant avec le candidat des critères précis (compétences techniques, savoir-être, adéquation avec la culture de Novacera), nous assurons un retour objectif et utile.

Et voici comment vous pourriez utiliser l’IA pour vous aider dans cette tâche :

J’ai mené un entretien avec un candidat pour le poste de comptable chez Novacera. Voici mes observations :

• Points forts : [ex. Bonne connaissance des normes comptables, esprit analytique]

• Axes d’amélioration : [ex. Manque de clarté dans les réponses, gestion du stress]

Peux-tu rédiger un feedback structuré et bienveillant à lui transmettre ? Formule-le de manière motivante, en lui indiquant comment il peut s’améliorer pour ses futures candidatures.

En mettant en place ces bonnes pratiques, nous assurons un processus de recrutement fluide, transparent et humain, à l’image des valeurs de Novacera. Prochaine étape : accueillir et accompagner notre futur comptable pour garantir une intégration réussie !

À vous de jouer

Contexte

À la suite de la publication de votre offre d’emploi pour recruter un comptable, vous avez reçu trois premières candidatures. Votre objectif est d’analyser ces candidatures en identifiant leurs points forts et faibles, de rédiger une réponse de refus pour les candidats non retenus et de préparer un entretien structuré pour un candidat présélectionné. De plus, un test technique sera élaboré pour évaluer les compétences des candidats.

Consignes

Pour cette activité, vous devez créer des prompts pour traiter ces différentes étapes et sous étapes :

1- Analyse des candidatures :

• Utilisez l’IA pour identifier les points forts et faibles de chaque candidature en fonction des critères du poste.

• Évaluez la pertinence de l’expérience professionnelle, des compétences techniques, et des qualifications des candidats.

2- Rédaction des réponses de refus :

• Rédigez une réponse professionnelle de refus aux deux candidats non retenus, en ajoutant une raison de refus personnalisée.

3- Préparation de l’entretien :

• Élaborez une trame d’entretien personnalisée pour le candidat retenu.

• Formulez des questions spécifiques fondées sur son CV et son expérience.

4- Création d’un test technique :

• Développez un test permettant d’évaluer les compétences comptables des candidats.

En résumé

• Grâce à l’IA, le tri des candidatures devient plus rapide et précis en analysant les compétences et les expériences, mais une validation humaine reste indispensable pour détecter les profils atypiques et garantir une évaluation équitable.

• L’IA peut vous aider à élaborer des grilles d’évaluation, permettant une comparaison structurée et objective des profils pour faciliter la prise de décision.

• L’IA peut aider à générer des questions adaptées, structurer les entretiens et à fournir des grilles de notation pour une évaluation plus rigoureuse et homogène.

• Tests techniques, études de cas et mises en situation peuvent être générés et/ou optimisés par l’IA.

• L’analyse et la gestion des comptes rendus, des retours candidats et du suivi des candidatures peuvent être fluidifiées par l’IA, garantissant une expérience de recrutement efficace et transparente.

Dans votre quotidien de RH, vous allez aussi être amené à analyser de grandes quantités de données. Dans le prochain chapitre, nous allons voir comment l’IA peut vous aider dans ce sens.