Rédigez des fiches de poste et référentiels métiers avec l’IA

Analysez le périmètre existant

Dans le cadre de votre intégration chez Novacera, une PME de 40 collaborateurs spécialisée dans les matériaux durables, vous avez l'opportunité unique de poser les bases d'une gestion RH solide et moderne. En l'absence d'équipe RH dédiée, la mise en place d'un Système d'Information de Gestion des Ressources Humaines (SIRH) devient un levier essentiel pour structurer, centraliser et valoriser l'ensemble des données RH.
 
Mieux encore, en extrayant ces données vers Excel et en les analysant grâce aux Tableaux Croisés Dynamiques (TCD), vous pourrez obtenir une vision claire et approfondie de la répartition des postes, identifiant ainsi les leviers d'action pour accompagner la croissance de l'entreprise.

Les Tableaux Croisés Dynamiques constituent un outil efficace pour synthétiser et analyser les informations. Il s’agit de tableaux interactifs permettant de croiser facilement des données.
 

Voici les étapes pour créer un TCD dans Excel :

1- Sélectionner les cellules contenant les données sources, en s’assurant que chaque colonne dispose d’un en-tête.

2- Accéder au menu Insertion et cliquer sur Tableau croisé dynamique.

3- Organiser les données :

• Lignes : Ce que vous voulez voir classé (ex : intitulé de poste)

• Colonnes : Ce qui doit être affiché en colonnes (ex : type de contrat)

• Valeurs : Ce que vous voulez calculer (ex : nombre de contrats)

• Filtres (optionnel) : Pour ajouter un filtre global (ex. : afficher seulement les salariés en France).

4- Ajuster la disposition en déplaçant les champs selon les besoins d’analyse.

Grâce à cette approche, il devient possible d'identifier rapidement les postes les plus occupés et d’analyser la répartition des effectifs.

Dans le cadre spécifique de Novacera, cette analyse des postes occupés est essentielle pour structurer la fonction RH et poser les bases d’une gestion efficace des talents. Dans le cadre du lancement d’une démarche GEPP, l’identification des postes les plus occupés constitue une première étape clé. Cela permettra ensuite de :

• Définir des descriptions de poste adaptées aux réalités de l’entreprise.

• Concevoir des référentiels de compétences et des parcours de carrière.

• Mettre en place des rappels et alertes sur les évolutions anormales des effectifs.

Voici un exemple de prompt que vous pourriez utiliser en lui soumettant les données récoltées :

Créez des descriptions de poste avec des outils IA

À présent, passons à la création de fiches de poste. Cette étape stratégique donne vie à une Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) efficace et alignée sur les ambitions de l’entreprise. En définissant précisément les rôles et les attentes, vous posez les bases d’une organisation agile, prête à anticiper les évolutions et à accompagner la montée en compétences de vos équipes.

Voici les éléments constitutifs d’une fiche de poste :
 

1. Objectif du poste

• Quel est l’objectif de ce poste ?

• Quelle est sa contribution à l’entreprise ?

• Quels sont les principaux enjeux et finalités ?

2. Informations générales

• Intitulé du poste : Nom clair et compréhensible.

• Service / Département : Où se situe le poste dans l’organisation ?

• Hiérarchie : À qui le titulaire du poste rend-il compte ? (manager, direction…)

• Encadrement : Gère-t-il une équipe ? Si oui, combien de personnes ?

• Lieu de travail : Site principal, télétravail possible ?

3. Missions principales

Liste détaillée des missions et responsabilités du poste, en les organisant par thématiques :

• Tâches quotidiennes

• Projets spécifiques

• Interactions avec d'autres services

Utiliser des verbes d’action pour plus de clarté (ex. : Piloter, Analyser, Coordonner…).

4. Compétences requises

• Compétences techniques : Maîtrise de logiciels, expertise métier, outils spécifiques.

• Compétences comportementales (soft skills) : Leadership, communication, gestion du stress…

• Langues étrangères, certifications ou diplômes spécifiques si nécessaire.

5. Conditions et contraintes du poste

• Déplacements fréquents ?

• Travail en horaires décalés ?

6. Profil recherché

• Formation / diplôme requis

• Expérience nécessaire (junior, confirmé, expert)

• Qualités personnelles recherchées. Adoptez un langage clair, objectif et structuré. L’utilisation de verbes d’action facilite la compréhension et l’application.

Mis en application dans votre assistant IA préféré, voilà ce que ça pourrait donner en des exemples de prompt :

Je dois formaliser les fiches de poste pour structurer les ressources humaines chez Novacera. Peux-tu me générer une fiche de poste complète pour un ingénieur en matériaux, en détaillant l’intitulé du poste, les missions principales, les compétences techniques et comportementales requises, ainsi que le rattachement hiérarchique ? Idéalement, j’aimerais un modèle qui soit réutilisable pour d’autres postes.

Au préalable, il est important d’en dire plus à votre assistant IA sur Novacera. Un poste d’ingénieur matériaux dans l’aéronautique ne nécessitera pas les mêmes compétences qu’un ingénieur matériaux dans l’industrie chimique. Cette information est importante pour que votre assistant IA vous aide à produire la meilleure description de poste possible. Dans tous les cas, nous vous recommandons de faire relire ce travail par un spécialiste, comme le manager de l’ingénieur matériaux.

Construisez les référentiels de compétences et des parcours de carrière

Dans une PME innovante comme Novacera, il est essentiel de structurer les parcours professionnels afin de garantir une gestion efficace des talents et de soutenir la croissance de l'entreprise.

Voici les étapes pour structurer un référentiel de compétences :

1- Extraction des compétences à partir des fiches de poste :

• Utiliser une IA pour analyser les fiches de poste et extraire les compétences techniques, comportementales et transversales qu’elles contiennent.

• Croiser les compétences extraites avec des référentiels métiers ou des bases sectorielles afin d’adapter leur signification et leur pertinence au contexte professionnel concerné.

2- Définition des niveaux de séniorité :

• Catégoriser les compétences en trois niveaux : junior, expérimenté, senior.

3- Élaboration des parcours de carrière :

• Définir les trajectoires professionnelles par famille de métiers.

• Intégrer les compétences métier, comportementales et managériales attendues

4- Formalisation et mise en œuvre :

• Documenter le référentiel et le rendre accessible.

• Mettre en place un suivi et une actualisation régulière.

Et voici l’exemple de prompt que vous pourriez donner à votre assistant IA favori pour obtenir un bon résultat :

Vérifiez la cohérence des référentiels produits

Après avoir produit vos référentiels de compétences et vos parcours de carrière, il est temps de les confronter à la réalité. Je vous propose de suivre cette méthode en 4 étapes :

1. Comparer avec les référentiels d'entreprises similaires : Rechercher des standards du secteur et identifier les écarts éventuels.

2. Consulter les managers et les salariés : Recueillir leurs retours pour s'assurer que le référentiel est pertinent et applicable.

3. Évaluer la faisabilité des parcours de carrière : Vérifier que les évolutions professionnelles envisagées sont réalistes et alignées avec la structure de l'entreprise.

4. Mettre en place un processus d’ajustement : Prévoir des mises à jour régulières pour garantir que le référentiel reste en phase avec l'évolution de l'entreprise et du marché.

Dans la mise en pratique, vous auriez besoin de donner à votre assistant IA le référentiel de compétences précédemment construit ainsi qu’un document de veille sur les pratiques de votre secteur accompagné de ce type de prompt :

En suivant ces étapes, Novacera pourra structurer efficacement ses descriptions de poste, son référentiel de compétences et ses parcours de carrière. Cette approche garantira une meilleure lisibilité des opportunités professionnelles, tout en soutenant le développement des talents et la croissance de l’entreprise.

À vous de jouer

Contexte

Charline, votre responsable hiérarchique vous demande de créer la fiche de poste d’un comptable, ainsi que le référentiel de compétences associé, avec trois niveaux de séniorité : junior, confirmé, senior. Elle voudrait aussi que vous conceviez un schéma représentant les évolutions de carrière possibles pour ce poste au sein de Novacera.

Consignes

Pour ces 3 étapes, vous devez construire un prompt à chaque fois pour :

1. Créer une fiche de poste détaillée pour le poste de comptable chez Novacera.

2. Établir un référentiel de compétences avec trois niveaux de séniorité : junior, confirmé et senior.

3. Proposer un schéma des parcours de carrière possibles, en intégrant des perspectives d’évolution vers des postes avec plus de responsabilités, ainsi que des postes de responsabilités similaires

En résumé

• L’IA peut vous aider à exploiter les données issues du SIRH pour analyser et structurer les ressources humaines de manière plus rapide et efficace.

• L’IA peut aider à la création de Tableaux Croisés Dynamiques pour faciliter le croisement et l’analyse de données.

• La création automatisée de fiches de poste avec des outils d’IA permet une rédaction standardisée et efficace, en prenant en compte les besoins spécifiques de chaque poste.

• L’IA facilite l’élaboration d’un référentiel de compétences structuré par niveau de séniorité en identifiant les compétences clés. Les outils d’IA permettent de générer et d’optimiser des parcours de carrière, en suggérant des trajectoires professionnelles possibles.

À présent que vous avez une vision plus claire de votre périmètre RH, poursuivons dans le chapitre suivant avec la rédaction d’offres d’emploi pertinentes à l’aide de l’IA.